9.6 Hulpmiddelen
visuele ondersteuning
Bij bijna iedere presentatie kunt u gebruikmaken van allerlei hulpmiddelen. Visuele ondersteuning kan een nuttige toevoeging zijn voor uw presentatie. Met hulpmiddelen als PowerPoint, een flip-over of een simpel krijtbord kunt u structuur geven aan uw verhaal. Bovendien dienen ze als geheugensteuntje voor uw betoog. Let ook hier weer op dat de hulpmiddelen in dienst moeten staan van uw presentatie: ze mogen niet overheersen.
9.6.1 Presentatieprogramma’s
achtergrond
Met computerprogramma’s zoals PowerPoint kunt u uw presentatie er met weinig moeite strak en professioneel laten uitzien. U kunt van een PowerPoint maken wat u wilt: u kunt deze als achtergrond weergeven terwijl u spreekt, zonder er verder veel aandacht aan te besteden, of u kunt nadrukkelijk extra uitleg geven bij de tekst op het scherm. U kunt er ook voor kiezen om geen tekst te laten zien, maar alleen afbeeldingen ter illustratie van uw verhaal. Daarnaast is het mogelijk om geluids- en videofragmenten in te voegen, die u start met een simpele muisklik.
Zorg wel voor een goed werkende computer ter plaatse. Wilt u zeker weten dat de hardware werkt, dan kunt u het beste een eigen laptop of tablet meenemen. Test voordat de presentatie begint of alles werkt om te voorkomen dat u tijdens de presentatie voor verrassingen komt te staan.
Alternatieven
Google Slides
Prezi
Canva
Smartboard
PowerPoint is natuurlijk niet het enige programma waarmee u een diapresentatie in elkaar kunt zetten. Er zijn heel veel andere programma’s beschikbaar. De volgende alternatieven zijn de moeite waard om te proberen:
- In Google Slides kunt u uw presentatie maken en online opslaan. U kunt daardoor met internet altijd bij uw documenten. Offline gebruik is ook mogelijk. Ook kunt u anderen toestemming geven om de presentatie te openen en te bewerken. U heeft wel een account bij Google nodig.
- Met Prezi kunt u zowel online als offline een presentatie maken. De presentatie staat op één pagina en u kunt tijdens uw presentatie op delen van die pagina in- en uitzoomen.
- Keynote is het presentatieprogramma van Apple. Dit werkt echter niet met andere besturingssystemen.
- Canva: dit is een designtool waarmee u ook presentaties kunt maken.
- Smartboard: dit is geen software, maar een apparaat dat u aansluit op een computer en projector. Het is een interactieve, digitale versie van het ouderwetse krijtbord.
Let op de valkuilen van presentatieprogramma’s
structuur
te veel sheets
Omzeil bij het gebruik van presentatieprogramma’s de volgende valkuilen:
- Te veel tekst: uw diapresentatie moet structuur geven aan het verhaal, niet het complete verhaal vertellen.
- Een te klein lettertype: houd rekening met het aantal toehoorders en de omvang van de ruimte. Iedereen moet de tekst kunnen lezen.
- Letterlijk voorlezen: dit is saai en u heeft als spreker geen toegevoegde waarde meer.
- Te veel sheets: als lezers continu nieuwe sheets te zien krijgen, zit er geen rust in uw presentatie.
- Te veel speciale effecten: die leiden af van de inhoud.
9.6.2 Technische hulpmiddelen
Het is lastig om uw presentatie overtuigend en gestructureerd te brengen als de techniek niet meewerkt. Met een beetje technisch inzicht kunt u al een hoop vervelende, zenuwslopende situaties voorkomen. Neem voor de zekerheid altijd eigen kabels en een adapter mee.
Scherm
niet in de stress
Schiet niet in de stress als u een blauw of zwart scherm te zien krijgt in plaats van uw PowerPoint. Bij een blauw scherm moet u alle kabeltjes nog even controleren. In het geval van een zwart scherm moet u de resolutie van uw laptop nog aanpassen aan de beamer. Ga hiervoor naar ‘beeldscherm’ in het configuratiescherm en pas de resolutie aan bij ‘instellingen’.
