8.1 Afspraken voor de langere termijn maken
visie
Volgens het Klimaatakkoord moet Nederland in 2030 ambitieuze doelen hebben behaald. Daarbij geldt: een beter milieu begint bij uw eigen organisatie. Probeer met uw OR nu al invloed uit te oefenen op de klimaatstrategie van uw organisatie. Anders is het beleid in grote lijnen al bepaald of is er geen tijd meer voor het uitstippelen van een weldoordachte klimaatstrategie, en blijft uw invloed beperkt. Werk vanaf het begin samen met uw bestuurder aan een gemeenschappelijke visie voor een goede balans tussen werknemers, milieu en de onderneming (oftewel: people, planet en profit).
Strategisch
Om strategische invloed te hebben als ondernemingsraad zijn onderstaande zaken van belang:
8.1.1 Neem initiatieven als ondernemingsraad!
invloed
Zorg ervoor dat uw OR een visie heeft op milieu en klimaat. Wat vindt uw OR hierbij vooral van belang en waar wilt u invloed uitoefenen? Bespreek dit met uw OR en werk het uit in een voorstel (in paragraaf 4.3 leest u hoe u dit aanpakt).
8.1.2 Benut het artikel-24-overleg
langetermijnplan
Tijdens het artikel 24-overleg kunt u met uw bestuurder en de raad van toezicht de langetermijnplannen afstemmen (zie ook paragraaf 4.2). Probeer daarbij de zaken voor uw OR behapbaar te houden door samen met uw bestuurder piketpaaltjes te slaan: wanneer kunt u welke stukken verwachten en welke invloed heeft de OR?
Bepaal tijdens het OR-overleg wat uw OR aan uw bestuurder gaat vragen of meedelen tijdens de overlegvergadering. Zo kunt u miscommunicaties tussen OR-leden tijdens het overleg met uw bestuurder voorkomen. De tool op rendement.nl/ordossier helpt u daarbij.
8.1.3 Afspraken over aanlevering adviesstukken
duurzaam
Maak goede afspraken met uw bestuurder over de aanlevering van (grotere) adviesstukken. Denk bijvoorbeeld aan een plan om door middel van andere productieprocessen meer duurzaam te werken.
Visie
plan van aanpak
Levert uw bestuurder het plan in één keer aan? Of stuurt hij eerst een visiestuk (de aanleiding) en later een uitgebreider plan van aanpak? Het laatste heeft de voorkeur. U kunt dan afspreken dat uw ondernemingsraad op meerdere momenten stukken ontvangt en invloed uitoefent.
Betrokkenheid
Een vroege betrokkenheid van de OR heeft voordelen voor zowel de OR als de bestuurder. Als OR bent u eerder betrokken in het besluitvormingsproces en kunt u meteen invloed uitoefenen. De bestuurder kan het traject opknippen in fasen en eerder doorgaan met andere stappen in het traject. OR en bestuurder kunnen al in een vroeg stadium bijsturen, zodat beide op één lijn blijven.
Vastleggen afspraken OR en bestuurder
Uw OR en de bestuurder kunnen afspraken vastleggen over bijvoorbeeld de overlegvergadering, over het aanleveren en reageren op stukken voor advies- en instemmingsvragen of over extra bevoegdheden van de OR.
Statuut of notulen
convenant
Dit soort afspraken legt u niet vast in het OR-reglement. Dat gaat namelijk over de gang van zaken van de OR zelf. Afspraken met uw bestuurder legt u vast via een apart statuut (of convenant) of via de notulen van de overlegvergadering.
8.1.4 Afstemming met de toezichthouder
kerntaak
De ondernemingsraad heeft wettelijk recht op overleg met de toezichthouders van de organisatie: de raad van commissarissen of de raad van toezicht. Toezichthouders hebben als kerntaak om te kijken naar het langetermijnperspectief en kunnen een goede sparringpartner voor de OR zijn. De OR kan hiervoor het artikel 24-overleg benutten en kan ook een overleg inplannen met alleen de toezichthouder (zonder bestuurder) volgens artikel 16, lid 1 WOR.
Driehoek OR, bestuur en toezichthouder
governancecode
Het werken met een driehoek van overleg tussen bestuur, toezichthouder en OR komt steeds vaker voor. Goede samenwerking binnen de driehoek draagt namelijk bij aan het goed functioneren van de organisatie. In diverse governancecodes staat dan ook steeds explicieter: een toezichthouder kan niet alleen afgaan op informatie van de bestuurder(s), maar zou ook actief contact moeten zoeken met andere betrokkenen bij de organisatie, waaronder de ondernemingsraad.
Invloed
Nodig uw toezichthouder bijvoorbeeld met regelmaat uit voor uw eigen OR-vergadering, juist als er geen sprake is van een crisis. Bespreek dan bijvoorbeeld hoe de agenda voor de artikel 24-vergadering eruit kan zien en wat uw OR ervan verwacht. Zo verstevigt u de relatie met de toezichthouders en krijgt u meer invloed op langetermijnvraagstukken, zoals het milieu- en klimaatbeleid.
8.1.5 Tijdig raadplegen achterban
Zorg dat u uw achterban tijdig raadpleegt over belangrijke veranderingen. Op het moment dat de besluitvorming speelt, kunt u deze uitkomsten meenemen in het overleg met de bestuurder. U staat als OR sterker als een vraagstuk al getoetst is bij de werknemers.
8.1.6 De praktijk: kansen vaak niet benut
strategisch
onbekendheid
De Wet op de ondernemingsraden biedt dus volop mogelijkheden (zie ook hoofdstuk 4) voor uw OR om een strategische gesprekspartner te zijn. Ook voor een thema als milieu en klimaat. Als uw ondernemingsraad milieumaatregelen belangrijk vindt voor de toekomst van de organisatie, benut dan de kansen om hier werk van te maken. Toch blijkt in de praktijk dat deze kansen vaak niet verzilverd worden. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn:
- onbekendheid met de (wettelijke) mogelijkheden;
- onderwerpen lijken te complex;
- geen tijd.
Oplossingen
initiatiefrecht
commissie
Laat u niet (meer) tegenhouden door mogelijke bezwaren en denk in oplossingen:
- Over de wettelijke mogelijkheden, zoals het artikel 24-overleg en het initiatiefrecht (artikel 23 WOR), heeft u al kunnen lezen in hoofdstuk 4.
- Heeft u het gevoel dat u de kennis binnen uw OR mist om met een complex onderwerp aan de slag te gaan, dan kunt u volgens artikel 16 WOR gebruikmaken van een extern expert. Volgens artikel 22 WOR moet u de offerte voor het inschakelen van zo’n externe deskundige wel eerst voorleggen aan de bestuurder.
- Is uw OR al te veel tijd kwijt met de lopende zaken en heeft u daardoor geen ruimte voor een proactieve aanpak en voor het meedenken met toekomstscenario’s? Om de tijdsdruk te verlichten en tijd te kunnen investeren in het onderwerp milieu en klimaat kan het helpen om een commissie of werkgroep in te stellen. In paragraaf 3.4.3 vindt u hierover meer informatie.