4.2 Elektronische inkoopfacturen

valideren

Bij het verwerken van elektronische inkoopfacturen komen het scannen (zie paragraaf 4.1.1) en het omzetten naar elektronische waarden (zie paragraaf 4.1.2) te vervallen. Het blijft in dat geval nog wel nodig om de facturen te valideren (beoordelen van de geldigheid of juistheid) aan de hand van financiële gegevens in de administratie.

OverstappenHEADER_BREAK

De tijd en het geld dat u hiermee bespaart, kunnen het de moeite waard maken om te proberen uw leveranciers ervan te overtuigen om over te stappen op het volledig elektronisch aanleveren van de factuurgegevens.

overtuigen

De aandacht die daarbij uitgaat naar het faciliteren, informeren en overtuigen van de leveranciers, wordt ruimschoots goedgemaakt door de voordelen die uw onderneming hiermee kan behalen.

4.2.1 Manieren van ontvangenHEADER_BREAK

herkennen en boeken

standaard structuur

communicatie­software

In de praktijk worden elektronische inkoopfacturen op de volgende wijzen ontvangen, te weten:

• Per e-mail, met als bijlage een pdf-document of bijvoorbeeld een document in Word of Excel. Dit document wordt dan door u opgeslagen op de computer en via ‘herkennen en boeken’ verwerkt in de boekhouding. Afhankelijk van het soort document en de mogelijkheid dit om te zetten in een digitale afbeelding worden boekingsgegevens automatisch herkend.
• Per e-mail, met als bijlage een XML-document en een pdf-document. Het XML-document bevat dan een inkoopfactuur volgens een standaard structuur zoals overeengekomen met uw leverancier. In dit geval slaat u zowel het pdf- als XML-document op uw computer op. Op basis van het XML-document wordt dan uw boekhouding bijgewerkt. Het pdf-document wordt opgeslagen in het archief van de boekhouding, zodat de (leesbare) factuur achteraf nog eenvoudig is te raadplegen. Sommige boekhoudsoftware kan binnenkomende facturen automatisch ontvangen en klaarzetten voor verdere verwerking door te werken met een gereserveerd e-mailadres voor inkomende facturen.
• Met name grote(re) ondernemingen ontvangen facturen steeds meer elektronisch via speciale communicatie­software. Dit komt overeen met het eerder besproken ‘buyer direct model’ (zie paragraaf 2.1.2). Dit is een systeem waarbij u als leverancier uw facturen moet aanmaken dan wel afleveren in het systeem van de afnemer, in het door de afnemer gewenste formaat en in de infrastructuur van de afnemer.

4.2.2 Nadelen van papieren facturenHEADER_BREAK

kosten

Als uw onderneming papieren inkoopfacturen verwerkt, maakt u bepaalde kosten (evenals bij het verzenden van facturen). Om een factuur te kunnen betalen, is het bijvoorbeeld vaak nodig om andere mensen te raadplegen of orders of pakbonnen op te zoeken. Feitelijk leidt dit tot personeelskosten.

ZoekrakenHEADER_BREAK

vertraging

Daarnaast kunnen papieren facturen zoekraken en kunnen (tik)fouten worden gemaakt bij de verwerking hiervan, wat ertoe kan leiden dat vertragingen ontstaan in de betaling; dit kan kosten met zich meebrengen als de leverancier aanmaningskosten of de wettelijke rente in rekening brengt. Tot slot zijn ook kosten verbonden aan het bewaren en archiveren van papieren facturen.

4.2.3 Voordelen van elektronische inkoopfacturenHEADER_BREAK

fouten

beheren

verwerkingsproces

archiveren

Daarentegen heeft het verwerken van elektronische inkoopfacturen nogal wat voordelen. Als uw onderneming elektronische inkoopfacturen meteen kan verwerken in een boekhoudpakket, heeft dit de volgende kwalitatieve voordelen:

• Er treden geen fouten op, zoals bij het scannen of intikken van papieren facturen.
• De inkoopfactuur kan sneller door de onderneming routeren (ook dankzij parallelle routes).
• Een digitale factuur raakt minder snel zoek dan een papieren factuur wanneer deze ter goedkeuring door de budgethouders door de onderneming circuleert.
• Bij het elektronisch verwerken van facturen is het eenvoudiger om de documenten te delen en te beheren die nodig zijn om een factuur te kunnen goedkeuren. Veranderingen in afspraken of op de factuur zijn meteen zichtbaar.
• Het proces van goedkeuren van een elektronische factuur is beter aan te sturen en te controleren dan het proces van goedkeuren van een papieren factuur.
• Problemen worden sneller ontdekt en extra kosten door een vertraagde betaling kunt u voorkomen.
• Omdat het verwerkingsproces korter en beter beheersbaar is, kunt u exact bepalen wanneer een inkoopfactuur moet worden betaald. Hierdoor krijgt u meer mogelijkheden voor cashmanagement.
• Vragen over de factuur en de achterliggende documenten kunnen sneller en beter worden beantwoord.
• Een digitale versie van een factuur is gemakkelijker en goedkoper te archiveren dan een papieren versie.
• Het elektronisch verwerken van facturen kan de onderneming een professionelere en betrouwbaardere uitstraling geven.

4.2.4 Financiële voordelenHEADER_BREAK

Zoals gezegd kunt u met het geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen een flinke kostenbesparing realiseren, waarbij wel moet worden opgemerkt dat dit per onderneming verschillend zal zijn. Dit hangt onder meer af van het aantal inkoopfacturen dat u moet verwerken.