4.3 Heldere procedures opstellen

maatwerk

Het is niet de bedoeling dat u alles omtrent coaching in het algemene beleid vastlegt. Ieder traject is uiteindelijk immers maatwerk, anders is de kans groot dat het niet aansluit bij een individuele werknemer en zijn behoeften. U kunt diverse zaken echter goed vastleggen in algemene procedures. Zo is voor iedereen duidelijk welke stappen doorlopen moeten worden, bijvoorbeeld om te kijken of coaching passend is en om een coach te selecteren.

4.3.1 Doelgroepen vastleggen

specifieke taken

verband

Uit de doelstellingen van coaching kunt u vaak gemakkelijk afleiden welke werknemers in aanmerking kunnen komen voor coaching. Zij vormen de doelgroep(en). Dit kunnen alle werknemers zijn, maar ook bijvoorbeeld alleen minder ervaren werknemers, degenen die minder goed functioneren of werknemers met specifieke functies of taken. Het is belangrijk dat u duidelijk definieert waarom bepaalde groepen werknemers wel in aanmerking komen voor coaching en andere niet. Maak het verband tussen de doelgroepen en de doelstellingen dus goed duidelijk.

4.3.2 Passende methoden kiezen

vastleggen

vrijheid

Het is niet noodzakelijk om in uw beleid vast te leggen welke coachingsmethoden worden toegepast, maar het kan wel. Dit heeft toegevoegde waarde als een bepaalde methode uitermate geschikt is voor één of meer doelstellingen van coaching voor de organisatie. Zo kunt u de methode systemisch coachen (zie hoofdstuk 6) goed inzetten om teams effectiever te laten samenwerken. Het is goed om de methoden kort te beschrijven en aan te geven waar ze met name geschikt voor zijn. Daarnaast kunt u aangeven hoeveel vrijheid werknemer en leidinggevende hebben om een andere methode te kiezen die ze geschikter lijkt.

4.3.3 Globaal verloop van het coachingstraject

standaar­diseren

Ook het verloop van het traject kunt u vastleggen. Bedenk wel dat dit niet helemaal te standaardiseren is. Het zal per coachingsmethode en zelfs per individueel traject verschillen. U kunt er wel voor kiezen om de grote lijnen aan te geven. Nuttige zaken om op te nemen zijn de manier waarop het traject wordt begonnen, afgesloten en geëvalueerd. Het middelste deel van het traject, dat meestal grotendeels uit gesprekken tussen coach en gecoachte bestaat, is moeilijker in algemene termen te beschrijven.

4.3.4 De juiste coach voor ieder traject

kwaliteit

gecertificeerd

Hoewel het zeker niet de enige factor van belang is, valt of staat een coachingstraject mede met de kwaliteit van de coach. Het is dus zeker geen overbodige luxe om de procedures voor het kiezen van een coach zorgvuldig te bepalen. Belangrijk is de vraag of u werkt met externe of interne coaches. Maar denk ook aan de vraag of een coach gecertificeerd is, welke coachingstechnieken hij gebruikt en met welke coachingsvormen hij bekend is. Dat is immers allemaal relevant voor de vraag of een coach past bij uw organisatie en of hij geschikt is voor een specifiek traject.

Interne coaches

leiding­gevenden

In de praktijk vindt coaching vaak plaats door ervaren collega’s en leidinggevenden. Zeker als ervaren collega’s die rol op zich nemen, is de coaching vaak een vrij informeel traject. Het kan vloeiend overgaan in andere vormen van werkoverleg en samenwerken en dat kan prettig zijn. Het is niet tijdsintensief en relatief goedkoop.

tijd reserveren

Wilt u managers en collega’s coachingsrollen op zich laten nemen, dan moeten zij goed worden opgeleid. Hiervoor moet u tijd en geld reserveren. Neem deze opleidingen op in uw coachingsbeleid en benoem ze in het algemene opleidingsbeleid. Trek voldoende tijd uit voor het selecteren van opleidingen met een goede prijs-kwaliteitverhouding. Bedenk ook dat dit geen eenmalige investering is. Coaches moeten hun kennis en vaardigheden ook na de initiële opleiding op peil houden.

