6.2 Maatregelen van organisatorische aard
preventief
Maatregelen van organisatorische aard hebben een preventief karakter. Met deze maatregelen kunt u dus een ongewenste gang van zaken voorkomen.
Voorbeelden van maatregelen van organisatorische aard zijn:
- toepassen van controletechnische functiescheidingen;
- intern schriftelijk vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en het extern publiceren van bevoegdheden (in het Handelsregister en bij de bank);
- hanteren van richtlijnen, budgetten en normen;
- inschakelen van speciale waarnemers (b.v. kwaliteitscontroleurs, magazijnmedewerkers, portiers);
- regelmatig wisselen/rouleren van personeel;
- beperken van toegang van gecontroleerden tot ruimten waar de controle op hun taakvervulling plaatsvindt;
- omheinen en afsluiten van locaties waar materiële waarden (voorraden) zijn opgeslagen;
- plaatsen van elektronische hulpmiddelen (camera’s, alarminstallaties).
Controletechnische functiescheiding
functie- scheiding
Een onmisbare maatregel van organisatorische aard die extra aandacht behoeft is de (controletechnische) functiescheiding. Het principe van functiescheiding houdt in dat u informatie door twee verschillende functionarissen laat registreren en daarna met elkaar vergelijkt.
Hierbij ontstaat meer zekerheid over de betrouwbaarheid van deze informatiestroom. De zekerheid wordt groter naarmate er een grotere belangentegenstelling is van de functionarissen.
Bij het ontwerpen van controletechnische functiescheiding kunt u uitgaan van de volgende zes uitgangspunten:
Deze zes uitgangspunten worden hieronder verder uitgewerkt met voorbeelden uit de praktijk.
1 Beperkte invloed
invloed
U moet ervoor zorgen dat elke werknemer in uw onderneming slechts een beperkt aantal schakels in het totale omloopproces kan beïnvloeden. Hiermee voorkomt u bijvoorbeeld het risico dat iemand een transactie buiten de boeken houdt. Als een en dezelfde werknemer bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor zowel in- als verkoop, loopt u een verhoogd risico dat hij, in een kwaadwillende bui, in- en verkooptransacties buiten de boeken houdt.
2 Beschikken en bewaren
scheiden
beschikkingsmacht
Het beschikken over ‘waarden’ scheidt u functioneel van de bewaring van deze waarden (functiescheiding tussen beschikken en bewaren). Een ongewenste situatie doet zich bijvoorbeeld voor als een administrateur beschikkingsmacht (procuratie) heeft over het betalingsverkeer en daarnaast ook de geldmiddelen beheert en registreert. In die situatie is het voor een kwaadwillende administrateur eenvoudig om geld aan de organisatie te onttrekken.
3 Termijn van bewaring
De uitvoering mag niet belast zijn met een relatief lange bewaring van de bij de uitvoering te gebruiken ‘waarden’ (functiescheiding tussen uitvoeren en bewaren).
4 Controlerende verantwoordingsverslagen
factuur
U doet er verstandig aan om mogelijkheden te creëren tot het verkrijgen van controlerende verantwoordingsverslagen. Zo moet een factuur vóór opboeking in de crediteurenadministratie kunnen worden afgestemd met de bestelling en de magazijnontvangst. Om deze mogelijkheid te gebruiken moet uw onderneming beschikken over:
- speciale formulieren (de traditionele bonnenstroom);
- in de applicatie geprogrammeerde controles (three-way-matching).
5 Gescheiden verantwoordelijkheden
rolverdeling
De uitvoerende en beschikkende werknemers mogen geen rol spelen in de totstandkoming van deze verantwoordingsverslagen. Zo mag de magazijnmeester geen doorslaggevende rol hebben bij het opstellen van een inventarisatieverslag van de voorraden die onder zijn verantwoordelijkheid vallen. Ook hier moeten de functies gescheiden zijn.
6 Gescheiden controle
De controle op onderdelen van de administratie die mede een bewarend karakter hebben, laat u uitvoeren door werknemers die niet betrokken zijn bij dit onderdeel van de administratie. Zo wordt het voeren van de debiteurenadmini-stratie en de controle hierop gescheiden.
perfect
Het is in kleine en middelgrote organisaties vrijwel onmogelijk om alle stappen in het proces perfect te scheiden.