7.4 Personeelsverstrekkingen

huisvesting

De derde categorie kosten waarop het BUA van toepassing is, zijn personeelsverstrekkingen en dan specifiek:

• het verlenen van huisvesting;
• het uitkeren van loon in natura;
• het geven van gelegenheid tot sport en ontspanning;
• het geven van gelegenheid tot privévervoer;
• verstrekkingen voor andere persoonlijke doeleinden van het personeel.

in loondienst

Het begrip ‘personeel’ ziet in het BUA alleen op werknemers die op het moment dat de personeelsverstrekking wordt gedaan in loondienst zijn. Oud-personeelsleden, partners en kinderen vallen niet onder de reikwijdte van het BUA.

auto

woon-
werkverkeer

fiets

Het BUA noemt ook expliciet een aantal categorieën waar de uitsluiting van BTW-aftrek niet op van toepassing is:

• de terbeschikkingstelling van een auto (voor privédoeleinden);
• het verstrekken van spijzen en dranken;
• het vervoer voor woon-werkverkeer in de vorm van besloten busvervoer;
• het onder voorwaarden verstrekken van een fiets voor woon-werkverkeer;
• outplacement.

Grensbedrag

Voor personeelsverstrekkingen geldt dezelfde grens van € 227 exclusief BTW per kalenderjaar die ook bij relatiegeschenken of andere giften geldt. U moet dus per personeelsverstrekking beoordelen of:

• de verstrekking kwalificeert voor de uitsluiting van de BTW-aftrek en niet onder een uitzondering valt; en
• de waarde van alle verstrekkingen in het kalenderjaar per werknemer meer dan € 227 bedraagt.

Als de personeelsverstrekking aan beide voorwaarden voldoet, is de BTW uitgesloten van aftrek.

7.4.1 Het verlenen van huisvesting

uitzendkracht

Voorbeelden van het verlenen van huisvesting zijn dienstwoningen en het tijdelijk ter beschikking stellen van een woning aan uitzendkrachten, zonder daarvoor een vergoeding te vragen.

Uitzendkrachten

werkplek

feiten

Het bieden van onderdak aan (buitenlandse) uitzendkrachten in hotels, pensions en vakantiewoningen in de buurt van hun werkplek valt in principe ook onder het verlenen van huisvesting. Het BUA blijft echter buiten beschouwing en de BTW is wel aftrekbaar als u aannemelijk kunt maken dat:

• bijzondere omstandigheden u dwingen om buitenlandse uitzendkrachten in dienst te nemen en hen te huisvesten; en
• het persoonlijk voordeel voor de werknemer van ondergeschikt belang is voor u.

Het is dus sterk afhankelijk van de feiten en omstandigheden of het verlenen van huisvesting leidt tot uitsluiting van de BTW-aftrek. Dat de uitzendkracht zelf ervoor kan kiezen om bij u te komen werken, is veel minder van belang dan de omstandigheden die u ertoe dwingen buitenlandse uitzendkrachten in te huren.

7.4.2 Het uitkeren van loon in natura

kerstpakket

uniform

Normaal gesproken keert u loon uit in geld en speelt het BTW-vraagstuk niet. Maar als u ook kerstpakketten, telefoon- en internetabonnementen, computers of (werk)kleding verstrekt, krijgt u toch te maken met het BUA.

Werkkleding

verboden

De BTW op uniformkleding die u ter beschikking stelt aan uw personeel is aftrekbaar en valt buiten het bereik van het BUA. Hierbij is het wel belangrijk dat:

• de kleding eigendom blijft van de werkgever;
• de werknemer de kleding moet inleveren als hij uit dienst gaat; en
• het verboden is de kleding buiten het werk om te dragen.

De kern is dus dat de kleding geen vergoeding is voor de verrichte arbeid en dat de werknemer niet verrijkt wordt door de ter beschikking gestelde kleding.

7.4.3 Gelegenheid geven tot sport en ontspanning

bedrijfsuitje

Onder het geven van gelegenheid tot sport en ontspanning vallen bijvoorbeeld een bedrijfsuitje, een personeelsfeest en het ter beschikking stellen van fitnessruimte. De kosten die u hiervoor maakt vallen ook onder het BUA.

7.4.4 Het geven van gelegenheid tot privévervoer

privévervoer

privéreis

Er zijn diverse manieren waarop u als ondernemer uw personeel de gelegenheid tot privévervoer kunt geven. Denk bijvoorbeeld aan een auto van de zaak, openbaar vervoer en een fiets. De auto van de zaak is binnen het BUA expliciet uitgezonderd en voor de fiets geldt een bijzondere regeling waar u in paragraaf 7.4.5 meer over kunt lezen. Zakelijke reizen met het openbaar vervoer zijn geen probleem: de BTW die daarop drukt is gewoon aftrekbaar. Privéreizen met het openbaar vervoer vallen wel onder het BUA. De BTW op die kosten is dus niet aftrekbaar.

