2.2 Factuurstandaarden
inbouwen
De afspraken tussen afzender en ontvanger van een factuur vormen de basis voor elektronisch factureren. Er zijn verschillende factuurstandaarden voor elektronisch factureren. U krijgt zelf niet direct te maken met deze standaarden, omdat het inbouwen daarvan gebeurt door de softwaremakers. Een aantal begrippen komen hieronder kort aan bod.
2.2.1 XMLHEADER_BREAK
Vrijwel alle moderne formaten voor elektronische documenten gebruiken eXtensible Markup Language (XML). Dit is een stelsel afspraken hoe in een elektronische tekst de functie van een stukje tekst (zoals adres, postcode, voornaam) wordt aangegeven. Voorbeeld: de tekst <straat>Lindelaan</straat> betekent volgens de XML-afspraken dat Lindelaan in dit document de straatnaam aangeeft.
ElementenHEADER_BREAK
elektronisch verwerken
XML zegt nog niets over welke informatie in een document moet staan om het elektronisch te kunnen verwerken, zoals de elementen die vermeld moeten worden om te voldoen aan internationale handelsafspraken en hoe die elementen worden benoemd (noemen we ‘Lindelaan’ de ‘straatnaam’, de ‘straat’ of het ‘adres’).
AanvullendHEADER_BREAK
Om dat voor elkaar te krijgen, moeten tal van aanvullende afspraken worden gemaakt. Voorbeelden van dergelijke aanvullende afspraken over XML zijn bijvoorbeeld UBL, UN/CEFACT en XBRL.
HRXMLHEADER_BREAK
HR/uitzendbranche
HRXML is een standaard samengesteld voor en door de wereldwijde HR/uitzendbranche. De Nederlandse versie van de HRXML-subset voor facturering wordt beheerd door Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche (SETU). Documentatie omtrent deze HRXML-factuur vindt u op de website van SETU (setu.nl).
2.2.2 Universal Business Language (UBL)HEADER_BREAK
bibliotheek
UBL is een nadere invulling van XML. UBL is een bibliotheek van zakelijke documenten, zoals rekeningen, orders en orderbevestigingen. Het is door UBL mogelijk dat maker en ontvanger communiceren zonder elkaar te kennen.
Standaardisering maakt het mogelijk om op een relatief eenvoudige manier facturen in te lezen in een boekhoudprogramma.
2.2.3 eXtensible Business Reporting Language (XBRL)HEADER_BREAK
open standaard
Dit is een XML-formaat dat door de overheid verplicht is gesteld en dat dient om gegevens aan te leveren bij de Belastingdienst, het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en de Kamer van Koophandel. XBRL is een open standaard die aan bepaalde informatie labels meegeeft. De labels zeggen iets over de betekenis van de informatie.
U kunt XBRL ook gebruiken voor het werken met e-factureren, maar deze standaard is daar niet bij uitstek geschikt voor.
MethodeHEADER_BREAK
eenmalig
XBRL is dus de techniek om deze gegevens aan te leveren. De methode voor het samenstellen en aanleveren van financiële berichten heet Standard Business Reporting (SBR). U gebruikt deze methode om de gegevens in uw bedrijfsadministratie eenmalig op een standaard manier vast te leggen. Op die manier kunt u de informatie eenvoudig hergebruiken voor de verschillende soorten financiële rapportages.
Een korter werkproces door het RGSHEADER_BREAK
administratieve lasten
Het Referentie Grootboek Schema (RGS) voorkomt dat u hercoderingen moet aanbrengen om de financiële administratie van uw onderneming aan te laten sluiten op de standaarden van Standard Business Reporting (SBR). RGS moet zorgen voor vermindering van de administratieve lasten. Dit komt doordat er in het RGS voor iedere standaardgrootboekrekening definities zijn opgenomen die aansluiten bij de SBR-rapportagemodellen van de overheid en de banken. Hierdoor wordt uw werkproces voor het maken van rapportages ingekort, want hercodering is niet langer nodig.
2.2.4 Electronic Data Interchange (EDI)
EDI is een oude en nog steeds veel gebruikte standaard voor gegevensuitwisseling tussen computers. EDI is geen XML-standaard en een EDI-document is nauwelijks te lezen.
WaarborgenHEADER_BREAK
weinig misgaan
juridische status
Bij EDI zijn in het proces van gegevensuitwisseling tussen de computers zo veel waarborgen ingebouwd, dat er weinig kan misgaan. Wanneer op de computer van de klant een factuur per ongeluk wordt gewist, zal de verzendende computer dat ontdekken en dezelfde factuur opnieuw versturen. Facturen die worden verstuurd met behulp van deze afsprakenstelsels, hebben de vereiste juridische status en worden door de Belastingdienst goedgekeurd.