4.3 Algemene administratieve verplichtingen
Als ondernemer bent u wettelijk verplicht om een goede administratie bij te houden. U bent vrij om te beslissen hoe u dat precies doet.
Wat zegt de wet?
elektronisch
redelijke termijn
De wetgeving schrijft niet voor dat u uw administratie op papier doet of elektronisch bijhoudt. U kunt dus besluiten om de administratie elektronisch te bewaren (of in de cloud) zolang deze administratie maar juist en toegankelijk is. De enige voorwaarde die wordt gesteld is dat de administratie binnen een redelijke termijn te controleren is door de Belastingdienst. Wat een redelijke termijn is, verschilt per onderneming en hangt onder meer af van de aard en omvang van de onderneming.
Administratie
bewaren
Er bestaat geen wettelijke definitie van het begrip administratie. Maar er is wel voorgeschreven wat u moet bewaren in uw administratie. Denk bijvoorbeeld aan:
- inkoop- en verkoopfacturen;
- kassabonnen;
- bankafschriften;
- contracten;
- correspondentie (waaronder e-mails);
- agenda’s;
- databestanden.
Het is beter om te veel dan te weinig te bewaren. Denk dus ook aan kladaantekeningen, sms- en whatsappberichten op uw oude mobiel en kassarollen.
factuur
Zakelijke kosten komen alleen in aanmerking voor aftrek als er een factuur of bon van aanwezig is in de administratie.
Administratieve verplichtingen voor de BTW
extra verplichtingen
bijhouden
intracommunautaire
uitvoer uit de EU
Voor de BTW gelden extra administratieve verplichtingen. Zo moeten de in- en verkoopfacturen aan bepaalde vereisten voldoen, gelden voor het zakendoen met het buitenland aanvullende verplichtingen en u moet iets doen met de BTW-identificatienummers. In de boekhouding moet u in elk geval het volgende bijhouden:
- de door u verrichte leveringen van goederen en verleende diensten en de ontvangsten hiervoor;
- de aan u verrichte leveringen van goederen en verleende diensten en de uitgaven hiervoor;
- de door u verrichte intracommunautaire verwervingen en de uitgaven hiervoor;
- het betrekken van voor u bestemde ingevoerde goederen;
- het verzenden of afleveren van de door u voor uitvoer uit de EU of opslag in entrepot bestemde goederen;
- de inkomende en uitgaande facturen;
- andere gegevens die van belang zijn voor de heffing van belasting in Nederland en in andere landen van de Europese Unie.
Wat zijn intracommunautaire leveringen?
0%
BTW-identificatienummer
Wanneer u als Nederlandse ondernemer goederen levert aan een ondernemer in een ander EU-land en u vervoert de goederen naar dat EU-land, is er sprake van een zogenoemde intracommunautaire levering. De levering is belast in het andere EU-land en u factureert met 0%. Voorwaarde is wel dat de afnemer beschikt over een BTW-identificatienummer in het land van vestiging.
U moet kunnen aantonen dat u echt heeft geleverd aan een EU-ondernemer. De makkelijkste manier om dat te doen is door het BTW-nummer te controleren via VIES (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/) en een afdruk hiervan te bewaren bij uw administratie.
BTW terugvragen
weigeren
KvK-nummer
vooruitbetaling
BTW-tarief
Voor het terugvragen van de BTW op inkopen en kosten is het belangrijk dat de inkoopfactuur voldoet aan de factuurvereisten. Zo niet, dan kan de fiscus de BTW-aftrek weigeren. De volgende gegevens moeten op de factuur staan:
- de volledige naam van de leverancier en van de afnemer;
- het volledige adres van de leverancier en van de afnemer;
- het BTW-identificatienummer van de leverancier;
- het KvK-nummer van de leverancier;
- een factuurnummer (gebruik opeenvolgende factuurnummers);
- de datum waarop de factuur is uitgereikt;
- de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
- als het om goederen gaat, wat voor goederen er geleverd worden en hoeveel;
- als het om diensten gaat, wat voor diensten er geleverd worden en de omvang;
- het bedrag exclusief BTW;
- het BTW-tarief dat van toepassing is;
- het BTW-bedrag.
U mag een vereenvoudigde factuur voor de BTW sturen als het factuurbedrag € 100 of minder is of als het een wijziging is van een eerdere factuur. Op rendement.nl/fiscaaldossier leest u welke gegevens u dan verplicht op de factuur moet vermelden.
One Stop Shop (OSS-regeling)
registreren
Als u een webshop heeft en goederen verkoopt aan consumenten (zonder BTW-identificatienummer) in andere EU-landen, dan is de omzet belast met BTW in het land waar uw afnemer woont. U moet zich in al die landen registreren en daar BTW-aangifte doen. Om dat proces eenvoudiger te maken binnen de EU is er de One-Stop-Shop-regeling.
drempel-bedrag
aanvullend
Als de verkopen binnen de EU boven het drempelbedrag van € 10.000 uitkomen, vraagt u bij de Belastingdienst de OSS-regeling aan. Via deze module kunt u één aangifte doen voor de BTW die in verschillende EU-landen verschuldigd is. Blijft de omzet binnen de EU onder het drempelbedrag, dan kunt u gewoon Nederlandse BTW in rekening blijven brengen.
Kleineondernemersregeling (KOR)
ontheffing
geen BTW-aangifte
De aanvullende administratieverplichtingen gelden niet voor ondernemers die op grond van de kleineondernemersregeling geen BTW hoeven te betalen. De KOR geeft u namelijk onder bepaalde voorwaarden een ontheffing van uw administratieve verplichtingen. Dit betekent dat u geen BTW op verkoopfacturen hoeft te vermelden, u maar een beperkte administratie hoeft te voeren en geen BTW-aangifte hoeft te doen (zie hoofdstuk 7).
Ondernemers die dankzij de KOR geen BTW-administratie hoeven te voeren, maar belaste intracommunautaire verwervingen verrichten, moeten hiervan wel een aantekening maken in hun administratie.