13.4 De HR-afdeling
overleg nodig
Zoals eerder aangegeven, moeten de secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden goed in kaart worden gebracht, waarbij een zo volledig mogelijk plaatje het streven is. Vaak blijkt namelijk dat dingen in de praktijk anders lopen dan hoe ze zijn afgesproken. En dat heeft ook gevolgen voor de fiscale verwerking ervan. Of er zijn afspraken gemaakt die fiscaal helemaal niet gunstig uitpakken voor de onderneming (zie ook paragraaf 13.1). Daarom is overleg met de salarisafdeling nodig over dit soort zaken.
HR moet zich meer op cijfers richten
handig om op te splitsen
In feite zal de HR-afdeling door de werkkostenregeling wat cijfermatiger naar het HR-beleid en de secundaire arbeidsvoorwaarden moeten gaan kijken. Denk bijvoorbeeld aan een in de arbeidsovereenkomst afgesproken vaste kostenvergoeding. Het kan handig zijn om die op te splitsen, waardoor mogelijk een deel ervan als gerichte vrijstelling kan worden aangemerkt. Dat is voor zowel de werknemer als de werkgever voordelig.
Informatie
informatieverstrekking
verworven recht
Bij het maken van de keuze om bijvoorbeeld een bepaalde looncomponent – denk aan een bonus – in de vrije ruimte onder te brengen, is de informatieverstrekking richting de werknemers van groot belang. U doet er bijvoorbeeld goed aan om in dit geval van de bonus duidelijk te maken dat het een eenmalige keuze is, en dat voor het jaar erna de keuze voor al dan niet aanwijzen als eindheffingsloon opnieuw zal worden gemaakt. Zo ontstaat de minste kans dat werknemers zich op een verworven recht beroepen als u eenmaal iets als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengt en hun daarmee een stukje onbelast loon bezorgt.
Aanpassen
aanpassing niet zomaar
Ook kan het zijn dat uw organisatie bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden wil aanpassen, omdat deze in de praktijk te duur uitvallen. Zo’n aanpassing is niet zomaar mogelijk, zeker niet als het rechten op grond van een cao betreft. Verder heeft de ondernemingsraad mogelijk iets over de aanpassing te zeggen (zie paragraaf 13.5). Als werknemers bepaalde rechten hebben, komt u daar dus meestal niet zo makkelijk onderuit. Dat kan dan voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen betekenen dat u – om de met de werknemers gemaakte afspraken te blijven honoreren – min of meer verplicht wordt tot het aanspreken van de vrije ruimte.
De (manier van) informeren over aanpassingen van secundaire arbeidsvoorwaarden is van groot belang. Als u de werknemers wilt meekrijgen in een bepaald proces en acceptatie van de (financiële) gevolgen daarvan, zal een heldere uitleg erover en een open houding daarbij helpen.