7.2 Taakverdeling

drie rollen

duidelijk en compleet

Het is belangrijk dat de rollen zijn verdeeld voordat de vergadering begint. Daarbij kunt u drie rollen onderscheiden: voorzitter, notulist en deelnemer. Voor elke rol zijn weer andere vaardigheden nodig.

7.2.1 Voorzitter

ordelijk ­verloop

Iemand moet de vergadering voorzitten. De voorzitter heeft als taak om de orde te bewaren, discussies in goede banen te leiden, de tijd te bewaken en te zorgen dat deelnemers de agenda volgen. Hij zorgt zo voor een ordelijk verloop van de vergadering. Ook kan hij het overzicht bewaren door gesprekken samen te vatten of argumenten kort te herhalen.

7.2.2 Notulist

Een andere belangrijke taak is weggelegd voor de notulist. Het is belangrijk dat de notulist alles wat u bespreekt zo duidelijk en compleet mogelijk vastlegt. De deelnemers moeten achteraf in de notulen kunnen lezen welke argumenten zijn genoemd, welke beslissingen zijn genomen en welke acties de deelnemers na de vergadering moeten uitvoeren.

Dubbelrol

De notulist kan iemand zijn die niet als gesprekspartner deelneemt aan de vergadering, zoals de management­ondersteuner in uw organisatie. Maar het is ook mogelijk dat iemand een dubbelrol op zich neemt. Hij is dan zowel deelnemer aan de vergadering als notulist.

7.2.3 Deelnemers

inhoudelijk bijdragen

De overige aanwezigen zijn deelnemers aan de vergadering. De taak van deelnemers is om inhoudelijk bij te dragen aan de vergadering. Deelnemers moeten daarvoor goed kunnen luisteren naar elkaar, maar ook hun eigen steentje durven bijdragen.

Objectief

mening of ­informatie

Van deelnemers mag u verwachten dat zij hun bijdrage leveren aan een inhoudelijke discussie door hun mening te geven of informatie te verstrekken. Voor de voorzitter en notulist geldt dit niet automatisch.

Een dubbelrol komt vaak voor, maar in het ideale geval zijn de voorzitter en notulist volledig objectief. Een partijdige voorzitter kan bijvoorbeeld sneller een discussie afkappen die in zijn ogen niet de gewenste kant op gaat. En een bevooroordeelde notulist kan argumenten vanuit zijn eigen standpunt formuleren in de notulen. Dat is natuurlijk niet de bedoeling.