4.2 Houd het simpel
Er kan veel tijd gaan zitten in het bijhouden van alle formaliteiten rondom het financiële beheer van een afdeling of van de hele onderneming. De budgetbewaking is daar een onderdeel van: Past dit in het budget? Hoeveel ruimte hebben we nog? Hoe kunnen we dit verklaren? Een budgetontvanger heeft er alle belang bij dat de tijdbesteding aan budgetbewaking beperkt blijft. Dat kan op verschillende manieren.
Pilots
opstartfase
Als de budgettering nog in de opstartfase zit, is het werken met pilots een handig middel om ervaring op te doen. Binnen de onderneming worden er – in overleg – enkele taakgebieden uitgekozen om te onderzoeken of het daar beter kan. Als taken langere tijd weinig aandacht gekregen hebben, is de kans groot dat er verbeteringsmogelijkheden liggen.
Voorbeeld van een pilot
steekproeven
Een afdeling koopt de kantoorartikelen al jaren bij dezelfde groothandel in. Enkele steekproeven doen vermoeden dat concurrenten betere omzetbonussen bieden. Het voordeel varieert van 5% tot 10%. Daarom komt er een pilot, waarin het budget ‘kantoorartikelen’ met 5% verlaagd wordt. Als na een half jaar blijkt dat dit gehaald is, wordt voor het tweede half jaar het budget met 10% verlaagd.
gedetailleerd
Het voordeel van zulke pilots is dat ze doorzichtig zijn en dat van tevoren vaststaat dat ze succesvol zullen zijn. Zo laten ze een onderneming rustig wennen aan bijgestelde budgetten.
Grote lijnen
per kwartaal
speelruimte
Een tweede mogelijkheid om is om niet al te gedetailleerd te budgetteren. Te veel detail is niet zinvol, omdat het bij het budget om verwachtingen gaat, die per definitie zullen afwijken van de werkelijke uitkomsten. Er zijn twee aandachtsgebieden:
- Voor veel posten is het niet nodig maandelijks het budget te berekenen en te bewaken. Bovendien is dit vanwege overlopende posten en de toerekening aan maanden vaak nogal bewerkelijk. Budgetberekening en -bewaking per kwartaal is een alternatief dat veel tijd scheelt en even effectief is.
- Het samentrekken van kleine budgetten – of onderbrengen van kleine budgetten in grote – geeft de budgetontvangers enige speelruimte en het voorkomt dat het nodig is om talloze kleine budgetverschillen te analyseren.