5.1 Regels

afschrijvingen

Het is allereerst van belang om vast te stellen wanneer er vanuit fiscaal oogpunt precies sprake is van een auto van de zaak. De organisatie moet de auto – zoals dat heet – ter beschikking stellen aan de werknemer. Een auto is aan de werknemer ter beschikking gesteld als:

• de werknemer feitelijk over de auto kan beschikken;
• alle kosten, lasten en afschrijvingen voor rekening van de werkgever komen.

5.1.1 Terbeschikkingstelling

Niet in elk geval waarin de werknemer de auto van zijn werkgever bestuurt, is er sprake van terbeschikkingstelling. Dit is namelijk alleen het geval als de werknemer zelf kan beslissen óf en op welke wijze hij de auto gebruikt.

woon-werk­verkeer

Neemt de werknemer de auto ’s avonds mee naar huis, dan zal er wel sprake zijn van een ter beschikking gestelde auto. In een rechtszaak besliste de rechtbank eerder dat er van terbeschikkingstelling sprake was omdat:

• de werkgever de sleutels van de auto’s niet beheerde;
• de auto’s werden gebruikt voor woon-werkverkeer;
• de werknemers na werktijd en in het weekend de auto mee naar huis namen.

leaseauto

Er zijn twee manieren waarop uw organisatie een auto aan een werknemer ter beschikking kan stellen:

• De werknemer gebruikt een auto die eigendom is van uw organisatie of een leaseauto die op naam van uw organisatie staat.
• Uw organisatie vergoedt alle kosten inclusief de afschrijving van een eigen auto van de werknemer of alle kosten van een door hem zelf gehuurde of geleasete auto.

Eigen bijdrage

privégebruik

De organisatie kan afspreken dat de werknemer die in de auto van de zaak rijdt, een eigen bijdrage moet betalen voor het privégebruik van de auto. Dit betekent echter niet automatisch dat er geen sprake is van een auto van de zaak. Het doel van deze bijdrage is namelijk niet om alle kosten van de auto te dekken.

Privégebruik

cliënten

Ook als de organisatie werknemers verbiedt om de auto privé te gebruiken, kan er van terbeschikkingstelling sprake zijn. Voor de vraag of u met een auto van de zaak te maken heeft, maakt het namelijk niet uit of een werknemer de auto wel of niet privé gebruikt. De rechter besliste in een rechtszaak waarin dit onderwerp speelde dat sprake was van terbeschikkingstelling, hoewel privégebruik niet was toegestaan. Hij had twee redenen om deze beslissing te nemen:

• De werknemers mochten de auto’s tijdens de hele werkdag gebruiken om daarmee cliënten te bezoeken.
• De werknemers mochten tijdens de werkdag – binnen zekere grenzen – zelf de wijze van gebruik van de auto bepalen.

Eigen auto

kilometer­vergoeding

Gebruikt de werknemer zijn eigen auto, maar vergoedt uw organisatie alle zakelijke gebruikskosten, dan ziet de Belastingdienst dit als een ‘verkapte’ terbeschikkingstelling. Als de werknemer een kilometervergoeding krijgt voor het zakelijk gebruik van zijn eigen auto, is er echter geen sprake van een verkapte terbeschikkingstelling. Een vergoeding van € 0,19 per zakelijke kilometer is belastingvrij, want gericht vrijgesteld in de werkkostenregeling. Alles daarboven telt wel als loon voor de werknemer of valt binnen de vrije ruimte voor onbelaste vergoedingen in de werkkostenregeling.

Hoge Raad

Belastingdienst

Uw organisatie is vrij om iedere werknemer – ongeacht zijn functie – een auto van de zaak toe te kennen. Of de werknemer de auto voor zijn werk gebruikt, is niet van belang. Het gaat er alleen om dat hij ‘werkzaamheden voor zijn werkgever verricht’, zo stelde de Hoge Raad. Het ter beschikking stellen van een auto van de zaak aan werknemers is een zuiver zakelijke beslissing van uw organisatie. De Belastingdienst velt verder geen oordeel over het nut of de noodzaak óf de prijs van de auto.

Gedeeltelijke terbeschikkingstelling

Het komt voor dat de werkgever en de werknemer ieder gedeeltelijk eigenaar zijn van een auto. In zo’n geval kan van gedeeltelijke terbeschikkingstelling sprake zijn. Dit heeft de rechter beslist in een zaak waarin de werkgever voor 75% en de werknemer voor 25% eigenaar was van een auto. De rechter vond dat de werkgever de auto voor 75% ter beschikking had gesteld.

