4.1 Papieren facturen
inscannen
Om de verwerking van papieren facturen te automatiseren, moet u ze inscannen. Concreet betekent dit dat van elke factuur een digitale afbeelding wordt gegenereerd die wordt opgeslagen op uw computer. Een digitale factuur wordt hierna geboekt in de boekhouding.
4.1.1 TekstherkenningHEADER_BREAK
In de praktijk wordt de digitale factuur (die dus door scannen tot stand is gekomen) op uw scherm getoond met daarnaast (of eronder) een boekingsvoorstel. Op basis van tekstherkenning zal het programma de factuur zoveel mogelijk toewijzen aan uw administratie. Het gaat dan om zaken als crediteur (de afzender van de factuur), factuurnummer, het factuurbedrag en de BTW die op de factuur staat.
Scannen en herkennen van documentenHEADER_BREAK
OCR
Een begrip dat een rol speelt bij scannen en herkennen van documenten is OCR dat staat voor ‘Optical Character Recognition’. Er zijn verschillende programma’s op de markt om de inhoud van een pdf-document om te zetten naar OCR. Op deze wijze kunnen dus zaken als crediteur, factuurnummer en factuurbedrag herkend worden op documenten, zoals inkoopfacturen.
GrootboekrekeningHEADER_BREAK
vooraf
Afhankelijk van de crediteur kan vaak ook de grootboekrekening bepaald worden waarop bijvoorbeeld kosten geboekt gaan worden. Het kan gaan om een grootboekrekening die u vooraf al heeft opgegeven bij het vastleggen van crediteuren. Zo kunt u de rekening ‘telefoonkosten’ opgeven bij een crediteur als KPN of Vodafone.
Het kan ook gaan om een grootboekrekening die is onthouden door het systeem als u deze handmatig al een keer heeft toegewezen. Door deze werkwijze bouwt het systeem als het ware boekingsregels op, die u een volgende keer weer kunt gebruiken.
4.1.2 Omzetten naar elektronische waardenHEADER_BREAK
besparing
validatie
Tijdens deze stap van geautomatiseerde factuurverwerking wordt een groot deel van de besparing gerealiseerd. Extractie houdt in dat u de factuurvelden in de digitale afbeelding aan de hand van een ‘sjabloon’ of door middel van ‘vrijevormherkenning’ kunt omzetten naar elektronische waarden. Op basis van deze waarden kunt u het factuurnummer, het totaalbedrag, het BTW-tarief en alle andere factuurgegevens zichtbaar maken. De validatie vindt vervolgens plaats door deze gegevens te controleren aan de hand van gegevens in het achterliggende financiële/administratieve systeem.
4.1.3 Goedkeuren van facturenHEADER_BREAK
sneller verlopen
Als uw onderneming werkt met functiescheiding en misschien zelfs budgethouders, zult u ook te maken hebben met het goedkeuren van facturen voordat deze betaalbaar gesteld worden. U zult begrijpen dat dit allemaal een stuk sneller verloopt dan wanneer een papieren factuur een reis langs de diverse budgethouders moet afleggen. Niet zelden leidt dit ertoe dat een factuur ergens onderweg zoekraakt, wat bij een digitale factuur normaliter niet zal gebeuren.
WorkflowHEADER_BREAK
status
Voor het goedkeuren van facturen wordt veelal gebruikgemaakt van een workflow-functie binnen uw software. Een dergelijke functie zorgt ervoor dat precies bijgehouden wordt wat de status is van het goedkeuringsproces en bij wie de factuur zich bevindt om te beoordelen. U kunt op die manier het goedkeuringsproces van een factuur volgen. Zo weet u altijd wie aan zet is als er bijvoorbeeld een leverancier belt om de betaling van de factuur.
Factuur op juistheid controleren door ‘matching’HEADER_BREAK
controle
Voordat u een factuur op de status ‘betaalbaar’ zet, moet u deze uiteraard controleren op juistheid. Er is dan sprake van ‘drie-weg’-matching: daarbij vindt ‘controle matching’ plaats voordat wordt overgegaan tot betaling. Die controle kan bijvoorbeeld aan de hand van de inkooporder, pakbon of de factuur. Als alleen controle plaatsvindt op basis van de inkooporder is sprake van ‘twee-weg’-matching.
BoekenHEADER_BREAK
direct
Na het akkoord van de budgethouders kan de factuur definitief worden geboekt in het boekhoudpakket. In de praktijk wordt er vaak voor gekozen om de factuur direct na ontvangst al in te boeken via een tussenrekening “nog goed te keuren inkoopfacturen”.
Het voordeel van deze werkwijze is dat de BTW direct verrekend kan worden, maar dat de factuur nog niet betaalbaar wordt gesteld. Dit laatste is dan afhankelijk van de goedkeuring van de factuur.
4.1.4 Archiveren van de facturenHEADER_BREAK
niet meer wijzigbaar
Nadat de factuur is verwerkt en geboekt, moet deze zodanig worden opgeslagen dat deze niet meer wijzigbaar is, maar wel snel te vinden is door degenen die daartoe aangewezen en bevoegd zijn.
Als uw onderneming de papieren facturen scant en verwerkt volgens de eisen die de Belastingdienst hieraan stelt, hoeft u de papieren facturen niet meer te bewaren.