8.1 Voordelen van automatisch archiveren

opslagruime

Bepaalde delen van uw administratie, zoals brieven, contracten of andere documenten nemen met de tijd dusdanige volumes aan dat de benodigde opslagruimte zowel qua kosten als fysieke ruimte de spuigaten uitloopt.

selectiecriteria

Door te kiezen voor geautomatiseerd archiveren, beheert u dergelijke documenten door vooraf uw selectiecriteria en bewaartermijnen in de software in te stellen.

Hiermee biedt automatisch archiveren enkele voordelen:

• tijdsefficiëntie en kostenbesparing;
• beveiliging van gegevens;
• minder menselijke fouten;
• naleving van wet- en regelgeving en standaarden;
• business intelligence: meer inzicht in de wijze waarop uw organisatie met gegevens omgaat.

8.1.1 Tijdsefficiëntie en kostenbesparing

groot team

Het handmatig zoeken naar relevante documenten en gegevens in bestaande systemen kan veel tijd kosten. Deze inspanning is kleiner als u een geautomatiseerd archief heeft. Hierdoor wint u tijd, wat u uiteindelijk een kostenbesparing oplevert. Op deze manier houdt uw organisatie meer tijd over voor andere werkzaamheden. Werkt u in een groot team, dan sluit dit systematisch beheren van gearchiveerde gegevens beter aan op de uiteenlopende doelen waarvoor u en uw collega’s ze nodig hebben.

8.1.2 Beveiliging gegevens

terughalen

registratie

Door alle ongestructureerde gegevens is bedrijfsinformatie vaak op vele plekken opgeslagen (zie paragraaf 2.5 en 5.4). Het terughalen van gegevens wordt door automatisch archiveren iets makkelijker. Daarnaast kan dit soort software automatische processen inrichten om uiteenlopende categorieën documenten op passende manieren te archiveren. Dit zorgt voor een eenduidige methode, waardoor er minder ruimte is voor menselijke fouten. De digitale registratie van toegangsverzoeken zorgt er ook voor dat het altijd duidelijk is welke werknemers toegang hebben tot welke gegevens.

8.1.3 Minder menselijke fouten

uit handen geven

Door te kiezen voor geautomatiseerd archiveren besluit u om het archiveren uit handen te geven aan een derde partij. Deze partij heeft de kennis en expertise in huis en kan diverse mogelijkheden bieden waar u naar op zoek bent.

8.1.4 Naleving van wet- en regelgeving en standaarden

controleren

Door de vooraf vastgestelde selectiecriteria wordt het makkelijker om te controleren of de volgende zaken correct worden nageleefd:

• de wet- en regelgeving, waaronder bewaartermijnen;
• branchestandaarden;
• uw organisatiebeleid.

8.1.5 Business intelligence

communicatielijnen

Als u geautomatiseerd gaat archiveren, krijgt u ook meer inzicht in de wijze waarop uw organisatie met gegevens omgaat. Archiveringssoftware kan u bijvoorbeeld laten zien waar gearchiveerde gegevens voor worden gebruikt of wat de communicatielijnen tussen afdelingen zijn. Dit kan u en uw collega’s helpen om processen efficiënt(er) in te richten.