Bijtellen voor privégebruik

loonheffingen

Als de werknemer de auto van de zaak ook voor privéritten gebruikt, moet uw organisatie voor het privégebruik een bijtelling op het loon toepassen en hierover ook loonheffingen berekenen. De bijtelling kan alleen achterwege blijven als de werknemer aantoonbaar minder dan vijfhonderd privékilometers per kalenderjaar rijdt met de auto van de zaak.

Past de organisatie de bijtelling niet correct toe of wordt er geen of te weinig belasting afgedragen, dan moet zij die achteraf alsnog betalen, plus rente en mogelijk een boete.

5.1.2 Lease, koop of huur

juridisch ­eigenaar

Overweegt u uw werknemers uit te rusten met auto’s van de zaak, dan kan uw organisatie besluiten de auto’s te kopen of te leasen. Bij koop is uw organisatie ook meteen juridisch eigenaar van de voertuigen. De auto staat hiermee op de balans van uw organisatie. De gebruikskosten van de auto, zoals schade en afschrijvingen, trekt uw werkgever van de fiscale winst af.

Huur

economisch eigenaar

Een auto huren kan een optie zijn voor incidenteel gebruik. Bijvoorbeeld als een werknemer een enkele keer voor het werk op pad is. Een auto huren is vaak duurder dan leasen, maar een voordeel is dat u geen langdurig contract hoeft aan te gaan.

Leasen

Bij lease is de organisatie niet juridisch eigenaar, maar – afhankelijk van de voorwaarden – wel economisch eigenaar. Lease is een vorm van (huur)koop waarbij u maandelijks een bedrag aan de leasemaatschappij betaalt. Het is mogelijk dat uw organisatie niet in één keer een groot bedrag wil of kan investeren. In dat geval is leasen een goede optie.

Operationele en financiële lease

leasemaatschappij

Er zijn twee leasevarianten te onderscheiden: operationele lease en financiële lease. Operationele lease is in feite een langdurige huurovereenkomst. De leasemaatschappij is economisch eigenaar en draagt dus de gevolgen van de waardeveranderingen van de auto’s. Afhankelijk van de voorwaarden moet u wel zelf bijkomende kosten betalen, zoals verzekeringen, reparaties en brandstof.

Bij de variant financiële lease is uw organisatie niet juridisch eigenaar maar wel economisch eigenaar van het voertuig. Uw organisatie draagt de gevolgen van de waardeveranderingen van de auto’s, die dan ook op de balans van uw organisatie staan.

Vormen operationele lease

Bij de keuze voor operationele lease zijn er nog diverse vormen mogelijk:

• Netto operationele lease: uw organisatie betaalt zelf de bijkomende autokosten, zoals voor verzekeringen, reparaties en brandstof.
• Bij full operationele lease neemt de leasemaatschappij alle zorgen voor de auto uit handen. Alle bijkomende autokosten, zoals voor onderhoud en reparaties, zijn in het huurbedrag inbegrepen.

5.1.3 Arbeidsvoorwaarde

belonings­beleid

Vaak krijgen werknemers een auto van de zaak omdat zij die nodig hebben voor bijvoorbeeld klantenbezoek of woon-werkverkeer of omdat dit nu eenmaal een bedongen arbeidsvoorwaarde is. In sommige organisaties krijgen alleen werknemers die regelmatig voor hun werk onderweg zijn een auto tot hun beschikking.

De auto van de zaak is vaak een HR-instrument en gekoppeld aan het beloningsbeleid, bijvoorbeeld als bonus of om ‘high potentials’ met een auto te verleiden om voor uw organisatie te kiezen. Spreekt u met de werknemer af dat hij de auto van de zaak ook privé mag gebruiken, dan is dit ‘een tot de functie behorende arbeidsvoorwaarde’.

Kring van personen

Mag de auto van de zaak ook voor privéritten worden gebruikt, dan is de kans groot dat ook derden met de auto rijden. Denk aan de partner, kinderen, huisgenoten of buren van de medewerker. Omdat uw organisatie de auto ter beschikking stelt, heeft de werkgever ook invloed op de kring van personen die de auto mag gebruiken. De werkgever kan het gebruik door derden inperken en bijvoorbeeld afspreken dat alleen de werknemer en zijn partner de (lease)auto mogen gebruiken.

Deelauto’s

autodelen

Het kan voorkomen dat één van uw werknemers voor een opdracht slechts tijdelijk een auto nodig heeft. Het is dan handig als de auto van de zaak van (andere) werknemers in zo’n situatie ook beschikbaar is voor collega’s. Uit het oogpunt van milieuwinst, en meer reisflexibiliteit komt ook het zakelijk autodelen steeds nadrukkelijker in beeld.