8.4 Digitaal archiveren

handmatig

Hoe groter de hoeveelheid documenten die u moet archiveren wordt, hoe minder praktisch het is om dit allemaal handmatig te doen. Het is dan de moeite waard om te kijken of u kunt werken met een professioneel documentbeheersysteem of documentmanagementsysteem. Moderne beheersystemen zijn bijna per definitie digitaal. Meestal kunt u ze gebruiken via een web- of een desktoptoepassing. Zo kunt u gemakkelijk de achterliggende database doorzoeken.

8.4.1 Beheersystemen

maatwerk

Er zijn verschillende soorten beheersystemen op de markt. Het ene zal beter aansluiten bij uw organisatie dan het andere. Toch zal waarschijnlijk geen enkel systeem aan al uw eisen en voorkeuren voldoen. Daarom is het handig als u een systeem uitkiest dat u zelf kunt aanpassen. Alleen op die manier ontstaat er echt maatwerk voor uw organisatie.

Documentmanagementsysteem

meerdere versies

omzetten

Een documentmanagementsysteem (DMS) doet wat de naam zegt: het beheert documenten. Het gaat vooral om de documenten in hun oorspronkelijke vorm die meerdere versies kennen. Een DMS houdt dit keurig voor u bij. Maar een DMS kan veel meer doen. Zo kan een DMS u helpen om het behandelen van documenten te automatiseren. Denk hierbij aan het archiveren, raadplegen, wijzigen en doorzoeken. De meeste documentmanagementsystemen bieden ook de functionaliteit om documenten om te zetten naar een duurzaam archiefformaat als PDF of XML en deze vervolgens apart te beheren.

Records Management

beheren

metadata

Een Records Managementsysteem (RM) richt zich specifiek op het beheren van archiefstukken. In tegenstelling tot een DMS gaat het vooral om documenten die noodzakelijk zijn voor doeleinden van verantwoording. Deze mag u in principe dus niet meer aanpassen. Een groot voordeel van een RM is dat ook de metadata van de archiefstukken vaak beter te beheren zijn.

Enterprise content management

vastlegging

Een alternatief systeem is enterprise content management (ECM). Dit systeem bevat dezelfde functionaliteit als een DMS en een RM, maar kent nog veel meer mogelijkheden. Denk hierbij aan het archiveren van e-mail maar ook aan:

• de betere vastlegging van andere bronnen, zoals formulieren vanaf de bedrijfswebsite;
• mogelijkheden voor automatische classificatie.
• opties voor het automatisch verdelen en versturen van taken naar werknemers;

Dit systeem is gericht op het ordenen van alle ongestructureerde gegevens en is dus bij uitstek geschikt voor het beheren van veel verschillende soorten documenten.

8.4.2 Workflowmanagement

grip houden

Documenten ordenen en archiveren draait niet alleen om het opslaan van statische documenten. Veel documenten worden immers nog gebruikt, aangepast en verspreid of gedeeld binnen uw organisatie. Het is dus van belang dat u ook hier grip op houdt. Zorg er daarom voor dat u eveneens kijkt naar de mogelijkheden voor workflowmanagement.

Status van de documenten

naslagfunctie

Zoals u in paragraaf 2.1 kon u lezen heeft u zowel actieve als passieve gegevens. Het archiveren van passieve gegevens is relatief eenvoudig. U hoeft ze maar één keer goed op te slaan en het document de juiste naam te geven. U heeft er daarna geen omkijken meer naar. Deze documenten hebben alleen nog een naslagfunctie. Bij actieve gegevens, die u bijvoorbeeld nog verandert of actief kunt delen, ligt dat anders. De status van documenten met actieve gegevens – en dus ook de juiste opslagplaats – kan nog veranderen. Bovendien worden ze vaak nog heen en weer gestuurd in uw organisatie.

