U bent hier

Onderneming & Administratie
…
Bewaarplicht/archiveren8. Digitaal archiveren of toch met de hand?
Voor Onderneming & Administratie

8. Digitaal archiveren of toch met de hand?

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement
Publicatiedatum: april 2020

In deze digitaal roerige tijden heeft u als salarisadministrateur zeer waardevolle bedrijfsinformatie onder uw hoede. Zoals u in de afgelopen hoofdstukken heeft gelezen, is het van belang om grip te houden op deze alsmaar uitdijende golf aan gegevens. Hoe gaat u bijvoorbeeld om met de groeiende stroom digitale bestanden? Wat zijn hiervoor de beste bewaarmethoden?

toegevoegde waarde

In sommige gevallen kunt u uzelf een handje helpen door te kiezen voor geautomatiseerd archiveren. Of dit inderdaad van toegevoegde waarde is, hangt af van hoe uw organisatie in elkaar zit. Om een afgewogen keuze te kunnen maken, staan in dit hoofdstuk alle voor- en nadelen van geautomatiseerd archiveren voor u op een rijtje.

8.1 Voordelen van automatisch archiveren

Bepaalde delen van uw administratie, zoals brieven, contracten of andere documenten nemen met de tijd dusdanige volumes aan dat de benodigde opslagruimte zowel qua kosten als fysieke ruimte de spuigaten uitloopt. Door te kiezen voor geautomatiseerd archiveren, beheert u dergelijke documenten door vooraf uw selectiecriteria en bewaartermijnen in de...

8.2 Nadelen van automatisch archiveren

Hoewel het automatisch archiveren veel voordelen kent, zijn er enkele nadelen die u niet uit het oog mag verliezen: U moet tijd vrijmaken om de archiveringsstrategie te bepalen. Menselijke fouten blijven altijd mogelijk. De problematiek van de cloud. Alles gaat automatisch. 8.2.1 Tijdsinspanning Als u start met automatisch archiveren, moet u...

8.3 Beperkt digitaal archief

Als u besluit om geautomatiseerd te gaan archiveren, moet u natuurlijk wel weten welke programma’s handig zijn voor uw archieven. Alleen als u doordacht de juiste programma’s kiest en ze handig gebruikt, zal uw organisatie er echt profijt van hebben. 8.3.1 Handmatig archiveren Heeft u te maken met een beperkt digitaal archief, dan kunt u dit...

8.4 Digitaal archiveren

Hoe groter de hoeveelheid documenten die u moet archiveren wordt, hoe minder praktisch het is om dit allemaal handmatig te doen. Het is dan de moeite waard om te kijken of u kunt werken met een professioneel documentbeheersysteem of documentmanagementsysteem. Moderne beheersystemen zijn bijna per definitie digitaal. Meestal kunt u ze gebruiken via...