7.6 Film en fotomateriaal
Hoe zit het met film- en fotomateriaal? Dit moet u ook opnemen in het archiveringstraject. Films en foto’s worden vaak vergeten. Dat is op zich opmerkelijk, want elke organisatie beschikt over honderden en soms duizenden bestanden vol met films en foto’s.
7.6.1 Privé-eigendom
Het gaat hier om gegevens waar uw organisatie niets aan heeft. De meeste films en foto’s binnen organisaties zijn vaak niet vanuit organisatieperspectief gemaakt, maar bevatten heel veel informatie van individuele werknemers, hun directe familie of vrienden. Hoe gaat uw organisatie met deze privé foto’s en films om? U kunt het opslaan van films en foto’s helemaal verbieden. Maar u kunt uw werknemers hier ook hun eigen beperkte opslagruimte voor geven.
Zorg ervoor dat foto’s en films van uw werknemers en hun familie, maar ook van klanten zo snel mogelijk worden verwijderd uit de mailbox en van gemeenschappelijke schijven. Uw organisatie is hier namelijk uiteindelijk verantwoordelijk voor.
Foto’s van bedrijfsuitjes
Foto’s van bedrijfsuitjes mag u alleen bewaren, als dit van tevoren aan de werknemers kenbaar is gemaakt en zij hier geen bezwaar tegen hebben. Zorg dat deze foto’s op een centrale locatie op een fileshare staan en beperk de rechten tot ‘alleen-lezen’.
7.6.2 Techniek
Niet alle archiefoplossingen zijn ingericht op afwijkende indelingen, anders dan de standaard Office-toepassingen. Film- en fotomaterialen die niet goed worden gearchiveerd, zijn over enkele jaren niet in meer te zien. Het ‘inpakken’ van deze materialen helpt hier niet bij, evenals het branden van deze gegevens op een cd, dvd of op een tape.
Duurzaam format gebruiken
De beste oplossing is om film- en fotomateriaal materialen om te zetten naar een duurzaam format dat meerdere bestanden kan inlezen, zoals Extensible Markup Language (XML). Het XML-formaat wordt gebruikt om gegevens op te slaan (zoals in het OpenDocument-formaat) en om gegevens over het internet te versturen. Paradoxaal genoeg kan oud, analoog film- en fotomateriaal, als het goed verpakt is in zuurvrije materialen, langer mee dan de jongere digitale tegenhangers.