Ov-abonnement

Geeft u uw personeel een vergoeding voor een ov-abonnement, dan moet u bepalen welk deel van het abonnement wordt gebruikt voor privéritten. Voor dat deel is de BTW uitgesloten van aftrek. Woon-werkverkeer valt in dit kader ook onder privéreizen waarop de BTW niet aftrekbaar is.

Besloten busvervoer

groepsvervoer

restcategorie

Een bijzondere uitzondering in deze categorie is het vervoer van woon-werkverkeer in de vorm van besloten busvervoer. Besloten busvervoer is een categorie uit de Nederlands Wet personenvervoer 2000. Deze wet maakt onderscheid tussen openbaar vervoer, besloten vervoer en taxivervoer. Besloten busvervoer omvat onder meer groepsvervoer, pendeldiensten en touringcarvervoer. Als uw personeel met besloten busvervoer wordt vervoerd tussen hun woon- of verblijfplaats en hun werkplek, dan valt het niet onder het BUA, dan is de BTW aftrekbaar.

7.4.5 Verstrekkingen voor andere persoonlijke doeleinden

In het BUA vindt u ook een restcategorie die gecreëerd is om ervoor te zorgen dat in principe elke personeelsverstrekking voor privédoeleinden van het personeel voor de BTW uitgesloten is van aftrek. Voor een aantal personeelsverstrekkingen die onder deze categorie zouden kunnen vallen is in het verleden al vast komen te staan dat de aftrek van BTW niet wordt beperkt door het BUA.

Parkeergelegenheid

Zo heeft de staatssecretaris van Financiën in een besluit van 20 december 2011 het standpunt ingenomen dat het verstrekken van parkeergelegenheid voornamelijk plaatsvindt voor bedrijfsdoeleinden. Daarvoor is uitsluiting van aftrek dan ook niet aan de orde.

Werkzaamheden van arbodiensten

bedrijfsbelang

In een besluit van 29 maart 2016 heeft de staatssecretaris goedgekeurd dat de werkzaamheden van arbodiensten voornamelijk het bedrijfsbelang dienen. Daardoor wordt de BTW-aftrek op deze diensten niet beperkt door het BUA.

Cursussen

functie

scholings­kosten

Als uw werknemer een cursus volgt en u vergoedt de kosten, dan is de BTW in principe niet aftrekbaar onder het BUA. Het gaat hier uiteraard om cursussen waar de onderwijsvrijstelling niet voor geldt. Als er een duidelijke relatie bestaat tussen de cursus en de functie van uw werknemer, is het BUA niet van toepassing. Naast losse en kortdurende cursussen kunt u ook te maken hebben met verplichte scholing en certificatie van uw werknemers. Ook op deze kosten kan BTW drukken die in principe onder het BUA niet aftrekbaar is. De staatssecretaris heeft aangegeven dat de BTW op scholingskosten toch aftrekbaar is, als er wordt voldaan aan de algemene voorwaarden voor BTW-aftrek:

• De BTW is in rekening gebracht aan de ondernemer en niet aan de werknemer die de opleiding volgt.
• De BTW heeft betrekking op een prestatie die aan de ondernemer is verricht.
• De BTW is vermeld op een correcte factuur.
• De ondernemer gebruikt de afgenomen prestaties voor zijn BTW-belaste prestaties.

Met andere woorden, u als ondernemer bent de opdrachtgever voor het scholings- of opleidingsinstituut en de factuur moet op de bedrijfsnaam staan. Als de werknemer de kosten bij u declareert, is er geen aftrek van BTW mogelijk.

Fiets

e-bike

Zoals eerder al genoemd valt het verstrekken van een fiets voor privévervoer niet onder het BUA, maar bestaat daar een aparte regeling voor. Om te beginnen is een fiets ‘een rijwiel zonder hulpmotor of een rijwiel met elektrische hulpmotor die trapondersteuning verleent’ (een e-bike). Een fiets met een verbrandingsmotor is voor het BUA geen fiets.

Privégebruik fiets

woon-
werkverkeer

aannemelijk

reisdagen

Het ligt voor de hand dat uw werknemer de fiets ook voor andere privéritten gebruikt dan alleen het woon-werkverkeer. Hiervoor is geen aanvullende correctie op de BTW-aftrek nodig, als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• In het kalenderjaar en de twee voorgaande kalenderjaren mag aan de werknemer geen andere fiets zijn verstrekt of ter beschikking gesteld.
• U als werkgever moet aannemelijk kunnen maken dat uw werknemer de fiets gedurende drie jaar gebruikt voor meer dan de helft van het aantal dagen dat hij pleegt te reizen in het kader van woon-werkverkeer.
• U als werkgever moet aannemelijk kunnen maken dat niet voor 50% of meer van de reisdagen in het kader van woon-werkverkeer wordt voorzien in een vergoeding of ander vervoer dan de fiets.

Als u aan deze voorwaarden voldoet, telt de waarde van de verstrekte fiets niet mee bij de berekening van de BUA-grens van € 227. Voldoet u niet aan deze voorwaarden? Dan is het BUA volledig van toepassing op de terbeschikkingstelling van de fiets.