8.1 Interne communicatie
smeerolie
Communicatie is de smeerolie in een projectteam. Dat vraagt van teamleden een open houding. Maar minstens zo belangrijk is een goede informatiebeheersing.
8.1.1 Taken en verantwoordelijkheden
zonneklaar
werkafspraken
Het moet voor ieder teamlid zonneklaar zijn wat ze van elkaar kunnen verwachten en welke taken en verantwoordelijkheden iedere projectmedewerker heeft. Hier ligt een belangrijke taak voor u, maar ook voor de projectassistent. Met heldere verslaglegging van de gemaakte werkafspraken levert de projectassistent een bijdrage aan de informatievoorziening van het projectteam.
Zorg er ook voor dat de randvoorwaarden voor interne communicatie op orde zijn. Actuele projectinformatie moet voor de projectmedewerkers goed toegankelijk zijn, bijvoorbeeld via een digitaal blackboard.
Wisselende samenstelling
duidelijkheid
Vooral bij langdurige projecten bestaat de kans dat de samenstelling van het projectteam verandert. Stel dat u als projectleider vertrekt vanwege een spoedklus, of dat aan het team nieuwe projectmedewerkers worden toegevoegd. Het is dan de uitdaging om zo snel mogelijk duidelijkheid te scheppen over de rol, expertises en verantwoordelijkheden van de nieuwkomers. Teambuilding kan daarbij helpen.
Het belang van teambuilding
wisselend
Teambuilding is een belangrijk onderdeel van de interne communicatie. U kunt de teambuilding op de volgende manieren stimuleren:
- Laat projectmedewerkers in wisselende teams optreden binnen het project.
- Organiseer, buiten het directe projectwerk om, gemeenschappelijke activiteiten.
- Creëer momenten waarop tijd en ruimte is voor informele contacten tussen de projectmedewerkers.
8.1.2 Uw rol als projectleider
zakelijk
Een communicatief sterke projectleider is een zege voor een projectteam. Een goede projectleider weet het midden te houden tussen een heldere ‘zakelijke’ communicatie en een prettige sfeer. In een vergadering bewaakt u de procedures en let u op de prestaties, maar luistert u ook, stimuleert u de teamleden en benoemt u wat er in de groep gebeurt.
Dubbelrol voor de projectassistent
sfeermaker
In feite geldt deze dubbelrol ook voor een projectassistent. De projectassistent zorgt enerzijds voor heldere communicatie over de regels en afspraken, en tikt teamleden op de vingers als ze zich niet aan de afspraken houden. Anderzijds is de projectassistent ook een sfeermaker en bindende factor in het team. Medewerkers kunnen met vragen bij de projectassistent terecht en die organiseert ook sociale activiteiten.