5.1 Faseren en beslissen
opdelen
Een goed georganiseerd project begint met een ‘grove’ fasering. Als projectleider deelt u het project op in een aantal fasen, elk met eigen tussendoelen. Fasen zijn in feite grote brokken werk, verdeeld in de tijd, die uiteindelijk leiden tot het projectresultaat. U kunt fasering vergelijken met een trein die over het spoor naar het volgende station dendert. Bij elk station kan de machinist besluiten om door te gaan of te stoppen.
Een project indelen in fasen is een goede manier om grip te krijgen op de planning. Daardoor kunt u het project beter beheersen, de planning tijdig aanpassen of bijsturen en ingrijpen als het nodig is.
Planning aanpassen
beheersbaar
Een andere belangrijke reden voor fasering is dat het u als projectleider in staat stelt om tijdens het project zaken te wijzigen of de planning aan te passen om het project beheersbaar te houden. Dit klinkt tegenstrijdig, maar is het niet. Bij faseren moet u zich richten op de details. U legt in het project in grote lijnen de fasen vast, met de bijbehorende doelen en beslismomenten.
Geen starre planning
bijsturen
Fasering is bewust geen starre planning met een vastomlijnd kader en afgesproken opzet. Fasering is bedoeld om goed te plannen en de voortgang te monitoren. Een project loopt in de praktijk vaak anders dan gepland, en een fasering geeft u en het team de mogelijkheid om tussentijds bij te sturen en zich flexibel op te stellen. Hier komen vaak de mooiste ideeën uit voort! Een duidelijke fasering van een project geeft niet alleen u en het team inzicht in de structuur en voortgang van het project, maar ook de opdrachtgever.
U doet er goed aan om regelmatig contact te houden met de opdrachtgever, vooral bij de overgang van de ene fase naar de andere. U kunt hem ook laten meebeslissen over het vervolg van het project naar aanleiding van de resultaten tot dan toe.
Tussentijdse successen
motivatie
Een ander argument voor faseren is dat het opdelen van werk in kleinere deelprojecten de motivatie van medewerkers verhoogt. Er kunnen tussentijdse successen worden geboekt, omdat de tijdspanne van de afzonderlijke fasen uiteraard korter is dan het project in zijn geheel.