2.1 Structuur
voorblad
Als een offerte op uw bureau ligt, moet de structuur meteen duidelijk zijn. Na een mooi vormgegeven voorblad kunt u eerst een samenvatting verwachten. Niet alle offertes hebben een samenvatting. In dat geval krijgt u direct de inhoudsopgave te zien.
Ook de inhoudsopgave is niet vanzelfsprekend, want een kleine en korte offerte heeft geen inhoudsopgave nodig: die begint direct met de hoofdbrief.
concrete aanbod
Na de inhoudsopgave treft u de hoofdbrief aan. In dit deel vindt u het concrete aanbod. Vaak past niet alle informatie in de brief, want die moet wel leesbaar blijven. Daarom worden veel offertes voorzien van bijlagen. In die bijlagen vindt u de relevante details. Die bijlagen moet u niet overslaan, want daarin vindt u informatie zoals:
- afbeeldingen, tekeningen en foto’s;
- productbeschrijvingen;
- leveringsvoorwaarden;
- garantieafspraken;
- folders en brochures.
Waar de bijlagen een algemeen karakter hebben, mag u verwachten dat de hoofdbrief voor u persoonlijk is geschreven. De brief zal in een bepaalde structuur zijn opgebouwd.