8.2 Stand van zaken
alle facturen
Uit de resultaten van het onderzoek ‘Trends in Export 2018’ blijkt dat e-facturatie al door een grote meerderheid van de exporteurs wordt gebruikt. Daarnaast neemt dit de komende jaren nog verder toe. Maar als we kijken naar alle facturen, dan valt het aandeel van e-facturatie nog erg tegen.
8.2.1 E-facturen ontvangen en verzendenHEADER_BREAK
Uit onderzoek van Deloitte blijkt dat er in Nederland per jaar 548 miljoen verkoopfacturen en 531 miljoen inkoopfacturen worden verstuurd. In 2016 verstuurde slechts 27% van de ondernemingen in Nederland één of meer e-facturen. Er waren wel meer ondernemingen die in 2016 e-facturen hadden ontvangen. Het percentage daarvan lag op 37%.
Verzonden facturenHEADER_BREAK
papier
Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) heeft verder onderzoek gedaan naar het percentage verstuurde facturen in 2016. Het aantal papieren facturen neemt de laatste jaren flink af. In 2016 werden 52,43% van de facturen nog op papier verzonden. Slechts 10,86% van de facturen was een e-factuur. Daarnaast werden er nog wel veel digitale facturen gestuurd (bijvoorbeeld facturen in pdf of Word). Het ging daarbij om 36,86% van de facturen.
Ontvangen facturenHEADER_BREAK
andere verdeling
Voor de ontvangen facturen ziet de verdeling er iets anders uit. In 2016 ontvingen ondernemingen 50,34% van de facturen op papier. Het aantal ontvangen e-facturen lag op 15,86% en de digitale facturen (bijvoorbeeld facturen in pdf of Word) op 33,80%.
Meer dan de helft van alle facturen was in 2016 dus nog op papier. Naast de voordelen zien veel ondernemingen dus ook belemmeringen om over te stappen.
Elektronisch factureren biedt veel voordelen HEADER_BREAK
real-time inzicht
E-facturatie biedt veel voordelen ten opzichte van de traditionele manier van factureren in de vorm van een papieren nota. Het verwerken van alle facturen gaat een stuk sneller. U hoeft minder handelingen te verrichten, er is altijd een real-time inzicht en eventuele fouten ontdekt u veel eerder. De doorlooptijd is dus een stuk sneller. Daarnaast verbruikt u minder papier, postzegels en inkt. Op die manier levert u een belangrijke bijdrage aan duurzaamheid en verlaagt u de kosten. Voor meer voordelen kijk ook in hoofdstuk 3 en 4.
8.2.2 DrempelsHEADER_BREAK
overstappen
Ondanks alle voordelen (zie het bovenstaande kader) stappen ondernemingen nog niet massaal over op e-factureren. Blijkbaar zijn er nog voldoende drempels om deze overstap uit te stellen.
Grote veranderingHEADER_BREAK
voorbereiden
Het gebruik van e-facturatie betekent wel een verandering in uw factureringsproces. Sommige ondernemingen zien op tegen deze veranderingen. Maar vaak is de overstap naar e-facturatie vrij eenvoudig, omdat veel administratieve software en facturatiepakketten al zijn voorbereid op het gebruik van e-facturen. Het is even wennen, maar uiteindelijk maakt dit het proces voor u een stuk makkelijker.
LeveranciersHEADER_BREAK
informeren
Overstappen op e-facturatie betekent wel dat u uw leveranciers moet informeren en vragen of ze in het vervolg e-facturen willen versturen. Veel ondernemingen vinden dat lastig, omdat ze dan moeilijk zijn voor de leverancier. U kunt natuurlijk ook aangeven dat dit voor de leverancier ook voordelen heeft. Hij kan immers zelf efficiënter werken en de betalingen van de facturen zijn daardoor veel sneller afgehandeld. Communiceer in ieder geval duidelijk over de overstap naar e-factureren. Geef daarbij ook duidelijk aan op welke manier u de facturen wilt ontvangen. Een factuur in pdf of Word is bijvoorbeeld wel een digitale factuur, maar nog geen e-factuur.
Neem in de inkoopvoorwaarden van uw onderneming op dat u vanaf een bepaalde datum alleen nog maar e-facturen accepteert. Voor nieuwe klanten is het dan in ieder geval duidelijk op welke manier u wilt factureren.