2.4 De uitvoering van het beleid

Een beleid formuleren is een belangrijke stap, maar dit heeft pas zin als de nieuwe aanpak ook daadwerkelijk door de werknemers wordt omarmd.

draagkracht

Uw onderneming vergroot de draagkracht door:

• het duidelijk uitwerken van het nieuwe debiteurenbeleid;
• het samenstellen van een projectteam dat het nieuwe debiteurenbeleid gaat implementeren;
• het doorvoeren van aanpassingen na een evaluatie;
• het ontwikkelen van specifiek beleid voor uitzonderingen.

2.4.1 Eigenschappen debiteurenbeheerder

kennis

Een debiteurenbeheerder moet over goede communicatieve eigenschappen beschikken. De aanpak van achterstallige debiteuren vereist tact, geduld en diplomatie. Werknemers die belast zijn met dat beheer moeten zich verdiepen in alle facetten van het vak. Daar hoort juridische kennis bij, mensenkennis en kennis van de instrumenten waarmee de debiteurenbeheerder werkt. Als een werknemer al deze facetten van het vak beheerst, is hij van grote waarde.

Doelgericht

klant in ­gebreke

Het benaderen van een klant die nalatig is, vereist veel tact. Een debiteurenbeheerder moet hem op een positieve manier benaderen, zonder direct irritatie op te wekken. Omdat de klant in gebreke is, moet de werknemer wel duidelijk zijn tegen de klant. Dit houdt echter niet in dat de werknemer onbeleefd moet worden. Andere taken zijn het corresponderen met klanten en eventueel het sturen van aanmaningen. Als het om grote bedragen gaat, kan het zinvol zijn om een klant te bezoeken zodat u de sfeer kunt proeven.

Informeren

wijzigingen melden

Het is niet alleen belangrijk om de betrokken werknemers goed te informeren over het nieuwe beleid, maar hen ook op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen. Dit klinkt als een schot voor open doel, maar in de praktijk wordt dit regelmatig vergeten.

2.4.2 Regels voor het incassotraject

De route die uw onderneming moet volgen bij het incasseren van openstaande vorderingen is in de wet vastgelegd. U heeft dus niet alle vrijheid bij het bepalen van het incassotraject van uw onderneming.

Onderscheid

consument en zakelijke klant

Een belangrijk onderscheid dat uw onderneming moet maken voor het debiteurenbeleid is dat tussen consumenten en zakelijke klanten. Voor de eerste groep heeft de wetgever onder meer in het Burgerlijk Wetboek verschillende beschermende maatregelen geformuleerd.

Wetten

Andere wetten waarmee u rekening moet houden bij het debiteurenbeleid zijn:

• Wet op het consumentenkrediet;
• Wet bestrijding betalingsachterstanden bij handelstransacties;
• Wet normering buitengerechtelijke incassokosten;
• Wet koop op afstand;
• Dienstenwet.