Zorg voor een back-up van uw presentatie
instellen
uitdraai
Kunt u uw presentatiebestand niet vinden in de map waar u het heeft opgeslagen? Mogelijk staat Windows ingesteld om alleen bepaalde bestandsoorten te laten zien. Stel in dat u alle bestandsoorten wilt weergeven. Grote kans dat uw bestand dan alsnog in beeld komt. Maar het kan natuurlijk voorkomen dat er écht iets mis is gegaan met opslaan, of dat uw laptop het begeeft. Zorg daarom dus altijd voor een back-up, bijvoorbeeld op een usb-stick. Neem op zijn minst een uitdraai mee op papier. Het is vervelend als het publiek niet kan meekijken, maar in ieder geval heeft u dan nog een leidraad bij het spreken.
9.6.3 Andere hulpmiddelen
ouderwetse
U heeft misschien niet altijd de beschikking over een computer of de tijd om een diapresentatie in elkaar te draaien. Gelukkig zijn er ook ‘ouderwetse’ hulpmiddelen die u kunt gebruiken. In bepaalde situaties zijn hulpmiddelen als het whiteboard en de flip-over zelfs een betere keuze.
Flip-over
kleine groep
De flip-over is in al zijn eenvoud een heel praktisch hulpmiddel. Als u voor een kleine groep staat, is de flip-over ideaal. Hij is verplaatsbaar, dus u kunt hem neerzetten waar u wilt. U kunt opgeschreven informatie weghalen door een vel om te draaien, maar u kunt dit vel net zo makkelijk weer terughalen. Daarnaast helpt de flip-over om een ontspannen, beweeglijke lichaamshouding aan te nemen: u schrijft af en toe iets op, wijst tekst aan en kunt heen en weer lopen.
Er zijn twee zaken waar u goed op moet letten als u gebruikmaakt van een flip-over: uw handschrift moet leesbaar zijn en u moet oppassen dat u niet de hele tijd met uw rug naar uw publiek staat.
Whiteboard
structureren
Ook met het whiteboard kunt u voor variatie zorgen. U kunt trefwoorden opschrijven, schema’s tekenen en uw betoog illustreren met afbeeldingen. Bedenk wel dat een whiteboard slechts zoveel oppervlak heeft als u ziet. Is het vol, dan moet u uw aantekeningen uitwissen. Denk goed na over hoe u de informatie op het bord wilt structureren. Anders is het tegen het eind een onoverzichtelijke brij aan woorden, zinnen en pijlen. Zet duidelijk bij elkaar wat bij elkaar hoort.
Interactie met het publiek krijgen
introductie
U kunt een whiteboard en flip-over prima gebruiken bij interactie met het publiek. Als u bijvoorbeeld een discussie begint, kunt u argumenten vanuit het publiek in steekwoorden opschrijven. Of u vraagt ter introductie van uw onderwerp aan uw toehoorders waar zij bij een bepaald begrip aan denken. Hun antwoorden kunt u dan direct opschrijven op de flip-over of het whiteboard.
Overheadprojector
voordelen
Via een overheadprojector kunt u sheets projecteren op een scherm. U kunt dit zien als een voorloper van de computerpresentaties, maar het biedt nog steeds voordelen. Het is op technisch gebied een stuk eenvoudiger, dus er kan technisch gezien ook minder misgaan. Met een stift kunt u bovendien ter plekke nog iets toevoegen aan de sheet. Net als bij PowerPoint moet u er echter voor oppassen dat u niet te veel informatie op uw sheets zet. Een overheadprojector zult u in de praktijk niet vaak meer tegenkomen.
Voorwerpen
onrust
U kunt ook voorwerpen meenemen naar uw presentatie. U heeft bijvoorbeeld de optie om iets rond te laten gaan door het publiek. Trek hier wel wat tijd voor uit, want dit kan onrust veroorzaken in de groep. Overweeg het eventueel aan het einde van de presentatie te doen. U kunt ook een korte demonstratie geven. Denk er dan vooraf goed over na of de ruimte er geschikt voor is: in een grote zaal, waar uw publiek op redelijke afstand van u zit, is een demonstratie met kleine voorwerpen erg slecht zichtbaar.
Hand-outs als leidraad voor uw publiek
improviseren moeilijker
U kunt ervoor kiezen om hand-outs uit te delen of online te verstrekken. Als u dit vooraf doet, vormen ze een leidraad voor uw publiek tijdens de presentatie: ze kunnen er aantekeningen bij maken. Het risico is dat ze zich te veel concentreren op de hand-out en niet meer naar u kijken en luisteren. Daarnaast is improviseren moeilijker: u kunt niet ongemerkt iets overslaan. U kunt hand-outs ook beperken tot voorbeelden en visueel materiaal. Of u geeft ze pas achteraf als een samenvatting die uw publiek later nog eens rustig kan doornemen.