7.7 Archiveren in de cloud
Steeds meer organisaties maken gebruik van online opslag. Deze opslag in de cloud kent vele voordelen. Zo kunt u vanaf elk apparaat (computer, laptop, tablet of smartphone) makkelijk bij uw documenten, ongeacht uw locatie en het tijdstip, als u maar internetverbinding hebt.
7.7.1 Voordelen van de cloud
De cloud is niets anders dan de verwerking en opslag van gegevens op servers in een datacentrum waar uw organisatie direct of via een derde partij ruimte huurt. De opslagcapaciteit is vaak groter dan de opslag op uw computer en die op uw mobiele apparaat. Ook is het handig om er een extra back-up van uw bestanden op te slaan, mocht uw computer crashen. Daarnaast kunt u via de cloud eenvoudig bestanden delen met collega’s en werknemers.
Opslag via de cloud is snel op te schalen in volume en capaciteit van gebruikers. Vaak is het op kleine schaal gratis, inclusief de toegang en het beheer.
Aanbieders van online opslag
Er zijn verschillende aanbieders van online opslagruimte. Welke voor uw organisatie het beste is, hangt af van uw voorkeur en het besturingssysteem dat u gebruikt:
- iCloud. Voor de Mac-gebruiker – die een iMac en een iPhone heeft – is de iCloud een logische keuze. Apple heeft iCloud op zijn apparaten geïntegreerd waardoor u snel en simpel naar de cloud kunt back-uppen. Ook als u een Windows-computer gebruikt, kunt u gebruikmaken van iCloud. Bij een gratis account krijgt u 5 GB opslagruimte.
- Microsoft OneDrive. OneDrive krijgt u gratis bij een Microsoft-account. Als u een Windows-computer heeft of een e-mailaccount op Outlook.com, kunt u gebruikmaken van 5 GB opslagruimte. Windows heeft OneDrive in zijn systemen gevoegd. Hierdoor kunt u instellen dat er op uw pc automatisch een back-up gemaakt wordt naar OneDrive. Ook bijlages uit e-mails slaat u er makkelijk op.
- Google Drive. Naast het bekende Google Docs, bedoeld om documenten te delen, biedt Drive een bredere opslagruimte. Google Drive is handig als u vaak gebruikmaakt van Google diensten, zoals Docs, Gmail en Google+. Bij een gratis account krijgt u 15 GB opslagruimte.
- Dropbox. Deze aanbieder is misschien wel de bekendste, maar bij een gratis account krijgt u met 2 GB wel de minste opslagruimte. Een ander nadeel is dat een gratis account geen offline synchronisatie biedt op mobiele apparaten, waardoor u telkens via uw mobiele data bestanden moet downloaden. Of u moet dit alleen via wifi doen om extra kosten te voorkomen.
Duidelijke afspraken
Doet u zaken met een cloudleverancier, zorg er dan voor dat u weet waar u mee akkoord gaat op het moment dat u een handtekening onder het contract zet. Zo voorkomt u dat de addertjes onder het gras u blijven achtervolgen. Daarnaast zijn er kwesties waarbij juridische aspecten een grote rol spelen. Denkt u maar aan privacy van de gebruikers, de omgang met persoonlijke of bijzondere gegevens en de verwerking of opslag in het buitenland. Leg de afspraken die u hierover maakt met een cloudleverancier vast in een contract.
Aparte verwerkersovereenkomst is niet nodig
Als u de verwerking van persoonsgegevens uitbesteedt aan een derde, is uw organisatie volgens de AVG verplicht om een verwerkersovereenkomst te sluiten met de andere partij. Hoe zit dat als u uw administratie in de cloud heeft staan bij Google of Microsoft?
Uw organisatie is als gebruiker eerder akkoord gegaan met de voorwaarden die gelden voor dataverwerking van de clouddiensten. Vaak sluit u een overeenkomst met een Europese dochter van het Amerikaanse bedrijf. Hiermee heeft uw organisatie dus voldaan aan de eis uit de AVG om een verwerkersovereenkomst te sluiten. Het is dan niet nodig om een aparte verwerkersovereenkomst met Google of Microsoft te sluiten. Er zijn wel verschillen tussen de Europese AVG en de privacywetgeving in de VS. Zo bestaat er in de VS de plicht om toegang te geven tot clouddata als dit verzocht wordt. Vooralsnog geldt dit alleen voor data in de VS en niet voor data bij een dochter in de EU. Let op: partijen als Google en Microsoft updaten regelmatig hun gebruikersvoorwaarden!
7.7.2 Nadelen van archiveren in de cloud
Voor archiveren gelden echter andere eisen waar in ieder geval gratis diensten in de cloud niet of nauwelijks aan kunnen voldoen.
Eigendomsrecht en gebruikersrecht
Zo moet u goed opletten hoe het eigendomsrecht en gebruikersrecht is opgesteld. Misschien is uw organisatie wel de intellectuele eigenaar van de gegevens, maar de leverancier kan zich het recht toe-eigenen uw gegevens te gebruiken voor analyse en marketingdoeleinden. Daarmee is de vertrouwelijkheid van het archief geschonden, en voldoet u niet meer aan de privacywetgeving (zie paragraaf 3.1.3).
Beveiliging
Naast vertrouwelijkheid is het vaak onduidelijk of de gegevens veilig zijn opgeslagen. De locatie van waar de gegevens opgeslagen worden is vaak moeilijk te achterhalen. Ook is de mate van het beveiligen van de gegevens vaak standaard, waardoor u niet uw eigen voorwaarden kunt toepassen.
Archiveringsdoeleinden
Wil uw organisatie de cloud specifiek voor archiveringsdoeleinden gebruiken? Dan staat u voor nog meer uitdagingen. Zo is versiebeheer in de cloud vaak niet mogelijk, evenals de garantie dat gegevens worden teruggezet bij onzorgvuldig handelen van een gebruiker. Het is vaak ook niet mogelijk om metadata mee te archiveren om documenten toegankelijk en makkelijke doorzoekbaar te houden.
Niet duurzaam
Tot slot is de cloud nog niet berekend op archiveren voor de lange termijn, wat juist het kenmerk is voor archiveren. Zo kan een gemiddelde clouddienst niet garanderen dat documentformaten nog leesbaar zijn na een bepaalde periode, omdat de technologische ontwikkelingen elkaar snel opvolgen. Veel leveranciers van clouddiensten zijn als organisatie zelf nog vrij jong, en het risico dat zij de gestelde bewaartermijn als leverancier overleven is momenteel vrij klein voor de meeste partijen.
Het is vanuit het perspectief van archiveren verstandig om te vertrouwen op de al bestaande functionaliteit binnen uw organisatie. Laat u goed informeren door leveranciers die clouddiensten aanbieden. Vraag hun of ze aan bovenstaande eisen kunnen en willen voldoen.