2.2 De middelen
risico
Als het doel helder is geformuleerd, kunt u een plan opstellen en vaststellen welke middelen het team nodig heeft. De basis daarvoor is een zo compleet mogelijk beeld van alle activiteiten die nodig zijn om het doel te bereiken. Dit zijn dus ook activiteiten om risico’s of randvoorwaarden te ‘managen’. Hierbij gaat het om de volgende zaken.
2.2.1 Activiteiten, fasering en mijlpalen
De activiteiten die een team uitvoert, kunt u groeperen.
Om de groepering heen kunt u een workflow of een fasering bepalen die weer leidt tot het vastleggen van kritische momenten. Daarbij kunt u denken aan een evaluatie, de oplevering van deelproducten of jaarverslagen.
Afdeling Inkoop bouwbedrijf Doorzon
De inkoopafdeling van Doorzon heeft haar taken gegroepeerd rond ‘buiten’ en ‘binnen’. Er zijn dus medewerkers buitendienst en medewerkers binnendienst. Beide groepen hebben een eigen workflow en eigen processen. De resultaten van de buitendienst zijn de afspraken en de goede werkrelatie met de leveranciers. Het resultaat van de binnendienst is de administratieve verslaglegging.
Werkgroep Invoering nieuwe strategie Hupselerwaard
volgorde
resultaten
De leden van de werkgroep Invoering nieuwe strategie van de gemeente Hupselerwaard hebben een aantal activiteiten geformuleerd om hun resultaten te bereiken. Ze hebben er een volgorde aan gekoppeld. Eerst algemene bijeenkomsten voor alle medewerkers om de informatie over te brengen, daarna een workshop per afdeling om vragen te beantwoorden en ten slotte een intranetpagina en een ‘vraagbaak nieuwe strategie’. De resultaten van de activiteiten zijn achtereenvolgens ‘informatie overdragen’, ‘vragen beantwoorden’ en ‘antwoord geven op persoonlijke en urgente vragen’.
2.2.2 Geld, tijd en kwaliteit
kwaliteits- criteria
Als alle activiteiten goed zijn beschreven, kunt u de stap maken naar tijd, geld en kwaliteit. Dit zijn de drie belangrijkste knoppen om aan te draaien wanneer u het ‘harde’ proces van het team wilt managen. U kunt op deze manier precies vaststellen hoeveel tijd en geld er nodig is per activiteit, fase of workflow. Ook kunt u zo bepalen welke kwaliteitscriteria er gelden tijdens de kritische momenten.
Afdeling Inkoop bouwbedrijf Doorzon
De inkoopafdeling van Doorzon werkt in een continu proces, een workflow. De organisatie heeft een begroting opgesteld voor het team waarin de activiteiten, de medewerkers en de kosten zijn opgenomen. Daarnaast is er in het teamplan afgesproken wanneer het team ‘het goed gedaan’ heeft.
Werkgroep Invoering nieuwe strategie Hupselerwaard
meer tijd
De werkgroep Invoering nieuwe strategie heeft een budget van de gemeente gekregen. Daarnaast hebben leidinggevenden de leden van de werkgroep een indicatie gegeven van de tijd die ze hieraan mogen besteden. Na een tijdje heeft de werkgroep om meer tijd gevraagd, aangezien de activiteiten omvangrijker werden dan ze in eerste instantie dachten. Om te meten of ze hun doel zouden bereiken, heeft de werkgroep verschillende evaluatiemomenten ingesteld.
2.2.3 Voortgang, besluitvorming en bijsturing
kosten
voortgangsrapportage
Zoals gezegd zijn tijd, geld en kwaliteit de belangrijkste ‘harde’ factoren voor een team. De vragen ‘wat gaan we opleveren?’, ‘wat mag het kosten?’ en ‘hoe lang mogen we erover doen?’ bepalen hoofdzakelijk hoe een team werkt. Dat proces moet u wel bewaken. Als sluitstuk regelt u daarom die bewaking van het proces, bijvoorbeeld in voortgangsrapportages, evaluatieverslagen of overleggen.
U maakt met het team afspraken over wie besluiten neemt en wanneer hij dat doet. Ook bespreekt u – als bijsturing nodig zou zijn – op welke momenten dat gebeurt en wie dit beslist.
Afdeling Inkoop bouwbedrijf Doorzon
Het inkoopteam van Doorzon is strak georganiseerd. Alles is afgesproken en gedocumenteerd. Vanuit dat proces volgen logisch alle beslismomenten en bijstuurpunten.
Werkgroep Invoering nieuwe strategie Hupselerwaard
analyseren
De werkgroep Invoering nieuwe strategie heeft een duidelijke deadline: het moment waarop de gemeente de strategie invoert. De werkgroep heeft alle activiteiten afgestemd op dit moment. De intranetpagina en de ‘vraagbaak’ blijven ook bestaan na de invoering van de nieuwe strategie. De werkgroep wil zijn effectiviteit bepalen door middel van evaluaties. Die bestaan uit het analyseren van gesprekken en vragen die medewerkers op papier beantwoorden. Mocht daaruit naar voren komen dat medewerkers of inwoners informatie missen of zich onzeker voelen, dan zal de werkgroep zijn activiteiten hierop afstemmen. Als er extra tijd of geld nodig is, gaan de teamleden in overleg met het Gemeentelijk Managementteam.