16.1 Klokkenluiders
WHvK
Sinds 1 juli 2016 is de Wet Huis voor klokkenluiders (WHvK) van kracht. Die wet biedt bescherming aan werknemers die een misstand in hun organisatie kenbaar willen (gevoelsmatig ‘moeten’) maken.
Elke organisatie met vijftig of meer werknemers moet een meldregeling hebben die aangeeft hoe iemand kan ‘klokkenluiden’ en op welke bescherming hij mag rekenen.
Benadeling
misstanden
De WHvK verbiedt benadeling van werknemers die misstanden melden met een maatschappelijk belang. In het verleden kregen mensen die moedig genoeg waren om schandalen, corruptie, milieuvervuiling en andere misstanden aan de spreekwoordelijke klok te hangen, te maken met pesterijen, bedreigingen of ontslag op staande voet. De WHvK moet dat tegengaan, waarbij het bewaken van de privacy een belangrijke rol speelt.
16.1.1 Garantie voor vertrouwelijkheid
vertrouwenspersoon
Overweegt een werknemer om melding te maken van een misstand binnen uw organisatie, dan heeft hij recht op vertrouwelijk advies. Waarschijnlijk heeft uw organisatie een vertrouwenspersoon (zie ook paragraaf x.2). Dat is de aangewezen persoon om als eerste mee in gesprek te gaan over een misstand. Vertrouwenspersonen hebben – net als de medewerkers van het meldpunt Huis voor klokkenluiders – een geheimhoudingsplicht.
Geheimhoudingsplicht vertrouwenspersoon
geheimhoudingsplicht
In de klokkenluidersregeling van uw organisatie móet staan dat de melder een adviseur in vertrouwen mag raadplegen. Dit moet een vertrouwenspersoon zijn, maar onder die categorie valt volgens de WHvK bijvoorbeeld ook een bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werker. Belangrijk is dat diegene een geheimhoudingsplicht heeft.
De bedrijfsarts heeft daarnaast een beroepsgeheim en mag weigeren om een verklaring af te leggen. Dat heet verschoningsrecht. Door dit beroepsgeheim en de gevoelige aard van wat er besproken wordt, is het heel belangrijk dat de organisatie de (persoons)gegevens in het dossier goed beveiligt. Pseudonimisering zou hierbij een goede optie zijn.
16.1.2 Vertrouwelijk advies
identiteit
Iedereen die bij het meldpunt Huis voor klokkenluiders werkt heeft een geheimhoudingsplicht. Zonder instemming mag het Huis de identiteit van een klokkenluider niet bekendmaken. Ook de informatie die hij geeft en de adviezen die het Huis geeft blijven vertrouwelijk.
Geen uitwisseling van informatie
onderzoeksinformatie
Adviseurs van het Huis mogen geen informatie geven aan de onderzoekers binnen het Huis. Wat iemand die vermoedens heeft van een misstand met een adviseur bespreekt, blijft geheim, tenzij de melder toestemming geeft om de informatie te delen met de onderzoekers. Andersom werkt het precies zo: adviseurs van het Huis hebben geen toegang tot onderzoeksinformatie van een klokkenluiderszaak.
Melding is verwerking persoonsgegevens
bezwaarschrift
Als een klokkenluider een melding doet, moet u dat zien als een verwerking van persoonsgegevens. Deze verwerking moet u zien als de verwerking van gegevens van personen die een bezwaarschift of klacht hebben ingediend. Een organisatie moet dus die regels volgen voor het verwerken van persoonsgegevens. Ook moet een organisatie de verwerking van persoonsgegevens van de klokkenluider in het verwerkingenregister opnemen, als die organisatie een documentatieplicht heeft.
16.1.3 Meldregeling
Elke organisatie met vijftig werknemers of meer moet een interne meldregeling hebben. De meldregeling moet duidelijk maken bij wie een werknemer advies kan inwinnen. Denkt hij dat er sprake is van een misstand, dan heeft hij volgens de wet het recht om dat te bespreken met een adviseur die een geheimhoudingsplicht heeft. De (in- of externe) vertrouwenspersoon is daarvoor een logische keus, maar het kan ook een advocaat, jurist van een vakbond of rechtsbijstandsverzekeraar of een bedrijfsarts zijn.
De organisatie moet zorgen dat informatie over de melding vertrouwelijk wordt behandeld. De informatie moet alleen toegankelijk zijn voor de personen die bij de behandeling van de melding zijn betrokken.