8.3 Zijn de doelen behaald?
In paragraaf 8.1 kon u de drie principes van de overheid lezen voor een overstap naar e-facturatie. Maar worden deze doelen in de praktijk wel gehaald?
8.3.1 VeiligheidHEADER_BREAK
criminelen
Er komt steeds meer aandacht voor de veiligheid van alle processen in uw onderneming. Het doel is om het criminelen steeds moeilijker te maken. E-factureren is een goede methode om de gevolgen van spook- of nepfacturen te voorkomen. De uitwisseling van e-facturen verloopt namelijk via de beveiligde netwerken van een Billing Service Provider (zie paragraaf 2.1.3) of Peppol (zie paragraaf 7.3).
E-mailHEADER_BREAK
nadeel
geen veilige oplossing
Het versturen van facturen kan natuurlijk ook via e-mail. Het nadeel is echter dat e-mail niet altijd veilig is. U kunt bijvoorbeeld een verkeerd e-mailadres gebruiken, criminelen kunnen gegevens wijzigen op de factuur en het is lastig om de juistheid van de informatie op de factuur te garanderen. Criminelen worden steeds handiger. Dat maakt e-mail geen veilige oplossing voor het versturen van facturen. Bij e-facturatie zijn de beveiliging en controle van de juiste afzender en factuur beter.
Kleine ondernemingen vaak doelwit criminelen HEADER_BREAK
vindingrijker
Het is belangrijk om binnenkomende facturen kritisch te bekijken. Criminelen zijn steeds vindingrijker en proberen uw onderneming geld af te troggelen. In 2016 kreeg de Fraudehelpdesk 2.528 meldingen en vorig jaar waren dat er 3.575. Het werkelijke aantal ligt waarschijnlijk hoger, omdat niet iedereen zich meldt. Vooral kleine ondernemingen zijn steeds vaker doelwit van criminelen die spookfacturen en nepcontracten aanbieden.
StrafbaarHEADER_BREAK
misleidend
De huidige wet zorgt ervoor dat uw onderneming makkelijker onder een overeenkomst uit kan komen als deze op misleidende wijze tot stand is gekomen. Daarnaast zijn deze praktijken strafbaar. Fraudeurs kunnen maximaal twee jaar gevangenisstraf krijgen of een boete van maximaal € 81.000 riskeren.
8.3.2 EfficiëntieHEADER_BREAK
milieu
Efficiëntie is een belangrijk voordeel van e-factureren. Betalingstermijnen zijn korter en het milieu heeft baat bij het digitaal verzenden van de facturen. Uiteindelijk merkt uw onderneming dat ook in de portemonnee.
EenvoudigerHEADER_BREAK
financiële systeem
Een belangrijk voordeel van e-facturatie is dat het factureringsproces een stuk eenvoudiger is. Met één muisklik verstuurt u de factuur naar de juiste persoon. Daarnaast hoeft u niet langer alle gegevens in uw financiële systeem in te voeren. Bij e-facturatie neemt de software deze taak van u over. De verwerking van de gegevens gaat automatisch en u hoeft niet langer te controleren of de gegevens juist zijn en op de juiste wijze zijn verwerkt in het boekhoudprogramma. Het financiële plaatje speelt natuurlijk ook een grote rol. E-facturatie zorgt voor minder verzend-, materiaal- en afhandelingskosten. Een papieren factuur kostte uw onderneming gemiddeld € 1,65 per factuur en met e-facturatie heeft u daar zo goed als geen kosten aan.
8.3.3 ToegankelijkheidHEADER_BREAK
eenvoudig
E-facturatie is tegenwoordig toegankelijk voor grote en kleine ondernemingen. In veel financiële software kan uw onderneming eenvoudig overstappen op e-facturatie. De software biedt vaak al die mogelijkheid. U moet die functie alleen nog maar even aanzetten.
PortalHEADER_BREAK
Gebruikt uw onderneming geen financiële software, dan kunt u ook via een portal gebruikmaken van e-facturatie. Via het portal kunt u eenvoudig elektronische facturen versturen en ontvangen.
Een portal voor e-facturatie is vooral geschikt als uw onderneming maar een paar facturen per maand verstuurt. Verstuurt u veel meer facturen, dan is financiële software toch makkelijker.