1.2 Uitbesteden of zelf doen
belangrijk
In de vorige paragraaf heeft u kunnen lezen dat het bijhouden van een administratie en het op een juiste manier boekhouden erg belangrijk is. Dit geldt zowel intern (het nemen van bepaalde beslissingen) als extern (voor banken, de Belastingdienst en aandeelhouders). Er is zelfs een verplichting in de wet opgenomen.
Keuzes
uitbesteden
U heeft de volgende keuzes bij het verzorgen van de boekhouding:
- de boekhouding helemaal zelf doen;
- de boekhouding volledig uitbesteden aan een externe partij;
- een tussenvorm waarbij u zelf een deel doet en er een boekhouder/accountant meekijkt.
Hierna komen deze verschillende vormen voor het verzorgen van de boekhouding uitgebreider aan bod.
1.2.1 Boekhouding zelf doen
Is de onderneming net begonnen, dan kunt u waarschijnlijk nog wat makkelijker zelf de boekhouding doen. Alles is nog kleinschalig en u kunt vrij makkelijk het overzicht behouden en de boekhouding bijwerken.
Groeit de onderneming, dan wordt het steeds lastiger om zelf de boekhouding en administratie te doen. Goede boekhoudsoftware kan daarbij natuurlijk wel helpen (zie hiervoor uitgebreider hoofdstuk 7).
Voordelen
niet afhankelijk van anderen
Kiest uw onderneming ervoor om de boekhouding zelf te doen, dan biedt dat natuurlijk wel een aantal voordelen. Het gaat daarbij om de volgende punten:
- De ondernemer weet wat er speelt in de onderneming en heeft een goed beeld van de financiële situatie. Hierdoor is het makkelijker om de juiste beslissingen te nemen.
- De ondernemer heeft altijd zelf de cijfers bij de hand en is niet afhankelijk van anderen.
- Het bespaart kosten, want uw onderneming hoeft geen accountant of boekhouder in te schakelen. Mogelijk zijn er wel kosten voor de aanschaf van een boekhoudpakket.
Nadelen
tijdrovend
Er zitten uiteraard ook wat nadelen aan het zelf verzorgen van de boekhouding. U kunt hierbij denken aan het volgende:
- Het zelf bijhouden van de boekhouding is tijdrovend. Het is dus nodig om hiervoor tijd vrij te maken.
- Iemand moet op de hoogte zijn van de (fiscale)regels, zodat de onderneming bepaalde voordelen niet misloopt.
- De boekhouding kan vrij complex zijn. Gaat het niet goed, dan kan dat fouten tot gevolg hebben. Eventuele boetes kunnen dan flink oplopen.
1.2.2 Boekhouding volledig uitbesteden
De meeste ondernemers hebben helemaal niets met de boekhouding en administratieve afhandeling van doen. Ze houden zich liever bezig met het ondernemen. Het uitbesteden van de boekhouding en alles wat daarbij komt kijken, is dan een goede oplossing.
Voordelen
deskundig advies
Het uitbesteden van de boekhouding biedt een aantal voordelen voor uw onderneming:
- De ondernemer is minder tijd kwijt aan het verzorgen van de administratie.
- Uw onderneming profiteert van eventuele fiscale voordelen. De externe partij is namelijk op de hoogte van deze voordelen voor de onderneming.
- Uw onderneming krijgt deskundig advies over het voeren van de administratie en hoe dat het beste te doen.
Het inschakelen van een boekhouder of accountant kan de kans op fouten verkleinen. Let wel op dat de onderneming altijd zelf verantwoordelijk is. Eventuele boetes, ook bij het inschakelen van externe hulp, komen altijd voor rekening van uw onderneming.
Nadelen
kosten
bespreken
Als in de onderneming niemand op de hoogte is van de financiële en fiscale regels, is het uitbesteden van de boekhouding een goede optie. Uiteraard moet de onderneming ook rekening houden met de volgende nadelen:
- De ondernemer is zelf minder op de hoogte van de eigen boekhouding en de financiële aspecten van de onderneming.
- De kosten van een boekhouder of accountant. Het inschakelen van een externe partij voor uw onderneming is immers niet gratis.
- De onderneming moet belangrijke beslissingen bespreken met de boekhouder. De externe partij heeft namelijk meer inzicht in de gevolgen van een bepaalde beslissing. Er is dus meer overleg nodig.
Keuze
offertes
Uw onderneming kan kiezen uit verschillende externe partijen. Bij het maken van een keuze is het belangrijk dat u zich eerst goed oriënteert. Vraag verschillende offertes aan en vergelijk de verschillende partijen met elkaar. Kijk daarbij niet alleen naar de prijs, maar bijvoorbeeld ook naar wat een partij biedt, hoe de kwaliteit is en wat de service is.
Na het maken van een keuze moet uw onderneming de gemaakte keuze natuurlijk regelmatig evalueren. Is de externe partij nog steeds de juiste keuze of kunt u beter voor een andere partij kiezen?
1.2.3 Combinatie van uitbesteden en zelf doen
lagere kosten
goede mix
Veel externe partijen bieden ook een tussenvorm aan. Uw onderneming kan bijvoorbeeld zelf de boekhouding verzorgen en een accountant inschakelen voor de verschillende aangiften. Hierdoor zijn de kosten voor het inschakelen van de externe partij net iets lager. De ondernemer behoudt het inzicht in de boekhouding, omdat hij nog een deel zelf doet. Daarnaast profiteert de onderneming toch van de externe deskundigheid en loopt daardoor geen (fiscale) voordelen mis. Dit is dus een goede mix van de eerdergenoemde twee opties: volledig zelf doen of volledig uitbesteden.