2.2 Taakomschrijving
In de meest voorkomende gevallen werft u vrijwilligers, omdat u een tekort heeft aan mankracht of bepaalde kennis en ervaring. Het is zaak dit eerst te verkennen. Inventariseer waar uw organisatie precies behoefte aan heeft en welke werkzaamheden u de nieuwe vrijwilliger wilt laten uitvoeren. Omschrijf zijn taken nauwkeurig. Dit maakt straks de werving en selectie van de juiste vrijwilliger een stuk makkelijker.
2.2.1 Betrek de doelgroep erbij
Een veelvoorkomend probleem bij vrijwilligersorganisaties is het formuleren of bedenken van leuke, aantrekkelijke klussen. Zeker als uw organisatie met nieuwe doelgroepen aan de slag wil, zoals scholieren (maatschappelijke stages), jongeren, allochtonen of gehandicapten. Betrek de mensen uit de betreffende doelgroep(en) erbij en vraag gerust om eens mee te denken. Zij weten zelf heel goed wat ze leuk vinden en wat ze wel of niet kunnen of mogen. Bovendien bespaart u zichzelf een vaak onmogelijke klus: u kunt niet weten wat scholieren van veertien leuk vinden of wat een gehandicapte wel en niet kan doen. Eenvoudigweg omdat u zelf niet of niet meer tot de doelgroep behoort. Door mensen uit de doelgroep mee te laten denken over bepaalde onderwerpen, laat u zien dat u hen serieus neemt en dat is al een belangrijke stap in het binden van vrijwilligers.
2.2.2 Profiel opstellen
profiel
Als de taken voor alle betrokkenen helder en duidelijk zijn, kijkt u vervolgens wat iemand moet kunnen om die taken goed uit te kunnen voeren. Soms zijn het heel eenvoudige vaardigheden of kwaliteiten als: op tijd komen, samenwerken, computervaardigheden of initiatiefrijk. Op basis van deze informatie stelt u het profiel op waar de vrijwilliger die u wilt werven aan moet voldoen.
intakegesprek
selecteren
In een selectie- of intakegesprek kijkt u samen met de vrijwilliger naar het profiel en beslist u of de vrijwilliger de juiste aanwinst is voor uw organisatie. U kunt beter strenger selecteren bij de poort, dan opgescheept zitten met vrijwilligers waar u eigenlijk niet veel aan heeft.
Wat heeft uw organisatie te bieden?
materiële beloning
Iedereen wil wel iets terug voor zijn vrijwillige inzet: voor de een is het de zinvolle vrijetijdsbesteding, voor de ander is het de status die aan een bestuursfunctie hangt of de sociale contacten. En sommigen zijn meer geïnteresseerd in de materiële beloning in de vorm van een financiële vergoeding of cadeautjes. Zoveel vrijwilligers, zoveel verschillende beloningen. Het is dus belangrijk te weten wie u zoekt, zodat u een beloning op maat kunt bieden.
Stel u zelf de vraag: ‘Waarom zou iemand vrijwilliger bij mijn organisatie willen worden?’ Vraag uzelf dus eigenlijk af wat u vrijwilligers heeft te bieden en wat er zo leuk en interessant is aan juist úw organisatie. Als u hierop het antwoord weet, weet u ook waarom mensen een deel van hun vrije tijd op zouden willen offeren om juist bij uw organisatie te komen werken.
Dit is uiteraard uw beste verkoopargument. Want als u weet wat er zo leuk is bij uw organisatie, dan kunt u dat vast ook overbrengen op de mensen die u wilt binnenhalen.
2.2.3 Goede match
In tal van situaties kan sprake zijn van een verkeerde vrijwilliger. Maar wat is er dan precies verkeerd aan? Hierbij kunt u een onderscheid maken tussen drie benaderingen van vrijwilligerswerk:
- De eerste benadering heeft betrekking op de drieslag van het vrijwilligerswerk: bereidheid, beschikbaarheid en bekwaamheid. Hiermee wordt bedoeld dat er alleen een goede match is tussen een vrijwilliger en een specifieke taak als de vrijwilliger bereid, beschikbaar en bekwaam is. Zonder goede match is er sprake van een verkeerde vrijwilliger.
- De tweede benadering heeft betrekking op de kwantiteit en de kwaliteit van vrijwilligers. Soms hebben organisaties gewoon te veel vrijwilligers (kwantiteit) of vrijwilligers die hun taken niet aankunnen (kwaliteit).
- De derde benadering heeft betrekking op de context waarin de vrijwilliger zich bevindt. Dat heeft voor een groot deel te maken met de kenmerken van de nieuwe typen vrijwilligers die aan het ontstaan zijn, zie hoofdstuk 4. Maar er kan ook in fundamentele zin sprake zijn van een verkeerde context. Voorbeeld: de zedendelinquent die vrijwilligerswerk wil doen op een school.