2.1 Het doel
Een goed geformuleerd doel vormt het startpunt voor elk team. De vraag waarom een team bestaat, is volledig terug te voeren op dit doel. Want als een team geen doel heeft, kan het tenslotte net zo goed niet bestaan.
doel- formulering
verantwoordelijkheid
Stel, u wilt een team opzetten dat verantwoordelijk is voor de communicatie naar de markt. Dan volstaat een doelformulering als ‘Dit team is verantwoordelijk voor goede communicatie met de markt’ niet. Want: wat is dan uw markt? Wat is goede communicatie? Waar begint en eindigt de verantwoordelijkheid van het team? En nog veel lastiger, hoe zou u dan het doel van de financiële afdeling omschrijven?
Een goed geformuleerd doel beschrijft waar een team verantwoordelijk voor is, wat het op moet leveren en hoe een team dat moet gaan doen. Bij dat laatste punt gaat het om de activiteiten die een team daarvoor moet uitvoeren.
In de praktijk is het lastig genoeg om aan bovenstaande vuistregels te voldoen. Er zijn drie aandachtspunten die helpen bij de beschrijving van het doel van een team.
2.1.1 De context
waarom
Het eerste aandachtspunt bij het opzetten van een team is de context. Waarom is het team opgezet? De volgende vragen staan bij dit aandachtspunt centraal.
Waar komt de behoefte aan het team vandaan?
bestaansreden
Het antwoord is afhankelijk van het soort team dat u leidt. Een tijdelijk team zal een andere bestaansreden hebben dan een permanent team.
Afdeling Inkoop bouwbedrijf Doorzon
De afdeling Inkoop van Doorzon is opgericht toen de organisatie groeide en er behoefte ontstond aan één of meer personen die zich bezig zouden houden met het zo goed mogelijk inkopen van materialen. Doorzon probeert met het opzetten van de afdeling inkoopvoordeel te realiseren.
Werkgroep Invoering nieuwe strategie Hupselerwaard
emotie
bekendmaken
De nieuwe strategie is voor de gemeente Hupselerwaard erg belangrijk. Maar veel medewerkers vinden grote veranderingen spannend en de vernieuwing zal dus veel emoties oproepen binnen de organisatie. De werkgroep is opgezet om ervoor te zorgen dat de organisatie de nieuwe strategie zo goed mogelijk (en dus met zo min mogelijk weerstand) zal accepteren en uitdragen.
Wat is het grote geheel?
keuze
Met deze vraag achterhaalt u wat ertoe heeft geleid dat het team is opgezet. Welke keuzes zijn eraan voorafgegaan? Welke factoren hebben bijgedragen?
Afdeling Inkoop bouwbedrijf Doorzon
concurrent
Doorzon begon opdrachten te verliezen. Na onderzoek bleek dat andere organisaties goedkoper waren. En dat terwijl de marges van Doorzon niet heel hoog waren. Uiteindelijk bleken de concurrenten hun marges op de inkoop te maken en daardoor goedkoper te kunnen verkopen.
Werkgroep Invoering nieuwe strategie Hupselerwaard
uitrollen
De gemeentesecretaris heeft links en rechts gevraagd hoe men tegen de nieuwe strategie aankeek. Dat bleek niet alleen maar positief. Zij wist hoe belangrijk het is voor het effect van een nieuwe strategie dat deze breed wordt gedragen en kwam op het idee om een groepje te laten onderzoeken hoe de gemeente de nieuwe strategie het beste in de organisatie kan uitrollen.
Is er een historie?
keuzeproces
Vaak passeren meerdere ideeën voordat de directie een keuze maakt. Negatieve ervaringen en keuzeprocessen spelen een belangrijke rol bij het ontstaan van een team.
Afdeling Inkoop bouwbedrijf Doorzon
onder controle
Doorzon heeft verschillende pogingen gedaan om de inkoop onder controle te krijgen. De directeur-eigenaar was in eerste instantie overtuigd dat hij het zelf het beste kon, maar het ontbrak hem uiteindelijk aan de tijd. Vervolgens heeft hij een commercieel wonderkind ingehuurd dat over alle inkoop zou moeten onderhandelen. Maar die persoon bleek niets van de bouwwereld te weten. Toen beide pogingen niet bleken te werken, heeft hij een tweetal mensen de opdracht gegeven zich enkel en alleen met inkoop bezig te houden.
Werkgroep Invoering nieuwe strategie Hupselerwaard
vernieuwing
Het personeelsbestand van de gemeente Hupselerwaard bestaat uit oudere medewerkers. De gemiddelde leeftijd is vijftig. De meeste mensen zijn binnengekomen in de tijd van de kaartenbak en de loketten. De gemeente stopte vernieuwingen vaak al voor ze enigszins waren uitgerold. De medewerkers werken graag zoals ze gewend zijn te doen. Hun manier van werken sluit goed aan bij de inwoners van de gemeente. Nu moet het anders, omdat de gemeente van de landelijke politiek mee moet in de vaart der volkeren. Er is de gemeentesecretaris nogal veel aan gelegen dat iedere medewerker de strategie uitdraagt. Een werkgroep is nu de meest logische oplossing.
Wat is de probleemdefinitie?
doelomschrijving
Wat probeert u op te lossen? Wat is er aan de hand? Een goede doelomschrijving kan niet zonder een goed vertrekpunt.
Afdeling Inkoop bouwbedrijf Doorzon
Het probleem bij Doorzon is dat het tussen de 70% en de 80% van de offertes op prijs verliest.