Externe coaches

flexibiliteit

voorkeurs­aanbieders

U kunt er ook voor kiezen om extern professionele coaches in te huren. Een voordeel is dat het flexibiliteit biedt. Ook hebben externen mogelijk een frisse blik op de organisatie en werknemer. U hoeft externe coaches niet op te leiden, maar u moet wel de juiste aanbieders selecteren. Ook hiervoor moet u beleid opstellen. Het is verstandig om één of meer voorkeursaanbieders aan te wijzen. Leg deze gegevens ook zorgvuldig vast. Het is goed om daarnaast vast te leggen aan welke eisen coaches in ieder geval moeten voldoen.

4.3.5 Vertrouwelijkheid is een must

achterste van de tong

regels

Maak duidelijke afspraken over vertrouwelijkheid. Dit is namelijk een belangrijke randvoorwaarde voor coaching. Werknemers die gecoacht worden, moeten vaak het achterste van hun tong laten zien. Ze reflecteren openlijk op hun functioneren en soms op hun privéleven. Daarvoor moeten ze zich veilig voelen. Ze moeten weten dat ze eerlijk en open kunnen zijn, zonder dat dit tegen hen wordt gebruikt. Leg dit vast in het beleid. Zo weet de werknemer welke bescherming hij geniet, en de coach aan welke regels hij zich moet houden.

4.3.6 Evalueren en in de praktijk brengen

resultaten

Hoewel ieder coachingstraject er heel anders uit kan zien, is het belangrijk dat u zorgt voor een goede evaluatie van dat traject. Hiervan kunt u leren voor volgende trajecten. Het helpt u te bepalen welke trajecten over het algemeen passen bij uw organisatie, welke coaches goede resultaten boeken en wanneer werknemers gebaat zijn bij coaching.

vervolgacties

Een goede evaluatie is ook belangrijk voor het vervolg van het specifieke coachingstraject dat u evalueert. Als een coachingstraject succesvol is afgerond, moet het echte werk vaak nog beginnen. De werknemer moet het geleerde in de praktijk gaan of blijven brengen. Vrijwel altijd zijn bovendien vervolgacties aan te raden. Als een traject succesvol is afgerond, kan het nuttig zijn als u met de werknemer na een paar maanden kijkt of hij de verworven vaardigheden of de verbeterde werkhouding kan vasthouden of uitbouwen. Het is dus ook goed om wat langer na afloop van het traject nog eens te evalueren.

Evaluatie vastleggen

personeels­reglement

evaluatie­formulieren

Legt u regels of richtlijnen voor het inzetten van coaching vast, bijvoorbeeld in het personeelsreglement, vergeet dan ook de evaluatie niet. U kunt bijvoorbeeld aanraden of verplicht stellen om het traject te evalueren. Ook kunt u aangeven wie daarbij aanwezig moeten zijn, zoals de coach, de gecoachte en zijn manager. Wilt u het bredere coachingsbeleid goed kunnen evalueren? Gebruik dan gestandaardiseerde evaluatieformulieren, zodat u de resultaten van diverse trajecten kunt vergelijken.

4.3.7 Taakverdeling

taken ­toewijzen

passende coach

De uitvoering van het coachingsbeleid bestaat uit een aantal verschillende taken. Zorg dat u de volgende taken in ieder geval duidelijk toewijst:

• bepalen of een werknemer in aanmerking komt voor een coachingstraject;
• voor ieder traject – vaak samen met de werknemer – een passende coach zoeken;
• zorgdragen voor evaluatie van de individuele coachingstrajecten en van het algemene coachingsbeleid.