8.4 Kennisnemen van de voorwaarden
factuur
Als u wilt dat uw algemene voorwaarden onderdeel gaan uitmaken van een overeenkomst met uw wederpartij, moet u deze op de juiste manier van toepassing verklaren. Dit betekent dat de voorwaarden al vóór het sluiten van de overeenkomst van toepassing moeten worden verklaard. Het is dus niet genoeg om te verwijzen naar uw algemene voorwaarden op de opdrachtbevestiging of factuur. De regels over aanbod en aanvaarding maken dat noodzakelijk.
8.4.1 Ter hand stellen
gebonden
U moet uw wederpartij een redelijke mogelijkheid tot kennisname van uw algemene voorwaarden geven. Dit betekent dat u de voorwaarden vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst daadwerkelijk ter hand stelt aan uw contractpartij. Doet u dat niet, dan kan de andere partij mogelijk bedingen uit uw algemene voorwaarden vernietigen. Uw wederpartij is dan niet daaraan gebonden.
Zorg er altijd voor dat u kunt aantonen dat u de voorwaarden ter hand heeft gesteld. Als de andere partij beweert uw algemene voorwaarden niet of niet op het juiste moment te hebben ontvangen, moet u bewijzen dat u deze wel op de juiste manier heeft uitgereikt.
8.4.2 Deponeren
KvK
in bewaring geven
Algemene voorwaarden kunt u ook deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) of bij elke rechtbank in Nederland. In de praktijk bestaat het idee dat het verplicht is om algemene voorwaarden te deponeren of, anders gezegd: in bewaring te geven. Dat is echter een fabeltje.
Ter hand stellen
fysiek overhandigen
Algemene voorwaarden moeten alleen ter hand worden gesteld. U kunt ze bijvoorbeeld meeleveren met uw offerte of aanbod. Veel winkels hebben ook wel algemene voorwaarden, maar het heeft geen zin om deze steeds bij binnenkomst aan klanten te overhandigen. Sommige ondernemingen hebben algemene voorwaarden die zo groot of lang zijn, dat ze niet met goed fatsoen fysiek te overhandigen zijn. Die ondernemingen mogen volstaan met een verwijzing naar hun algemene voorwaarden.
Het deponeren van uw algemene voorwaarden heeft ook een bewijsfunctie, bijvoorbeeld dat u niet tussentijds de voorwaarden heeft veranderd.
Rechtbank
Voor het deponeren van algemene voorwaarden bij de rechtbank betaalt u € 132 griffierecht. Na registratie ontvangt u een depotnummer waarmee de algemene voorwaarden op te vragen zijn. Voor het opvragen van de algemene voorwaarden worden geen kosten berekend.
Kamer van Koophandel
apart deponeren
Voor het deponeren van uw algemene voorwaarden bij de KvK betaalt u € 18 per document per kalenderjaar. Ieder document telt als een aparte deponering. Als u bijvoorbeeld uw algemene inkoopvoorwaarden en algemene verkoopvoorwaarden in het Nederlands en Engels deponeert, betaalt u dan in totaal voor vier deponeringen.