4.1 Voorwaarden
uiterlijk
Voor een gerichte vrijstelling moet sowieso aan twee voorwaarden zijn voldaan, namelijk dat de betreffende vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen:
- als eindheffingsloon zijn aangewezen; dit is de standaardvoorwaarde voor een gerichte vrijstelling (mogelijk komt deze voorwaarde te vervallen, zie paragraaf 1.2);
- binnen de gestelde grenzen blijven (zie paragraaf 4.2).
Aanwijzen
geen aparte vastlegging
Voor het aanwijzen als eindheffingsloon is geen aparte vastlegging nodig. Het feit dat het loon niet belast wordt bij de werknemer – en het dus niet in zijn loonstaat komt – geeft al aan dat u het als eindheffingsloon heeft bestempeld. Wordt niet aan deze voorwaarde van aanwijzing als eindheffingsloon voldaan, dan is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling regulier loon voor de werknemer.
Het aanwijzen als eindheffingsloon – en dus het gebruik van de gerichte vrijstelling – moet u uiterlijk doen op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.
Grenzen
voor meerdere kiezen
De gerichte vrijstelling geldt meestal tot een bepaald bedrag. Als u de betreffende zaken als eindheffingsloon heeft aangewezen maar de bijbehorende grens overschrijdt, kunt u voor het meerdere kiezen of u dit als loon bij de werknemer belast of als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengt. U kunt er ook voor kiezen om een deel van het bovenmatige bedrag als loon bij de werknemer en het andere deel als eindheffingsloon te verwerken.
Ook vaste vergoeding van de kosten is mogelijk
voorwaarde
op verzoek Belastingdienst
Net als intermediaire kosten (zie hoofdstuk 3) kunt u gerichte vrijstellingen onderbrengen in een vaste kostenvergoeding. Deze vaste vergoeding is onbelast zónder dat dit vrije ruimte in beslag neemt, op voorwaarde dat u:
- het bedrag van de vrijstellingen aannemelijk kunt maken;
- elke vrijstelling omschrijft en een schatting van het bijbehorende bedrag geeft;
- aangeeft uit welke bedragen (vrijstellingen) de vaste kostenvergoeding bestaat;
- de vaste kostenvergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijke kosten en dit onderzoek op verzoek van de Belastingdienst herhaalt. Dit geldt overigens alleen voor nieuwe vaste vergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die bij de overgang naar de WKR al bestonden, hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden ongewijzigd zijn.