7.2 Klantgegevens
De verwerking van klantgegevens is even aangestipt en wordt hier verder uitgewerkt. Klantgegevens zijn essentieel voor elke organisatie. Zonder die gegevens kan uw organisatie immers geen goederen of diensten leveren of met klanten communiceren.
Klanttevredenheid
Het kan voor uw administratie ook interessant zijn om te weten voor welke klant een bepaalde werknemer heeft gewerkt. Dit kan relevant zijn voor bijvoorbeeld:
- de onderbouwing van het verrekenen van reis- en verblijfskosten;
- overuren die zijn gemaakt tegen een ander tarief;
- het verbeteren van de service.
Deze gegevens kunt u zonder problemen archiveren, zolang de wettelijke bewaartermijnen nog niet is verstreken.
Relevante maar mogelijk gevoelige gegevens
Bewaart uw organisatie bijvoorbeeld de resultaten van tevredenheidsonderzoeken of -enquêtes? Besef dan wel dat u mogelijk over gevoelige informatie van de werknemers beschikt. Denk hierbij aan een klanttevredenheidsonderzoek, waarbij een klant feedback heeft gegeven op de kwaliteit van het werk, gedrag en werkwijze van een werknemer. Stem de vastlegging van deze informatie af met alle betrokken partijen.
7.2.1 Buitendienst
Gegevens van klanten die mogelijk relevant zijn voor de buitendienst om de relatie warm te houden moet u zo veel mogelijk weren uit de administratie. Een grondslag om die gegevens bij te houden, heeft u dan niet. Dergelijke gegevens veranderen al snel in bijzondere persoonsgegevens. Denk hierbij aan:
- hobby’s van contactpersonen;
- aantal kinderen;
- de namen van kinderen.
Ook het op structurele basis vastleggen van de afwezigheid van een potentiële klant is af te raden. Hieruit is bijvoorbeeld de religieuze achtergrond van een individu af te leiden. Sinds de komst van de AVG is het verwerken van deze gegevens beter gewaarborgd.
Misschien bewaart u al jaren gegevens van potentiële klanten in uw administratie. Vergeet niet om ook deze data op te schonen.