5.3 De belangrijkste contactpersonen
Na de kennismaking met de belangrijkste contacten en met de wettelijke ondersteuning op zak is het tijd om de samenwerking te versterken. Zo zorgt u ervoor dat u een netwerk opbouwt dat u kan ondersteunen bij het bereiken van uw doelen. Wie zijn de belangrijkste contacten?
5.3.1 Bestuurder
manager
leider
De bestuurder is uw eerste aanspreekpunt en heeft de verantwoordelijkheid om de regels over medezeggenschap na te leven. Daarom is de samenwerking met hem cruciaal. U kunt hem aanspreken in de volgende rollen:
- Als belangrijkste manager: hij is verantwoordelijk voor de uitvoering en continuïteit van de organisatie. Het gaat erom dat onderaan de streep alles goed (naar wens van werkgever en werknemer, maar ook in lijn met de wet) en efficiënt verloopt. Denk aan sales, de uitvoering van diensten of het maken van producten, productontwikkeling en de financiële en HR-ondersteuning. De focus van deze activiteiten ligt op het komende jaar.
- Als leider: hij is verantwoordelijk voor de toekomstige groei van de onderneming. Hier gaat het over de goede dingen doen en over effectiviteit. In deze rol verkent hij trends en ontwikkelingen die van invloed zijn op de organisatie. De focus van deze activiteiten ligt tussen de komende één en drie jaar.
Bouwen aan vertrouwen
basis
geheimhouding
Aan de basis van iedere (samenwerkings)relatie staat vertrouwen. Om een goede vertrouwensband op te bouwen met uw bestuurder kunt u aan de slag met de volgende tips:
- Stel open vragen en vat samen wat hij zegt. Dat geeft uw bestuurder het vertrouwen dat u hem snapt en daarmee verwerft u een plaats als adviseur;
- Spreek uit wat u van uw bestuurder verwacht in de samenwerking en maak daar afspraken over. Over verwachtingsmanagement leest u meer in hoofdstuk 6.
- Maak strategisch gebruik van geheimhouding. Onder geheimhouding krijgt u soms meer informatie van de bestuurder dan normaal en dat kan uw invloed en relatie versterken. Pas wel op dat het uw band met de achterban niet in de weg zit.
In het overleg met uw bestuurder bent u niet beperkt tot de bevoegdheden van de OR, zoals die in hoofdstuk 2 zijn uitgelegd. U mag afspraken maken met uw bestuurder om ook over andere onderwerpen te adviseren.
De afspraken met uw bestuurder legt u vast in een ondernemingsovereenkomst (artikel 23 WOR). Op rendement.nl/ortools vindt u een handige voorbeeldovereenkomst.
5.3.2 Toezichthouder
meerwaarde
vooroverleg
De toezichthouder is voor de OR een onmisbare schakel richting de ondernemer. Een goede samenwerking levert u belangrijke strategische informatie op over de koers van en uitdagingen voor uw onderneming. Het is niet vanzelfsprekend dat OR’en regelmatig overleggen met hun toezichthouder. Daarom is het belangrijk dat het gesprek met uw toezichthouder meerwaarde oplevert. Deze tips helpen u:
- Kom niet alleen informatie halen, maar breng het ook. Kies daarvoor een onderwerp uit waarmee u duidelijk uw kwaliteit kunt laten zien als OR. Bijvoorbeeld de arbeidsverhoudingen in de onderneming of strategisch HR-beleid.
- Nodig alleen de toezichthouder uit die uw specifieke onderwerp in zijn portefeuille heeft. Zo kunt u de diepte in gaan en haalt u meer rendement uit uw overleg.
- Benader vooraf aan uw overleg de ‘hofhouding’ van de toezichthouder. Dat zijn sleutelpersonen in zijn directe omgeving die kennis van zijn opdracht, expertise en karakter hebben. In dit vooroverleg wint u waardevolle informatie voor het echte gesprek.
5.3.3 HR-manager
Het algemene doel van een HR-afdeling is om werknemers optimaal in te zetten, zodat uw onderneming zijn strategische doelstellingen realiseert.
Personeelsbeleid en de relatie ervan met ondernemingsdoelen zijn belangrijk voor uw OR. Daarom is het Hoofd van de HR-afdeling een onmisbare gesprekspartner. Hoe u met hem samenwerkt, hangt af van zijn rol.
juridisch
In de praktijk zult u merken dat er globaal vier rollen zijn:
- Operationele ondersteuner: hij geeft informatie en advies over verzuim, arbeidsconflicten en over de juridische kant van arbeidsvoorwaarden.
- Performance manager: hij gebruikt HR-ken- en stuurgetallen om ervoor te zorgen dat de werknemers in de organisatie rendement opleveren voor de onderneming.
- Human resources developer: hij houdt zich bezig met talentontwikkeling en ontwikkelt een visie op instrumenten die persoonlijke en professionele groei stimuleren.
- Businesspartner: hij neemt externe ontwikkelingen mee in de strategische personeelsplanning met als doel om de ondernemingsdoelstellingen te realiseren.
reorganisatie
Op basis van de rolinvulling kunt u beslissen hoe u het meeste haalt uit de samenwerking. In het ene geval zult u strategisch en vroegtijdig betrokken worden in het overleg met HR, in het andere geval zult u de afdeling zien bij uitvoerende werkzaamheden zoals een medewerkerstevredenheidsonderzoek of de afhandeling van een reorganisatie.
5.3.4 De achterban
vertrouwen
Uw OR legt meer gewicht in de schaal als u een sterke relatie heeft met uw achterban. Uw collega’s geven u zowel de informatie die u nodig heeft in uw overleg met de bestuurder als het draagvlak om daarmee aan de slag te gaan. Investeren in uw relatie met de achterban is dus logisch. U maakt in uw achterbancommunicatie gebruik van twee lijnen:
- De zendende lijn: u informeert hen, legt verantwoording af over uw standpunt, of mobiliseert hen.
- De voedende lijn: u benadert collega’s om input te verzamelen die u gebruikt voor het overleg met uw bestuurder.
U wint aan herkenbaarheid en vertrouwen als u hetzelfde standpunt bij uw bestuurder én achterban durft uit te dragen. Alleen de vorm past u aan op de ontvanger. De makkelijkste communicatie met uw achterban is via communicatiekanalen in uw organisatie, zoals social media, nieuwsbrieven, kennismakingsbijeenkomsten en intranet.
Maak groepsprofielen van uw achterban en gebruik foto’s om een herkenbaar ‘plaatje’ van hun communicatievoorkeuren te maken. Door dit vervolgens te testen, komt u erachter met welk communicatiemiddel u welke groep werknemers het beste bereikt.