4.1 Inhoud en werking
voor elke transactie
In de algemene voorwaarden staan de afspraken die voor elke transactie van uw onderneming gelden. De algemene voorwaarden bestaan onder meer uit afspraken over de betaling, de levering, het transport, de verzekeringen, de garantieaspecten en het afhandelen van geschillen en overige juridische aspecten. Algemene voorwaarden gaan normaal gesproken pas een rol spelen als er tussen uw onderneming en een klant onverhoopt een meningsverschil ontstaat.
Uw onderneming is niet verplicht om de algemene voorwaarden te deponeren bij de KvK of de rechtbank, maar dit is wel aan te raden. Door te deponeren kan iedereen namelijk kennisnemen van uw voorwaarden.
Voorwaarden moeten waterdicht zijn
afwijkende activiteiten
De meeste brancheverenigingen beschikken over standaardvoorwaarden. Mocht u voor uw onderneming afwijkende activiteiten ondernemen, dan is het verstandig om een jurist of notaris in te schakelen om voorwaarden op maat op te stellen. Dit geldt ook als er in uw branche geen standaardvoorwaarden beschikbaar zijn.
De voorwaarden moeten namelijk juridisch gezien waterdicht zijn, anders heeft u er weinig aan. Zo is het bij het opstellen van de voorwaarden onder meer van belang dat deze niet te eenzijdig zijn opgesteld. Uw onderneming moet dus ook rekening houden met de belangen van de afnemers.
4.1.1 Kennisnemen van voorwaarden
verwijzen niet voldoende
Uw onderneming moet de klant van de algemene voorwaarden op de hoogte stellen voordat één van de werknemers een zakelijke transactie afsluit. Alleen verwijzen naar de algemene voorwaarden is niet voldoende. Deze zijn in principe pas na aanvaarding van toepassing.
Vooraf
akkoord
De klant moet vooraf de kans krijgen om kennis te nemen van de voorwaarden. Daarna geeft hij zowel akkoord voor de opdracht als voor de algemene voorwaarden. Er zijn behoorlijk wat leveranciers die de voorwaarden op de achterkant van de factuur afdrukken. Dat is niet voldoende, omdat de afnemer de algemene voorwaarden pas leest nadat de goederen of diensten zijn geleverd.
Het is beter om de algemene voorwaarden af te drukken op de achterkant van de bestelbon en het briefpapier. De afnemer krijgt de voorwaarden dan eerder onder ogen.
Opdrachtbevestiging
afzien van de koop
De klant moet vooraf uw voorwaarden hebben gekregen en bekeken. Op basis van uw algemene voorwaarden moet hij kunnen besluiten om wel of niet af te zien van de koop. Hij kan natuurlijk ook verzoeken om afwijkende voorwaarden op te laten nemen in de overeenkomst.
Het is verstandig om de algemene voorwaarden bij te sluiten bij een opdrachtbevestiging of offerte. De afnemer moet dan niet alleen de opdrachtbevestiging ondertekenen, maar voorziet ook de algemene voorwaarden van zijn handtekening.
4.1.2 Juridisch conflict
Heeft uw onderneming algemene voorwaarden maar heeft de klant deze niet vooraf kunnen inzien, dan heeft dat serieuze consequenties bij een meningsverschil. Stel dat de voorwaarden pas na levering aan de afnemer zijn overhandigd. Ontstaat er vervolgens een conflict, dan zal de rechter oordelen dat dit te laat is gebeurd en de algemene voorwaarden niet van toepassing verklaren.
Onredelijk
geen bezwaar
Heeft u een conflict mét geaccepteerde algemene voorwaarden, dan staat uw onderneming bij een juridische procedure juist sterker. De afnemer kan dan immers geen bezwaar maken tegen één of meer bepalingen die in uw voorwaarden worden genoemd, bijvoorbeeld met betrekking tot de garantie of de betaling, aangezien hij vooraf heeft getekend voor akkoord.
In de praktijk blijkt dat de rechter de algemene voorwaarden zal volgen als de afnemer ze vooraf heeft getekend, tenzij deze onredelijk bezwarend zijn.
4.1.3 Wettelijke bescherming consumenten
goed product leveren
De wet biedt consumenten extra bescherming, zoals de plicht van de verkoper om een goed product te leveren en de verplichting om bij een klacht niet naar de fabrikant te verwijzen maar het probleem zelf op te lossen. Sinds 13 juni 2014 hebben consumenten geen zeven, maar 14 dagen bedenktijd bij aankopen op afstand (zoals aankopen online of via de telefoon).
Onderscheid
zakelijke klanten
Het onderscheid tussen consumenten en niet-consumenten kunt u meenemen bij het opstellen van de algemene voorwaarden, bijvoorbeeld door aparte voorwaarden op te stellen voor zakelijke klanten. Want waarom zou u niet-consumenten dezelfde uitgebreide bescherming geven als consumenten als dat niet wettelijk verplicht is?
Verplicht om deugdelijk product te leveren
voordeel van de consument
In de Europese Richtlijn Koop en Garantie is een wettelijke garantietermijn van twee jaar opgenomen. Deze is als minimum voorgeschreven aan de lidstaten van de EU. Elke lidstaat mag afwijken van deze hoofdregel, zolang dat maar in het voordeel van de consument is. In de Nederlandse wet staat dat het product ‘deugdelijk’ moet zijn. Dit betekent dat de consument van veel producten mag verwachten dat deze langer meegaan dan twee jaar.
4.1.4 Voorwaarden regelmatig controleren
kritisch bekijken
Het is verstandig om eens in de zoveel jaren de algemene voorwaarden weer eens kritisch te bekijken. Misschien hanteerde uw onderneming tot nu toe een betalingstermijn van een maand en wilt u eigenlijk naar 30 of 14 dagen. Ook is het niet ondenkbaar dat uw onderneming nieuwe activiteiten heeft opgestart, zoals een webwinkel, die om een aanpassing van de voorwaarden vragen.
De gewijzigde algemene voorwaarden moet u vóór een nieuwe transactie aan de klant overhandigen. Voeg deze altijd bij en zorg dat de klant expliciet met de nieuwe voorwaarden akkoord gaat.