9.1 Sociale binding houden
teamgevoel
Eén van de grootste uitdagingen van het thuiswerken – in de coronacrisis en daarbuiten – is het teamgevoel en de sociale binding behouden. Collega’s zoeken elkaar minder snel op voor een praatje. Teamvergaderingen houden via videobellen is een alternatief dat vrij goed kan werken, maar de interactie bij videobellen is toch anders dan op kantoor.
drempel
regelmatig
Daarnaast lopen werknemers op de werkvloer soms even snel bij elkaar langs voor een vraag of een praatje. Bij thuiswerken moet een werknemer zijn collega’s actief bellen of een chatbericht sturen. De drempel is daarbij voor sommigen wellicht wat hoger. Dat geldt zowel voor collega’s onderling als voor de leidinggevende en de werknemers. Voor de leidinggevende is het daarom belangrijk om regelmatig contact te zoeken met de thuiswerkers, om zo de persoonlijke relatie te onderhouden.
Goed weten wie uw teamleden zijn
De één vindt het gezellig om een kwartiertje bij te kletsen met de camera aan, de ander doet dat liever via chat en tussen het werken door. Dan zijn er de werknemers die graag dagelijks hun leidinggevende en collega’s spreken, voor anderen is wekelijks meer dan voldoende.
Kletsen
handig moment
bijkletsen
Spreek daarom met werknemers of uw leidinggevende af wat een handig moment is om elkaar te bellen, bijvoorbeeld aan het begin of juist aan het einde van de dag. Bel ook eens gewoon om te horen hoe het met de ander is, zonder dat er een concrete werkinhoudelijke vraag aan het belletje ten grondslag ligt. Drink ook eens voor de gezelligheid samen koffie als u allebei op kantoor bent, gewoon om even bij te kletsen.
9.1.1 Balans fysiek en digitaal
uitzondering
Uit het oog hoeft echt niet uit het hart te zijn bij thuiswerken. Ten eerste werken de meeste werknemers – uitzonderingen zoals de coronacrisis daargelaten – niet alle werkdagen vanuit huis en ten tweede: en er zijn voldoende digitale mogelijkheden om elkaar te zien.
Het uitgangspunt bij het toestaan van thuiswerken is dat de werkzaamheden het toestaan. Een goede werk-privébalans voor de werknemer is een mooie extra.
veilige verbinding
Als thuiswerken een mogelijkheid is, is het belangrijk dat er goede digitale voorzieningen zijn. Denk aan een veilige verbinding en een systeem waarmee werknemers deel kunnen nemen aan videovergaderingen.
bewuste keuze
centraal
Het is belangrijk dat er goede afspraken bestaan, zodat werknemers op kantoor niet worden gehinderd door het feit dat hun collega’s thuiswerken en andersom. Denk aan de volgende afspraken:
- Alle werknemers hebben te allen tijde hun agenda’s openstaan, zodat anderen kunnen zien wanneer iemand wel of niet beschikbaar is voor overleg.
- Werknemers maken een bewuste keuze in communicatie via mail en chat. Zij stellen belangrijke vragen via mail en vragen waarbij het niet nodig is dat collega’s de antwoorden terug kunnen lezen, via chat.
- Vind een goede mix tussen online en fysiek vergaderen. Gebruik handige tools zoals Zoom, MS Teams of Skype om op afstand te vergaderen.
- Kennis en documenten worden centraal gedeeld met de werknemers voor wie dit relevant is. Hierdoor is het voor iedereen transparant waar anderen mee bezig zijn, en het scheelt veel tijd bij het opzoeken van informatie.
- Roep een speciale WhatsAppgroep in het leven die uw team alleen voor ‘spoedjes’ en acute hulpvragen gebruikt.
9.1.2 Werkafspraken
feedback
Bij thuiswerken zijn er niet alleen afspraken nodig over de werkwijze, maar ook over het samenwerken. Sommige zaken lijken misschien voor de hand te liggen, maar niet elke werknemer klimt even snel in de telefoon om een vraag te stellen of een praatje te maken. Feedback geven of elkaar aanspreken vinden collega’s sowieso al vaak lastig, en hoe minder vaak u collega’s ziet, hoe lastiger het wordt.
belemmering
Het helpt al een hoop als er binnen de organisatie duidelijke afspraken bestaan over de wijze van samenwerken en de verwachtingen. Deze werkafspraken dragen bij aan een veilige werkomgeving. Het betekent ook dat de leidinggevende de gemaakte afspraken regelmatig benoemt binnen het team, dat hij aandacht heeft voor de manier waarop de leden van het team samenwerken, welke belemmeringen er zijn en hoe het team deze belemmeringen kan wegnemen.
Leidinggevende geeft het goede voorbeeld
agenda
Als werknemers vanwege de mogelijkheid tot thuiswerken flexibeler moeten werken, geeft een slimme leidinggevende zelf het goede voorbeeld. Bijvoorbeeld door zijn agenda openbaar te maken, digitale afspraken te maken en tussendoor eens te bellen met werknemers. Zij kijken bewust én onbewust naar wat een leidinggevende doet; hij heeft een voorbeeldfunctie.
9.1.3 Nieuwe werknemers
inwerkprogramma
Voor een nieuwe werknemer kan het pittig zijn om te starten in een organisatie waarin veel werknemers thuiswerken. Het is op de eerste dag fijn om een rondje over de afdelingen te maken en alle gezichten te zien. Digitaal blijven gezichten en functies meestal minder goed hangen.
thuiswerken
Een goed inwerkprogramma is onmisbaar. Daarnaast is het verstandig om een nieuwe werknemer te koppelen aan een ervaren werknemer. Niet alleen voor inhoudelijke vragen, maar ook om te vragen wie die ene collega nu ook alweer was en hoe hij de bonen in de koffieautomaat moet bijvullen. Zij kunnen elkaar op kantoor treffen, maar de ervaren werknemer kan ook via telefoon en chat het aanspreekpunt zijn. Bij thuiswerken is het aan te raden om meerdere keren per week een kort overlegmoment in te plannen.
Hoe goed thuiswerken ook gaat: het is belangrijk dat werknemers af en toe live bijkletsen. Dat kan tijdens een door een teamlid georganiseerde activiteit, bijvoorbeeld een lunch, een borrel of een darttoernooi.