Werkstromen onder de loep nemen

op de juiste manier

Zeker als u overstapt op een (volledig) digitaal archief, is het de moeite waard om de werkstromen in uw organisatie nog eens onder de loep te nemen. Weet iedereen binnen uw organisatie waar ze alle documenten kunnen vinden? Slaan ze gewijzigde documenten op de juiste manier op? En weten ze ook hoe ze documenten gemakkelijk kunnen delen of doorsturen?

8.4.3. Andere vereisten

metadata

Naast de verschillende soorten systemen voor automatisch archiveren die hiervoor zijn benoemd, zijn er meerdere vereisten waar uw rekening mee zult moeten houden. Zo kunt u eisen stellen aan functionaliteiten:

• de programmeertaal;
• eigen of gekochte applicatie;
• archiveren van e-mails;
• archiveren van metadata;
• archiveren van bepaalde bestanden;
• opvolgen van bewaartermijnen;
• vernietigen van bestanden bij het bereiken van de wettelijk vastgestelde bewaartermijn.

8.5 Software voor automatisch archiveren

Als u besluit dat u automatisch wilt gaan archiveren, moet u misschien de directie nog overtuigen van de juiste software. Hoe doet u dit het beste?

Voordat u in gesprek gaat met de directie over de mogelijkheden van automatisch archiveren, is het belangrijk dat u een degelijke pakketselectie uitvoert. Er zijn verschillende soorten software met vele mogelijkheden. De vraag is welke functionaliteiten daadwerkelijk toegevoegde waarde hebben voor uw organisatie. Wat heeft u op dit moment nodig? Welke werkzaamheden worden door de software vervangen of verlicht? Welke software is gebruiksvriendelijk en past bij uw organisatie? Wat zijn uw wensen voor in de toekomst?

8.5.1 Checklist voor de aanschaf

De volgende eisen aan het systeem zijn voor de meeste organisaties van belang:

• U moet documenten in het systeem kunnen opslaan in één of meer vormen die uw organisatie gebruikt.
• Meerdere personen moeten tegelijk in het systeem kunnen werken. Het moet dus een netwerksysteem zijn of een webbased systeem.
• De documenten moeten snel doorzoekbaar zijn op een aantal verschillende kenmerken.
• Het systeem moet goed beveiligd zijn tegen hackers.
• Uw organisatie moet via autorisaties de toegang van werknemers kunnen regelen, bijvoorbeeld voor de afzonderlijke onderdelen. Op die manier kunt u ook delen van het archief afschermen, bijvoorbeeld omdat ze privacygevoelig zijn. Dat is met het oog op de AVG een belangrijk punt.
• De documenten moeten snel doorzoekbaar zijn op een aantal verschillende kenmerken.
• U moet via het systeem gegevens over (groepen) documenten kunnen opvragen en openen. U moet statussen kunnen toekennen aan documenten en hier acties aan kunnen koppelen, zoals ‘beantwoorden voor <datum>’.
• Het systeem moet overzichten kunnen genereren van (soorten) documenten.
• U moet het systeem zo veel mogelijk kunnen aanpassen aan uw eigen voorkeuren en gebruik.
• Bespreek een plan van aanpak voor het implementeren van het automatisch archiveren.

8.5.2 Het gesprek

Met de juiste voorbereiding kunt u het gesprek aangaan. Leg de directie uit wat de voordelen van automatisch archiveren zijn, hoe dit uw werkzaamheden en die van uw collega’s beïnvloedt en hoe deze stap past in de ambitie van de organisatie. Presenteer daarbij de feiten op een rijtje:

• Automatisch archiveren kan zorgen voor beter, sneller en soms zelf goedkopere manieren van archiveren. Maak deze feiten tastbaar en pas ze toe in de context van uw organisatie. Bespreek de verschillende softwarepakketten en sta stil bij de voor- en nadelen van ieder pakket. Maak vÓÓr het gesprek een top 3 of top 5.
• Bespreek met de directie wat de toegevoegde waarde van de software voor de organisatie als geheel kan zijn.