2.1 Factuurmodellen
E-factureren kan op verschillende manieren plaatsvinden. Al deze manieren noemen we ‘modellen’. De verschillende factuurmodellen worden hierna verder toegelicht.
2.1.1 Direct processing modelHEADER_BREAK
directe koppeling
Het Direct processing model is het model waarbij factuurgegevens worden uitgewisseld met behulp van een directe koppeling tussen u en uw relaties. Het kan dan gaan om facturen die u elektronisch verzendt aan uw klanten en facturen die u zelf elektronisch ontvangt van leveranciers. Deze vorm van e-factureren stond vroeger voornamelijk bekend als Electronic Data Interchange (EDI). Voor de opkomst van het internet werden één-op-één koppelingen gemaakt tussen de systemen van koper en leverancier(s). Internet maakt het vandaag de dag mogelijk dat u, bijvoorbeeld met behulp van e-mail, eenvoudig berichten kunt uitwisselen met afnemers en leveranciers.
GoedkoperHEADER_BREAK
goedkoper
Het Direct processing model was vroeger een dure aangelegenheid omdat voor elke leverancier een aparte koppeling moest worden gemaakt. Daarom werd dit model enkel gekozen wanneer een klein aantal leveranciers verantwoordelijk was voor het grootste deel van de facturen. Inmiddels is, mede door de komst van internet, het direct koppelen van leveranciers een stuk goedkoper. Steeds meer ondernemingen zijn in staat om vanuit hun eigen systemen gestructureerde berichten te verzenden.
Ook is het mogelijk dat uw leverancier is aangesloten op een partij die de uitgaande facturen van uw leverancier digitaliseert, een zogenoemde Billing Service Provider.
2.1.2 Buyer direct modelHEADER_BREAK
afnemer
In dit model wordt e-factureren benaderd vanuit het perspectief van uw afnemer. Het model gaat uit van een dominante koper die e-factureren al dan niet verplicht oplegt aan zijn leveranciers.
AfdwingenHEADER_BREAK
infrastructuur
handmatig
U moet als leverancier uw facturen aanmaken dan wel afleveren in het systeem van de afnemer, in het door de afnemer gewenste formaat en diens infrastructuur. U zult waarschijnlijk zelf deze verplichting niet aan uw afnemers kunnen opleggen. Het gaat hierbij meer om grootgrutters of andere multinationals die dit kunnen afdwingen onder hun leveranciers. Het aanleveren van facturen en eventueel andere handelsdocumenten vindt dan handmatig plaats via een afgeschermde webomgeving (portal) of door een koppeling tussen uw administratiesysteem en het (portal) systeem van de afnemer. Deze laatste zal de facturen dan vanuit het portal verwerken in zijn administratie.
Voor de afnemer is deze manier van werken kostenbesparend, wat zeker niet altijd geldt voor u als leverancier. U moet namelijk facturen overnemen in het portal van de afnemer of zorgen voor een directe koppeling in het door de afnemer gewenste formaat en diens infrastructuur.
2.1.3 Consolidator modelHEADER_BREAK
platform
Het Consolidator model is een vorm van uitbesteden. Bij dit model wisselen koper en verkoper factuurgegevens uit via een platform. In Nederland zijn er diverse platformen die voor verschillende ondernemingen facturen versturen en ontvangen. Ondernemingen die deze platforms beschikbaar stellen zijn veelal Billing Service Providers (BSP’s).
Billing Service Provider maakt het u makkelijkHEADER_BREAK
uitwisselen
Elektronische facturen worden geproduceerd door de bedrijfssoftware van de leverancier en worden verwerkt door bedrijfssoftware van de afnemer. Niet al die software is in staat elektronische facturen uit te wisselen, met andersoortige software. Omdat het installeren van een interface met de bedrijfssystemen die elektronisch facturen laat inlezen niet altijd even gemakkelijk is, zijn er tal van dienstverleners (BSP’s) die het ondernemingen gemakkelijker kunnen maken. De BSP levert dus diensten voor de afhandeling van facturen.
VoordeelHEADER_BREAK
één koppeling
Het voordeel van het Consolidator model is dat zowel koper als leverancier maar één koppeling hoeft te maken, namelijk de koppeling met het platform. Anders dan bij de hiervoor genoemde modellen kunt u met één koppeling naar meerdere afnemers e-facturen sturen en van meerdere leveranciers e-facturen ontvangen. U hoeft alleen de koppeling met het platform te beheren en niet de koppelingen met afzonderlijke leveranciers en afnemers.
