2.6 De prijs

niet verstandig

Bij een aanbod hoort een prijs. Zonder prijs kunt u niet van een offerte spreken, want het is immers een prijsvoorstel met een uitgebreide motivatie. Toch is het niet verstandig om de offerte op alleen de prijs te beoordelen. U moet het aanbod juist op een hele reeks factoren beoordelen. Denk bijvoorbeeld aan de te gebruiken materialen, de garantie, de leveringsvoorwaarden enzovoorts. Toch is de prijs wel van groot belang: u heeft immers een budget om de artikelen te kopen of de dienst te boeken.

De verkoper zal er overigens alles aan doen om de prijs te verdedigen. Hij zal het bedrag omkleden met beloftes en een lijst met voordelen benoemen. Dat is logisch, want hij wil u overhalen om bijvoorbeeld de dienst af te nemen. Het is aan u om door de ‘mooie praatjes’ heen te prikken en het aanbod te kiezen dat het meeste biedt binnen uw budget.

2.6.1 Ruimte in prijs

onderhandelen

boven budget

In de hoofdbrief van de offerte wordt vaak één bedrag genoemd. Als die prijs niet naar uw zin is, wilt u daarover onderhandelen. Onderhandelen kan altijd, maar vaak is het beter om eerst de onderbouwing van de prijs te achterhalen. Die vindt u in de bijlage. Daar ziet u uit welke onderdelen de prijs is opgebouwd. Als het bedrag boven uw budget is, kunt u op onderdelen bezuinigen. Heeft u juist budget over, dan kunt u bijvoorbeeld een extra onderhoudsbeurt inkopen. In hoofdstuk 4 leest u hoe u kunt opmaken waar een prijs uit is opgebouwd en op welke onderdelen u kunt onderhandelen met de verkoper.

2.6.2 De voorwaarden

marge

Het offertebedrag is niet zomaar uit de lucht gegrepen. Het is een rekensom van kosten plus een marge. De leverancier kan dat aanbod alleen doen, als u onder de door hem gestelde voorwaarden akkoord gaat. Die voorwaarden moet u altijd nauwkeurig lezen, want deze bepalen immers de condities waaronder de dienst of het product wordt geleverd. Als het überhaupt al wordt geleverd, want één van de voorwaarden kan zijn dat u het product zelf ophaalt. Voorbeelden van de regelmatig voorkomende voorwaarden in offertes zijn:

• leveringstermijnen en -voorwaarden;
• betalingscondities;
• garantiebepalingen.

kortingen

Zo kan het voorkomen dat de leverancier het aanbod alleen zo scherp kan maken als u vooruitbetaalt. Dat is een heel specifieke voorwaarde. Er zijn zelfs organisaties die juist kortingen geven als de klant snel betaalt. Ook zo’n bepaling kan als voorwaarde in de offerte zijn opgenomen.

2.6.3 De bedenktijd

huidige ­situatie

De leverancier doet u een voorstel voor het leveren van een product of dienst. Dat aanbod is gebaseerd op de huidige situatie van zijn organisatie, vooral op basis van de financiën. Denk daarbij aan zaken zoals:

• inkoopprijzen;
• lonen;
• rentestand;
• de markt;
• planning.

gat

stok achter 
de deur

Het is dan ook niet gek dat veel verkopers een houdbaarheidsdatum aan hun offertes koppelen. Zij kunnen u nu een mooi voorstel doen, bijvoorbeeld omdat zij een gat hebben in hun planning. Over drie maanden kunnen zij dat aanbod niet meer doen, omdat de agenda dan al helemaal volgeboekt zit. Daarnaast veranderen inkoopprijzen en is de prijs van de offerte ook afhankelijk van vraag en aanbod. Een houdbaarheidsdatum is daarom goed te rechtvaardigen. Het biedt de verkoper nog een voordeel: het is een stok achter de deur om u sneller te laten beslissen. Tegelijkertijd betekent het dat de offerte definitief is. Als u ermee instemt, kan de verkoper het bedrag niet meer aanpassen. Het is een aanbod dat voor beide partijen bijvoorbeeld dertig dagen geldig is. Als u erop ingaat, is de leverancier ook verplicht om zich aan het aanbod te houden.

Over de datum

DMU


zelf calculeren

Het toevoegen van een beslissingstermijn wordt vaak als dwingend gezien. In bepaalde situaties is het zelfs onhaalbaar om binnen de aangegeven termijn te reageren. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarbij meerdere personen meebeslissen over een offerte. Het is dan niet altijd haalbaar om een reactie te geven vóór het verstrijken van de deadline, zeker als er meerdere mensen meepraten. Zo kan uw organisatie een Decision Making Unit (DMU) samenstellen om een offertetraject te behandelen. In dat geval zijn er al snel vijf tot tien personen bij het offertetraject betrokken en dan is het lastig om binnen bijvoorbeeld veertien dagen te reageren. Zeker als het grote offertes betreft, is het belangrijk om zelf calculaties te maken, zodat u in beeld brengt of een offerteaanbod reëel is. Laat in dat geval de offerte niet verlopen, maar neem contact op met de verkoper en vraag hem de beslissingstermijn te verlengen. Geef zelf aan hoeveel tijd u nodig denkt te hebben. De verkoper kan dan bepalen of hij de termijn verlengt.

Zonder beslistermijn

vrijblijvend

Niet alle offertes worden voorzien van zo’n vervaldatum, want sommige offertes zijn zogenoemd vrijblijvend. Dat betekent dat u langer over het aanbod mag en kunt nadenken. Aan de andere kant betekent dat ook dat de verkoper zijn aanbod nog kan intrekken. Ook kan hij de prijs van het aanbod nog aanpassen. Uiteraard doet hij dat in overleg, zodat u het aanbod kunt heroverwegen.

2.7 De afsluiting

Na het noemen van de prijs en voorwaarden zal de verkoper de offertebrief afsluiten. Uiteraard meldt hij daarin dat hij benieuwd is naar uw reactie en uitkijkt naar een fijne en duurzame samenwerking. Maar in die afsluiting kondigt hij waarschijnlijk ook zijn vervolgactie aan. Hij zal niet altijd letterlijk zeggen dat hij snel contact op zal nemen, maar daar kunt u wel van uitgaan. In goede offertes is de afsluiting overtuigend en de aanzet tot een samenwerking.

Ondertekenen

De ondertekening is belangrijker dan u in eerste instantie denkt. De persoon die de offerte ondertekent, is de verkoper. Hij moet echter wel de bevoegdheid daartoe hebben binnen zijn organisatie. Andersom verwacht hij dat ook van u. Uit de ondertekening kunt u ook nogmaals een bevestiging krijgen van zijn expertise. Bij zijn ondertekening vermeldt hij immers ook zijn functie en eventuele titels.