Werkgroep Invoering nieuwe strategie Hupselerwaard
probleem
Het probleem in Hupselerwaard is dat de afgelopen 25 jaar veranderingen in de gemeentelijke organisatie nauwelijks zijn doorgevoerd zoals ze zijn geïnitieerd en dat de gemeente de huidige veranderingen móet invoeren.
Hoe ziet het krachtenveld van de betrokkenen eruit?
Een probleem staat nooit op zichzelf. Er zijn altijd meerdere partijen bij betrokken.
Het is belangrijk dat u voorafgaand aan het beschrijven van het doel van het team goed in kaart brengt welke betrokkenen er zijn.
Afdeling Inkoop bouwbedrijf Doorzon
marge
Projectleiders bij Doorzon waren in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor de inkoop. De ondersteuning maakte berekeningen op basis van de inkoop met een marge voor de uiteindelijke offerte. Bij grote projecten deed de directeur de onderhandelingen. Uiteindelijk betaalde financiën de crediteuren altijd na betaling van de klant.
Werkgroep Invoering nieuwe strategie Hupselerwaard
inwoners
verlengde
Naast de medewerkers van de gemeente zijn ook de OR, het gemeentebestuur, de gemeenteraad en de inwoners van de gemeente betrokken bij de verandering.
Welke risico’s en randvoorwaarden zijn er?
Risico’s en randvoorwaarden liggen in elkaars verlengde. Een randvoorwaarde waar niet aan is voldaan, is een risico. Bij het formuleren van het doel moet u risico’s en randvoorwaarden goed in het oog houden.
Afdeling Inkoop bouwbedrijf Doorzon
voorwaarde
wildgroei
Bij het opzetten van een inkoopteam stelt de directeur van Doorzon een aantal voorwaarden:
- de medewerkers van het team snappen de bouwwereld. Risico: de inkoop van verkeerde of kwalitatief slechte goederen door te weinig kennis.
- de medewerkers van het team zijn onderhandelvaardig. Risico: het gebrek aan vaardigheden maakt de inkoop alsnog te duur.
- de medewerkers van het team snappen dat ze onderdeel zijn van een keten. Risico: als de inkopers alleen afgaan op financieel voordeel is er straks een wildgroei aan leveranciers waar andere betrokkenen last van hebben.
- de medewerkers van het team houden kwaliteit hoog in het vaandel. Risico: door te focussen op financieel voordeel koopt het team kwalitatief slechte producten in.
Werkgroep Invoering nieuwe strategie Hupselerwaard
weerstand
De gemeentesecretaris van Hupselerwaard formuleert de volgende randvoorwaarden voor het team:
- de samenstelling van het team moet een dwarsdoorsnede zijn van de organisatie. Risico: medewerkers voelen zich niet gezien als hun groep niet is vertegenwoordigd.
- de leden van het team moeten het belang snappen van het slagen van de verandering. Risico: de groep zwakt de verandering af om weerstand te voorkomen.
- de leden van het team moeten vaardig zijn in omgaan met weerstand. Risico: leden van het team geven toe of praten mee met kritische medewerkers.
2.1.2 Resultaat en effecten
uit elkaar houden
Resultaat en effect van de werkzaamheden zijn belangrijke factoren die u goed uit elkaar moet houden. ‘De operatie is geslaagd, maar de patiënt is overleden’, is een gezegde dat dat mooi weergeeft.
Als een team zich blindstaart op het doel zonder de redenen voor het opzetten van het team in het oog te houden, bestaat de kans dat het geïsoleerd gaat werken. Het team bereikt dan niet het beoogde effect.
Belangrijke vragen bij dit aandachtspunt zijn:
- Wat moeten wij als team opleveren?
- In welk groter geheel past dat?
Afdeling Inkoop bouwbedrijf Doorzon
stroomlijnen
De inkoopafdeling van Doorzon heeft als doel het inkoopproces te stroomlijnen en efficiënt te laten verlopen met als resultaat de kosten zo laag mogelijk te houden. Het effect daarvan moet zijn dat Doorzon een betere concurrentiepositie krijgt en meer opdrachten binnensleept.
Werkgroep Invoering nieuwe strategie Hupselerwaard
De werkgroep Invoering nieuwe strategie organiseert een aantal workshops, bijeenkomsten en gesprekken om de nieuwe strategie zo goed mogelijk bekend te maken bij de medewerkers. Het effect van de werkzaamheden moet zijn dat alle medewerkers van de gemeente Hupselerwaard de verandering gaan uitdragen.
2.1.3 Concrete producten
Op basis van de gewenste resultaten kunt u concrete eindproducten beschrijven.
verdeling
Concrete eindproducten zijn tastbare zaken waar een team naartoe kan werken of deelprocessen die samen naar het resultaat leiden.
Afdeling Inkoop bouwbedrijf Doorzon
Het inkoopteam van Doorzon heeft de taken verdeeld. Er zijn inkooptaken en administratieve taken. Inkooptaken zijn bijvoorbeeld gesprekken met leveranciers, onderhandelingen en afspraken over prijzen. Administratieve taken zijn bijvoorbeeld de contracten die de organisatie sluit met leveranciers en het bijhouden van de inkoopadministratie.
Werkgroep Invoering nieuwe strategie Hupselerwaard
uitleg
De werkgroep levert een aantal producten. Er worden bijeenkomsten georganiseerd voor alle medewerkers van de gemeente om uitleg te geven over de nieuwe strategie. De werkgroep organiseert workshops om vragen van medewerkers te beantwoorden en zet een speciale intranetpagina op waar iedere medewerker algemene informatie kan vinden. Ten slotte heeft de werkgroep een ‘vraagbaak nieuwe strategie’ aangesteld die op urgente vragen kan reageren.