Bij dit model zorgt de BSP dat uw onderneming de facturen in het gewenste formaat krijgt en dat uw facturen worden doorgestuurd.
LaagdrempeligHEADER_BREAK
betalen
U kunt het Consolidator model ook kiezen voor alleen het ontvangen van e-facturen. Het Consolidator model is een laagdrempelig model, vaak betaalt u afhankelijk van het aantal facturen dat u ontvangt waardoor de businesscase snel te berekenen is en de risico’s beperkt blijven. Als u dit model overweegt, kijk dan of uw leveranciers bij een BSP zijn aangesloten.
Als er belangrijke leveranciers ontbreken informeer dan bij deze leveranciers of zij bereid zijn om zich bij een BSP aan te sluiten. Maak ook afspraken met het platform over eventuele nieuwe leveranciers.
2.1.4 Seller direct modelHEADER_BREAK
één verkoper
Dit is een model waarbij één verkoper aan vele klanten elektronisch factureert. De klanten loggen in op de website van de leverancier om de facturen in te zien, te downloaden en soms ook te betalen. Hiervoor wordt ook wel de term ‘Biller direct’ gebruikt. Deze vorm van factureren wordt ook in het mkb toegepast en dan met name door leveranciers die diensten of producten via het internet aanbieden, bijvoorbeeld door ondernemingen die online drukwerk aanbieden.
KostenbesparingHEADER_BREAK
factuur ophalen
Fungeert uw onderneming als afnemer, dan moet u zelf uw factuur ophalen op de website van de leverancier. Soms kunt u die factuur ook direct betalen. Voor uw leveranciers levert dit een behoorlijke kostenbesparing op. Deze vorm van factureren is zeker niet altijd klantvriendelijk.
Als u meerdere leveranciers heeft die op deze manier werken, moet u telkens op verschillende websites inloggen om uw (inkoop)facturen op te halen. Daarna moet u die facturen dan alsnog handmatig opnemen in uw eigen administratie. Dat werkt natuurlijk verre van efficiënt.
2.1.5 Self-billing modelHEADER_BREAK
koper
Bij deze vorm van e-factureren wordt aanzienlijk afgeweken van het traditionele proces. Self-billing gebeurt net als het Buyer direct model vanuit het perspectief van de koper.
KoperHEADER_BREAK
geen verkoopfactuur
Bij Self-billing stuurt de koper zijn eigen inkoopfactuur aan de verzender, gebaseerd op hetgeen hij besteld en ontvangen heeft. Als verkoper hoeft u dus zelf geen verkoopfactuur meer op te sturen. Self-billing zorgt bij de koper voor kostenbesparing omdat hij geen factuurgegevens meer hoeft in te voeren.
KostenHEADER_BREAK
controleren
Bij u als leverancier kan Self-billing voor extra kosten zorgen aangezien u in dit geval moet controleren of de verkoopfactuur klopt met de gegevens in uw eigen systeem. Self-billing is het meest geschikt wanneer er een order, bestelling of contract aan de factuur ten grondslag ligt.
De verschillen tussen de factuurmodellenHEADER_BREAK
uitbesteden
Uw onderneming kan gebruikmaken van verschillende factuurmodellen. In het kort zijn de modellen als volgt te beschrijven:
- direct processing model: model waarbij factuurgegevens worden uitgewisseld met behulp van een directe koppeling tussen koper en leverancier;
- buyer direct model: model waarbij de leveranciers hun facturen aanmaken dan wel afleveren in het systeem van de koper, in het door koper gewenste formaat;
- consolidator model: dit is een vorm van uitbesteden, koper en verkoper wisselen factuurgegevens uit via een tussenliggend platform;
- seller direct model: één verkoper factureert elektronisch aan veel klanten. De klanten loggen in op de website van de leverancier om de facturen in te zien en soms ook te betalen.
- self-billing model: dit model vindt plaats vanuit het perspectief van de koper. De koper stuurt zijn eigen inkoopfactuur aan de verzender, gebaseerd op wat hij heeft besteld en ontvangen.