2.11. De Eisenhowermatrixtoepassen

De kracht van het model is dat u alle activiteiten, zowel zakelijk als privé, kunt indelen aan de hand van twee hoofdvragen:

Door het beantwoorden van de hoofdvragen ontstaan er vier soorten activiteiten:

• Belangrijke en dringende activiteiten: direct doen (I).
• Belangrijke maar niet dringende activiteiten: inplannen voor een later tijdstip (II).
• Onbelangrijke maar dringende activiteiten: delegeren (III).
• Onbelangrijke en niet dringende activiteiten: elimineren (IV).

Direct doen

• Taken die u zo snel mogelijk uitvoert, omdat er anders (grote) problemen ontstaan.
• Stel uzelf altijd de vraag of de taak écht zo spoedeisend is of dat u een excuus zoekt om niet aan de slag te hoeven gaan met het echte werk.
• Dit kwadrant mag maximaal 5% van uw tijd kosten.

Inplannen

• Taken die u inplant om op een later moment uit te voeren.
• De kunst is uw tijd zo te organiseren dat het grootste deel van uw werk zich in dit kwadrant afspeelt. Niet alles is even belangrijk. Sommige taken wel omdat ze bijvoorbeeld een bijdrage leveren aan het voortbestaan van de organisatie. Andere werkzaamheden zijn niet belangrijk genoeg om er steeds mee bezig te zijn.
• Dit kwadrant neemt ongeveer 95% van uw tijd in beslag.

Delegeren

• Taken die u zo snel mogelijk aan ander delegeert.
• Bekijk zaken die niet belangrijk zijn, maar urgent lijken. Heeft een klus geen spoed, zoek dan naar alternatieven, zoals afspreken wanneer u de taak wél kunt doen.
• Dit kwadrant neemt weinig tot geen tijd in beslag.

Elimineren

• Taken die u van uw lijst schrapt, zeker tijdens drukkere periodes, waarin hogere prioriteiten uw aandacht vragen.
• Schrap activiteiten die niet belangrijk én niet urgent zijn. Het is niet erg als u sporadisch toegeeft aan de verleiding om te ‘freewheelen’. Wees u er wel van bewust dat u het doet, zodat u indien nodig op een andere activiteit kunt overstappen.
• Dit kwadrant neemt in principe geen tijd in beslag

Planning

Nu breekt de fase van de planning aan. Stel dit op schrift, dat is overzichtelijker en dwingender dan een planning in uw gedachten. Als u een planning maakt voor een groep mensen, is een goed geformuleerde planning op papier belangrijk. Dit komt de onderlinge communicatie ten goede.