5.1 Wederzijdse afspraken
conflict
Ook in het geval van een meningsverschil of conflict is het prettig om een aantal afspraken op papier vast te leggen. Dwingende eisen zullen uw vrijwilligers afschrikken. Het gaat er dus om te proberen om wederzijdse afspraken zo helder mogelijk te maken. Vooral als het vrijwilligerswerk continuïteit vereist, bijvoorbeeld bij een chauffeursdienst in de zorg of een telefonische hulpdienst, is dat erg belangrijk.
Het belang van beide partijen
rechten
Een vrijwilligersovereenkomst kan weerstand oproepen, vooral bij mensen die al jaren vrijwilligerswerk doen zónder. In dat geval is het belangrijk om goed te benadrukken dat het in het belang van beide partijen is. Want er staan niet alleen plichten voor de vrijwilliger in de vrijwilligersovereenkomst, maar ook rechten: waar mag de vrijwilliger in uw organisatie op rekenen?
Dat maakt een overeenkomst voor vrijwilligers ook juist aantrekkelijk: kennelijk wordt een vrijwilliger in uw organisatie serieus genomen, is er aandacht voor zijn rechten én plichten.
Communiceer helder over het hoe en waarom en het belang voor beide partijen. Denk ook na over de naam die het krijgt: vrijwilligerscontract is niet zo’n aantrekkelijke term. Duidelijker en minder zwaar zijn de namen vrijwilligersovereenkomst of samenwerkingsovereenkomst.
Verbetering van de positie
plichten
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom de samenwerking tussen uw organisatie en de vrijwilliger niet meer goed verloopt. Het kan zijn dat uw vrijwilliger niet (meer) functioneert. Iemand kan onvoldoende kwaliteiten hebben, niet mee kunnen doen met de manier van werken in uw organisatie, te weinig motivatie hebben of juist te veel motivatie en daardoor grenzen overschrijden. Door wederzijdse rechten en plichten vast te leggen, verbetert u de (rechts)positie van de vrijwilliger. Het bakent de grenzen van de onderlinge verhoudingen en verwachtingen af. Ook al wil de vrijwilliger vaak gewoon de handen uit de mouwen steken en zich niet te veel bezighouden met regeltjes, als het fout gaat is het toch fijn als een en ander is vastgelegd.
beleid
De vrijwilligersovereenkomst staat niet op zich, maar maakt deel uit van het gehele vrijwilligersbeleid van de organisatie. Uw beleid komt terug in de bepalingen van de vrijwilligersovereenkomst. Leg de nieuwe vrijwilliger uit waarom het belangrijk is dat hij de overeenkomst tekent.