2.1 Bepalen uitgangspunten
in kaart brengen
Als startpunt van het nieuwe beleidsplan van uw onderneming brengt u het bestaande debiteurenbeleid in kaart. Op basis hiervan formuleert u de uitgangspunten van het nieuwe debiteurenbeleid, zoals de verantwoordelijkheden, de betaaltermijnen, de betalingsherinneringen en het incassotraject.
Projectteam
borging van het beleid
Het helpt als uw onderneming een projectteam van betrokken werknemers samenstelt die het geformuleerde beleid straks handen en voeten geven en zorgen voor de borging van het beleid in uw onderneming. Kies voor het projectteam werknemers die willen meedenken, kritische vragen stellen én oplossingsgericht werken. Uw onderneming moet een multidisciplinair team samenstellen, bijvoorbeeld met een financiële werknemer die kan helpen bij het opzetten van een monitoringsproces en een werknemer van sales die u kan adviseren over de klantcommunicatie.
Processen
duidelijk en consistent
De geformuleerde doelen moeten duidelijk en consistent zijn, zodat uw onderneming niet vervalt in discussies met de werknemers. Het is daarom belangrijk om de processen helder te formuleren. Betrokkenen moeten over voldoende verantwoordelijkheden, tijd en middelen beschikken om hun taken uit te voeren.
Een laatste conditie voor een effectieve implementatie van het debiteurenbeleid is dat de ontwerpers van het beleid een actieve en ondersteunende rol hebben bij de uitvoering. Het team moeten zich gesteund voelen.
2.1.1 Eisen aan debiteurenbeleid
Effectief debiteurenbeleid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Te veel regels en protocollen hebben, werkt namelijk eerder belemmerend dan efficiënt. Het beleid moet helder zijn. De werknemers van uw onderneming moeten weten wanneer ze stappen moeten zetten en welke stappen dat zijn.
flexibiliteit
Een effectief debiteurenbeleid moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Aan het beleid moet een duidelijke strategie en heldere visie ten grondslag liggen.
- De bevoegdheden van de betrokken werknemers moeten helder zijn.
- Debiteurenbeheer vraagt een zekere mate van flexibiliteit. Het plan moet ruimte bevatten om van het beleid af te wijken en te kiezen voor maatwerkoplossingen.
- Uw onderneming moet het beleid eenvoudig kunnen aanpassen aan de omstandigheden, zoals nieuwe wetgeving of een verslechterende economie.
Bedrijfscultuur botst met nieuwe debiteurenbeleid
Elke onderneming heeft haar eigen bedrijfscultuur. Het is niet ondenkbaar dat die cultuur botst met het debiteurenbeleid. Het nieuwe beleid kan in die zin een breuk met het verleden betekenen.
duidelijk communiceren
Als uw onderneming gewend is om vriendschappelijk en zeer loyaal met klanten om te gaan, kunnen werknemers zich verzetten tegen een strak debiteurenbeleid. Het komt erop aan dat uw onderneming duidelijk communiceert over de nieuwe aanpak. Stuit u op weerstand bij de werknemers, dan kan een presentatie of voorlichting waarbij uw onderneming de beleidskeuzes toelicht en verdedigt de kou uit de lucht halen.
2.1.2 Invloed omvang onderneming
Nadat het debiteurenbeleid is geformuleerd, moet u bepalen welke bedrijfsmiddelen en werknemers uw onderneming nodig heeft voor de uitvoering. Hierbij speelt de omvang van de onderneming een grote rol.
Klein
bestuurder
bewaken grote lijnen
Vooral in kleine ondernemingen, met één of slechts enkele werknemers, kiezen veel bestuurders ervoor om het debiteurenbeheer zelf voor hun rekening te nemen. Een bestuurder is waarschijnlijk niet de meest aangewezen persoon om klanten met betalingsachterstand achter de broek aan te zitten. Dit leidt uw bestuurder namelijk af van zijn hoofdtaak: leiding geven aan de werknemers. De bestuurder van uw onderneming kan zich het beste beperken tot het bewaken van de grote lijnen.
Groot
creditmanager
De uitvoering van het debiteurenbeleid verloopt bij een middelgrote onderneming normaal gesproken iets gemakkelijker dan bij een kleine onderneming. Als een onderneming wat groter is, is het eenvoudiger om het debiteurenbeheer over te laten aan (een werknemer van) de boekhouding of aan het secretariaat. Bij grote ondernemingen is het uitvoeren van het debiteurenbeleid in theorie nauwelijks een probleem. Deze ondernemingen hebben genoeg mogelijkheden om een gespecialiseerde werknemer aan te stellen, onder leiding van een creditmanager.
Rolverdeling gescheiden houden
zakelijke relatie verstoren
Vooral in kleinere ondernemingen vinden werknemers het vaak moeilijk om slecht betalende klanten aan te spreken op hun betalingsgedrag. De lijnen zijn kort en persoonlijk. Hetzelfde geldt voor werknemers die de sales doen. Vaak zijn zij bang om de zakelijke relatie te verstoren, in het bijzonder als zij afhankelijk zijn van een bonus. Door een naaste werknemer te belasten met de uitvoering van het debiteurenbeleid, kunt u de rolverdeling gescheiden houden. Iemand die het zakelijke contact niet zelf tot stand heeft gebracht, voelt zich meestal ‘vrijer’ om de klant tot betalen te bewegen of hem te herinneren aan zijn slechte betalingsgedrag.