7.4 E-mail
Naast gegevens van potentiële klanten en projectgegevens worden vaak ook gegevensdragers vergeten als het gaat om archiveren. Hoe gaat u bijvoorbeeld om met e-mail? Het gaat hier niet alleen om de mails zelf, of zelfs de ketting van reactie op reactie van de correspondenten, maar ook de bijlagen die vaak met de mail worden meegestuurd.
7.4.1 Medium
E-mail is het medium dat het meest wordt gebruikt door werknemers om data te delen, maar het minst wordt gecontroleerd door de verantwoordelijken binnen een organisatie. Hierdoor is de kwaliteit van beheer vaak net zo goed als de kwaliteit van de werkwijze van de werknemer en regeert de willekeur. Over het archiveren van e-mail zijn boeken volgeschreven. Hier volstaat om te zeggen dat u e-mail vanuit het principe van archivering als een medium moet beschouwen en niet als een archieflocatie als zodanig. Het is in essentie een doorgeefluik dat alleen correspondentie zou mogen bevatten, in plaats van documenten en videomateriaal.
Gebruik van e-mail controleren
Het is niet toegestaan om e-mails van werknemers in te zien. U mag als werkgever alleen de e-mails van een werknemer controleren als hij weet dat dit kan gebeuren. Alleen onder bijzondere omstandigheden kan dat zonder dat de werknemer hiervan wist. Maar dan moet u een gerechtvaardigd doel hebben. Een doel kan bijvoorbeeld zijn: systeem- en netwerkbeveiliging en beschermen van bedrijfsgeheimen. Daarnaast moet de manier waarop de controle gebeurt aan de eisen van de proportionaliteit voldoen. Denk aan de situatie dat een werknemer spullen bestelt onder werktijd op kosten van de werkgever en daarvoor zijn zakelijk e-mailadres gebruikt.
7.4.2 Archief
Bij een archiveringstraject moet u alle e-mails die archiefwaardige documenten bevatten uit de mail halen en elders opslaan. Dit kan tegenwoordig met specifieke software, maar hier wordt nog weinig gebruik van gemaakt. De meeste organisaties zien hun mailboxen en gerelateerde mailservers als een archief op zich, en slaan deze ook op als een apart archief.
Beveiliging
De toegankelijkheid van de gegevens is hiermee op zijn minst in gevaar, evenals het feit dat u de gegevens veel langer bewaart dan nodig en zelfs wettelijk is toegestaan. In hoofdstuk 3 vindt u een overzicht van de belangrijkste bewaartermijnen voor de salarisadministratie.
Een uitzondering betreft de generieke mailboxen van organisaties die bereikbaar zijn op generieke e-mailadressen. Deze kunt u wel als een apart archief beschouwen en ook als zodanig bewaren.