5.4 Projectprincipes
Projectmatig werken betekent dat er een heldere structuur en fasering moet zijn bij de start van een project. Een duidelijke projectbeschrijving waarin hoofd- en bijzaken worden onderscheiden, een werkstructuur en vaste routines zijn andere uitgangspunten voor een geslaagd project.
5.4.1 Werkstructuur
deelproject
activiteit
Als een project te groot en complex wordt, kiezen veel projectmanagers ervoor om het op te splitsen in deelprojecten. De werkstructuur die op die manier ontstaat, maakt een project beter beheersbaar. Er zijn verschillende soorten indelingen mogelijk. Welke structuur voor een organisatie geschikt is, hangt sterk van het project af. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor een indeling in gelijksoortige activiteiten, of een indeling naar afdeling. Voor welke vorm u ook kiest, het is belangrijk dat u voor elk deelproject een eigen resultaat formuleert.
5.4.2 Routine
stappen
Als uw organisatie een bepaald type projecten vaak uitvoert, is het efficiënt als er een routine is. Deze ontstaat vaak vanzelf, maar beter is het om er van tevoren over na te denken. De vaste routine is voor projectleden vaak een steuntje in de rug. U hoeft immers niet opnieuw het wiel uit te vinden! Voorbeelden zijn er te over: een ICT-afdeling zal bijvoorbeeld voor ieder automatiseringsproject dezelfde stappen zetten bij het ontwikkelen van een applicatie. Of een cosmeticabedrijf wil ieder jaar twintig nieuwe producten op de markt brengen. Ook al is ieder product uniek, de weg om er te komen is voor ieder nieuw product hetzelfde.
U kunt ook projectroutines gebruiken. Zo kunt u vergelijkbare projecten effectiever laten verlopen. Het enige dat u moet doen, is eenmalig goed nadenken, uw aanpak ontwerpen en invoeren. Hierbij maakt u natuurlijk volop gebruik van uw kennis en ervaring uit het verleden.
Gevaar
optimaal
Routines zijn heel handig en efficiënt, maar er schuilt ook een gevaar in. Door steeds maar hetzelfde te doen, doorloopt een projectteam niet alle stappen om de meest geschikte aanpak voor een project te ontwikkelen. Het is hoe dan ook van groot belang om de definitiefase niet over te slaan. Misschien voldoet de routine wel, maar is het niet de enige oplossing en zeker niet de meest optimale. Efficiëntie is prima, maar zorg wel dat het projectteam bij elk project opnieuw helder voor ogen heeft wat het projectresultaat moet zijn.
Papieren fasen
dossier
Veel van de fasen en beslismomenten in een projectplan zijn ‘van papier’. Voordat een projectteam overgaat tot actie, wordt er voorbereid, nagedacht, getekend en geschreven. Het is verstandig om een dossier aan te leggen, waarin u alle documenten per fase bewaart. De belangrijkste op een rij:
- de initiatieffase: de productbrief of opdracht aan de opdrachtgever van het projectteam;
- de definitiefase: het projectcontract tussen de opdrachtgever en de projectleider;
- de uitvoeringsfase: de oplevering van de concrete resultaten en de acceptatie daarvan door de opdrachtgever;
- de afsluitingsfase: een evaluatiedocument van de projectleider en het projectteam.