5.2 Bepalingen in de overeenkomst

vrijwilligers­­reglement

Een aantal onderwerpen horen zeker thuis in de overeenkomst. Organisaties die veel met vrijwilligers werken, stellen in plaats van individuele vrijwilligersovereenkomsten vaak een vrijwilligersreglement op, dat geldt voor alle vrijwilligers in de organisatie.

5.2.1 Inhoudelijke eisen

afspraken 
en taken

Het werk van vrijwilligers is van groot belang; zij voegen iets toe aan de kwaliteit van de dienstverlening. Voor de vrijwilligers zelf is het werk eveneens van grote waarde. Het werk wordt gezien als een waardevolle tijdbesteding. Tegelijkertijd moet u als organisatie erop kunnen vertrouwen dat de vrijwilliger de afspraken en taken nakomt. Bijvoorbeeld over de aard van de werkzaamheden. Dit legt u vast in een overeenkomst over uit te voeren werkzaamheden.

inhoudelijke eisen

In de eerste plaats moet u in een vrijwilligersovereenkomst vermelden aan welke eisen iedere vrijwilliger moet voldoen. Het gaat hierbij om de zogenoemde ‘inhoudelijke eisen’, waaraan een vrijwilliger moet voldoen om bij de organisatie te kunnen passen. Een dergelijke eis wordt meestal heel ruim gedefinieerd, bijvoorbeeld als volgt: “De vrijwilliger heeft affiniteit met de doelstelling en de doelgroep van de organisatie”. Iemand die niet aan deze inhoudelijke eisen kan of wil voldoen, moet u nooit aannemen als vrijwilliger.

5.2.2 Werkzaamheden

Hier staat iets over de taak of taken die de vrijwilliger gaat uitvoeren. Ook de afspraken over beschikbaarheid en werktijden kunt u hier opnemen. En wat de vrijwilliger moet doen als hij is verhinderd door bijvoorbeeld ziekte.

5.2.3 Organisatorische eisen

functionele eisen

ziekmeldingen

Naast de inhoudelijke eisen moet een vrijwilliger ook voldoen aan organisatorische en/of functionele eisen. Ook dergelijke vereisten moet u opnemen in de vrijwilligersovereenkomst. Onder organisatorische eisen valt bijvoorbeeld in welke mate een medewerker beschikbaar moet zijn. Of de procedure bij ziekmeldingen. Zo heeft een voetbalclub niets aan een scheidsrechter die op zaterdag en zondag nooit beschikbaar is omdat hij dan werkt. En een trainer moet in principe wekelijks beschikbaar zijn. Zo heeft iedere vereniging of stichting wel bepaalde organisatorische eisen. Zorg er wel voor dat u hiermee niet te krampachtig omgaat. Het is belangrijk dat u uitgaat van wat de vrijwilliger wil doen, wat op zijn of haar interesses aansluit en op welke momenten de vrijwilliger zich wil inzetten. Denk bijvoorbeeld aan het instellen van toerbeurten.

5.2.4 Looptijd

opzegtermijn

Ook is het goed af te spreken vanaf wanneer en voor hoeveel tijd de vrijwilliger zich gaat inzetten. Bijvoorbeeld of de overeenkomst voor een bepaalde tijd is, bijvoorbeeld voor de duur van een project, of voor onbepaalde tijd. Ook vermeldt u hier de eventuele opzegtermijn.

5.2.5 Proeftijd

proeftijd

U kunt in de vrijwilligersovereenkomst gerust een proeftijd afspreken. Beide partijen kunnen zo een tijdje aankijken of de samenwerking bevalt. De vrijwilliger kan vaststellen of zijn werkzaamheden bevallen en uw organisatie bij hem past. U krijgt van uw kant een indruk van zijn mogelijkheden en capaciteiten.

Begeleiding, informatie en scholing

bijscholing

Door wie en hoe wordt de vrijwilliger begeleid, welke informatie kan hij verwachten en wordt iets gedaan aan bijscholing en deskundigheidsbevordering?

5.2.6 Onkostenvergoeding

onkosten

Als u de onkosten van de vrijwilliger vergoedt, doet u er verstandig aan de regels hiervoor in de vrijwilligersovereenkomst op te nemen (zie verder hoofdstuk 6).

Conflicten en geheimhouding

conflicten

vertrouwens­­persoon

In het geval van conflicten kunt u verwijzen naar een eventuele conflictregeling. En tot wie de vrijwilliger zich kan wenden, zoals een vertrouwenspersoon. In de geheimhoudingsclausule staat bijvoorbeeld dat de vrijwilliger de organisatie op correcte wijze dient te vertegenwoordigen en zorgvuldig moet omgaan met interne informatie.