6.2 Rol en taken

takenpakket

ondersteunen

Projecten zijn er in alle soorten en maten. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van een project voert een project­assistent een bepaald takenpakket uit. Globaal bestaat het werk van een projectassistent uit:

• primaire taken op het gebied van projectplanning en secretariële ondersteuning;
• secundaire taken op het gebied van boekhouding.

6.2.1 Primaire taken

De primaire taken van een projectassistent zijn terug te brengen tot drie gebieden:

• projectplanning;
• secretariële ondersteuning;
• administratie.

Projectplanning

documenten-
stroom

De planning van een project verloopt vaak volgens een aantal fasen met bijbehorende beslismomenten. Elke fase brengt zijn eigen documentenstroom en administratieve verplichting met zich mee. De projectassistent bewaakt en coördineert deze projectdocumenten aan de hand van de projectplanning.

Secretariële ondersteuning

voorraad­beheer

Een ander belangrijk onderdeel van het takenpakket bestaat uit de secretariële ondersteuning van het projectteam. Denk hierbij aan het aannemen van berichten, het beheren van de agenda, het beantwoorden van e-mails en overige correspondentie, archivering (zowel op papier als digitaal), aanmaken van orders, voorraadbeheer en bestellingen doen voor de projectmedewerkers.

Administratie en vastlegging

voortgang

De projectassistent administreert de gemaakte afspraken en verzorgt en beheert alle overzichten die betrekking hebben op de lopende projecten. Ook voert de projectassistent nieuwe projecten in het systeem in en op uw verzoek stelt hij (evaluatie)overzichten op over de voortgang van het project.

6.2.2 Secundaire taken

boekhouding

Afhankelijk van de grootte van het projectsecretariaat kan de projectassistent te maken krijgen met extra taken, zoals de boekhouding van een project, archivering en facilitaire zaken.

Financiële administratie

facturen

Bent u projectleider van een klein project en is er bijvoorbeeld geen financieel controller binnen het projectteam, dan moet de projectassistent zelf de financiële administratie voeren. De projectassistent moet de binnenkomende facturen controleren en uitgaande facturen opstellen. De in- en uitgaande facturen moeten vervolgens geboekt worden in een systeem. Het spreekt voor zich dat de projectassistent hiervoor over behoorlijk wat boekhoudkundige kennis moet beschikken.

6.2.3 Overige taken

Naast de primaire en secundaire taken heeft de projectassistent nog meer taken die heel divers zijn. De administratieve werkzaamheden zijn de hoofdtaken, net als de planning bijhouden, maar daarnaast zijn er ook tal van (deel)projecten binnen het project.

Takenpakket op een rij

beheren

bewaken

De belangrijkste taken op een rij:

• Ondersteunen bij de inrichting van de projectorganisatie, verzorgen en beheren van de projectplanning, knelpunten eruit halen en adviseren over mogelijke oplossingen van de knelpunten.
• Het projectarchief beheren.
• Vergaderingen voorbereiden, notuleren en afspraken bewaken.
• Het projectteam voorzien van de juiste communicatiemiddelen, zoals een blackboard.
• Zorgen voor de correspondentie, e-mails, de notulen, de afspraken en de telefonische bereikbaarheid van het projectteam.
• Het projectbudget bewaken en beheren.
• De afhandeling van facturen en de urenregistratie verzorgen.
• Orders aanmaken, zorgen voor het voorraadbeheer en bestellingen doen voor de projectleden.
• Projectplannen voorbereiden.
• De communicatie met en informatievoorziening aan bijvoorbeeld werknemers en de ondernemingsraad verzorgen.
• Secretariële ondersteuning bieden aan de projectleider, bijvoorbeeld het beheer van zijn agenda, en de behandeling van post en e-mails.
• De contacten met de opdrachtgever of de stuurgroep beheren.
• Contacten en relaties met externe partijen, zoals klanten, vertegenwoordigers, en andere organisaties beheren.

6.2.4 Afbakening

vastleggen

Een projectassistent is een regelaar en procesbewaker ineen. Om niet meteen al over te lopen met vragen en verzoeken van teamleden is het verstandig om vooraf goed de taken en verantwoordelijkheden van de projectassistent af te spreken en vast te leggen, en te communiceren naar de andere teamleden.

Aanspreekpunt

Er is binnen het projectteam altijd een persoon die voor u als intern aanspreekpunt fungeert. Dit kan de projectassistent zijn, maar het kan ook een ander teamlid zijn. Het is maar net wat u afspreekt.