1.5 Wat budgetteren?
kosten
De toekomst van de onderneming en het beleid zijn brede begrippen. De budgettering hoeft niet per se ook zo breed te zijn. Ondernemingen kunnen de budgettering immers geheel naar eigen inzicht inrichten. In de volksmond wordt met budgetteren vooral ‘kosten bedwingen’ bedoeld. Maar u kunt ervoor kiezen om meer delen van de bedrijfsvoering te budgetteren dan alleen de kosten. Want alleen naar de kosten kijken, past toch vooral bij een krimpstrategie, die weinig oog heeft voor kansen en omzetvergroting.
Omzet
onzekere post
Bijna altijd omvatten de budgetten ook omzetbudgetten. Er worden immers doelen gesteld voor de te behalen omzetten. Hoe hoger de behaalde omzet, hoe beter. De meeste ondernemingen bepalen deze omzetbudgetten voordat de kostenbudgetten vastgesteld worden. De reden hiervoor is dat juist de omzet de grootste onzekere post in de toekomstverkenning is, want deze is afhankelijk van concurrenten, klanten en overheidsbeleid.
Aantallen
productie
Maar de budgetten kunnen meer delen van de bedrijfsvoering omvatten. Want financiële resultaten, zoals kosten en omzet, zijn afhankelijk van de activiteiten die in een onderneming plaatsvinden. Budgetten kunnen ook onderdeel van een opdracht zijn om bepaalde activiteiten uit te voeren of om een bepaalde productie te halen. Die productie kan bijvoorbeeld bestaan uit te factureren uren, geproduceerde goederen of afgeronde projecten. Kort samengevat zijn dit dus aantallen, die in budgetten opgenomen zijn.
Kwaliteit
Een fixatie op aantallen kan echter ten koste gaan van de kwaliteit van de activiteiten of productie. Daarom is het zinvol om ook iets vast te leggen over de gewenste kwaliteit.
Als alle delen van de bedrijfsvoering (kosten, omzet, activiteiten, productie en kwaliteit) in budgetten worden vastgelegd, is er eigenlijk meer sprake van prestatiemanagement dan van budgettering.
uitgangspunt
Al met al is budgetteren minder vrijblijvend dan begroten en forecasten en minder beperkt dan de term veronderstelt. Voor een optimaal effect moet u, als u budgetten opstelt of ermee omgaat, niet te dwingend of gedetailleerd plannen. Vraag beter als uitgangspunt deze vraag: ‘Hoe krijgen onze medewerkers met budgetten betere resultaten?’