8.3 Vormvereisten
indruk
Het is goed om een kritische blik te werpen op de vorm waarin u de voorwaarden giet. Dat is belangrijk voor de indruk die de wederpartij krijgt van de voorwaarden en van uw onderneming als zij dit document onder ogen krijgt.
8.3.1 Wettelijke eisen
terhandstelling
De wet stelt geen directe eisen aan de vorm van de voorwaarden. De eisen die worden gesteld aan terhandstelling, kunnen echter ook de vorm bepalen, bijvoorbeeld dat u moet zorgen voor een fysiek exemplaar. Is de overeenkomst volledig online (zie paragraaf 7.1) tot stand gekomen, dan mag u de algemene voorwaarden ook digitaal beschikbaar stellen.
In de praktijk zult u gewoon één tekstdocument opstellen, bijvoorbeeld in de vorm van een pdf. Dit kunt u digitaal toesturen en op uw website plaatsen, maar ook uitprinten en fysiek overhandigen of per post opsturen.
8.3.2 Document vormgeven
U kunt heel veel opnemen in de algemene voorwaarden van uw onderneming. Toch moet u voorkomen dat het een vuistdik document wordt.
vertrouwen
gebruiks-vriendelijk
Dat wekt bij de wederpartij – vooral als dit een consument is – namelijk vaak weinig vertrouwen. Het lijkt er al snel op dat u zich voor werkelijk alles wilt indekken.
Structureren
Niet alleen de lengte is van belang voor de gebruiksvriendelijkheid van de algemene voorwaarden. Ook hoe u de voorwaarden structureert, speelt mee. Zorg voor duidelijk afgebakende artikelen en heldere tussenkopjes. Zo kan de wederpartij de voorwaarden snel scannen, op zoek naar specifieke bepalingen.
Vormgeving
richtlijnen
lettertype
beetje kleur
logo
herkenbaar
Iets wat veel gebruikers van algemene voorwaarden over het hoofd zien, is de vormgeving. Toch kan dit veel invloed hebben op hoe het document overkomt op de wederpartij. Als u enkele eenvoudige richtlijnen volgt, wekken de voorwaarden een veel gebruiksvriendelijk indruk:
- Maak het lettertype niet te klein. De tekst moet goed leesbaar zijn. Bovendien wekken de spreekwoordelijke kleine lettertjes de indruk dat er allemaal nadelige bepalingen verstopt zitten in de voorwaarden.
- Zorg voor voldoende lucht in de tekst. Hanteer behoorlijke marges, kies een ruime interlinie en gebruik witregels om tekstdelen van elkaar te scheiden.
- Er is niets mis met een beetje kleur. Gebruik bijvoorbeeld uw bedrijfskleur voor de koppen.
- Vergeet ook het logo van uw onderneming niet toe te voegen, bijvoorbeeld in de koptekst of op het briefpapier.
- U kunt ook de huisstijl van uw onderneming toepassen op de algemene voorwaarden. Dat ziet er al gauw fraai uit en zo werkt u ook aan de herkenbaarheid van uw ‘merk’.
8.3.3 Taalgebruik
formulering
Ook het taalgebruik in de algemene voorwaarden is van belang. Het is echter lastig om dit aantrekkelijk of zelfs heel helder te maken. Het moet immers wel juridisch kloppen. Een juridisch adviseur kan bij iedere ‘omgeschreven’ voorwaarde kijken of u hiermee echt hetzelfde zegt als met een meer juridisch klinkende omschrijving. Zelfs als u bepaalde juridische formuleringen niet kunt vermijden, kunt u de tekst nog vereenvoudigen. Zorg bijvoorbeeld voor korte zinnen en beperk tangconstructies (zinnen met veel bijzinnen).
Zorg niet alleen voor begrijpelijke taal in de voorwaarden zelf, maar ook in de verwijzing naar de voorwaarden op bijvoorbeeld uw briefpapier. Anders mag u er niet van uitgaan dat de wederpartij de voorwaarden kan vinden.
Andere talen
kennisname
Bij internationaal zakendoen moet u extra aandacht hebben voor de taal. Omdat u de andere partij een redelijke mogelijkheid tot kennisname van uw voorwaarden moet bieden, moeten deze in een voor de wederpartij begrijpelijke taal zijn opgesteld. Anders is het onmogelijk voor de andere partij om uw algemene voorwaarden te begrijpen.
Begrijpelijk taal
onderhandelen
controleren
Ga er niet zomaar er van uit dat een buitenlandse wederpartij uw in het Nederlands opgestelde algemene voorwaarden kan begrijpen. Heeft u bijvoorbeeld de onderhandelingen in het Nederlands gevoerd en ook de overeenkomst in het Nederlands gesloten, dan mag u ervan uitgaan dat de wederpartij uw voorwaarden kan lezen. Zijn de onderhandelingen in het Engels gevoerd en heeft u de overeenkomst is het Engels opgesteld, dan ligt het voor de hand ook de voorwaarden in het Engels aan te bieden. Laat ze dan wel ook door een Engelstalige jurist controleren. Bij anderstalige zakenpartners moet u extra letten op taal, zo blijkt uit de jurisprudentie.
Welke taal spreekt uw zakenpartner?
inkoopvoorwaarden
uitzondering
Een oude zaak over een conflict tussen een Nederlandse en Franse onderneming is nog altijd relevant. Volgens de Nederlandse onderneming was in deze zaak het Nederlands recht van toepassing. Zij hanteerde algemene inkoopvoorwaarden, met daarin onder meer de volgende bepaling: ‘Op leveringen van Nederland is uitsluitend de Nederlandse Wet van toepassing’. De Franse onderneming betwistte dat de inkoopvoorwaarden van toepassing waren, want ze waren in het Nederlands opgesteld en dat begrepen de Fransen niet. Volgens het Nederlandse gerechtshof was de algemene regel in deze zaak dat het Franse recht van toepassing was. Daarop kon alleen een uitzondering gelden, als partijen dat duidelijk en ondubbelzinnig hadden afgesproken.
Verwijzing
order- bevestiging
De Nederlandse onderneming wist echter dat haar Franse wederpartij de Nederlandse taal niet beheerste. Bovendien waren de onderhandelingen tussen partijen in het Frans en het Engels gevoerd. Daar kwam nog bij dat de offerteaanvraag van de Nederlandse onderneming alleen een vage verwijzing bevatte naar de achterzijde daarvan. Daar waren in het Nederlands de algemene inkoopvoorwaarden afgedrukt. De orderbevestigingen bevatten zelfs geen verwijzing naar de voorwaarden. Daarom werd het uiteindelijk toch een Franse zaak.
Gerechtshof ‘s-Hertogenbosch, 18 maart 1975, NJ 1976, 200