2.1 Werkzaamheden

definitie

U zult het woord ‘project’ ongetwijfeld veel om u heen horen. Een collega is bezig met een ‘project’ om het nieuwe informatiesysteem te beheren, een manager werkt ‘projectmatig’ aan de acquisitie van nieuwe klanten, net als een collega die potentiële donateurs belt. Maar gaat het bij dit soort werkzaamheden eigenlijk wel om een project? In de praktijk worden veel klussen en werkzaamheden ‘projecten’ genoemd, maar vaak voldoet het werk bij lange na niet aan de definitie van een project.

Kenmerken

tijdelijk

onderbreken

Wat zijn de kenmerken van een project? Een project:

• is eenmalig.
• heeft een projectplan met een duidelijk einddoel.
• heeft een projectteam met medewerkers van verschillende disciplines of afdelingen.
• is tijdelijk: de projectmedewerkers zijn dus ook maar voor een bepaalde tijdsduur bij het project betrokken.
• is onzeker: er is geen garantie dat het einddoel wordt bereikt, omdat er geen vaststaande procedures worden gebruikt.
• heeft een aantal vooraf gestelde voorwaarden, zoals de beschikbare tijd en het beschikbare geld.
• heeft een opdrachtgever die het project financiert en knopen doorhakt.
• is een activiteit buiten de gewone bedrijfsvoering van uw organisatie om.

Routineklus

Het beheren van een nieuw informatiesysteem is dus geen project, omdat die collega dit werk vaker heeft gedaan. Het is een routineklus geworden. Ook de manager die doorlopend nieuwe klanten werft, werkt niet projectmatig, omdat hij niet volgens een projectplan werkt met een vooraf gesteld eindresultaat, en klantenwerving nooit ‘af’ is. Dat geldt ook voor het werven van donateurs.

Doel

Wat is dan wel een project? U kunt de definitie aanhouden dat werkzaamheden een project vormen als medewerkers van verschillende disciplines hun normale werkritme onderbreken om samen een doel te bereiken. Denk aan de lancering van een nieuw product, de aanschaf van nieuwe salarissoftware of een speciale activiteit voor fondsenwerving.