8.2 Vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen

thuiswerk- of onkosten­vergoeding

Werknemers die hybride werken, hebben mogelijk extra kosten voor thuiswerken, zoals kosten voor internet, elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Werkgevers kunnen overwegen om een vergoeding te bieden om deze extra kosten te compenseren. Een werkgever is niet wettelijk verplicht om werknemers een thuiswerk- of onkostenvergoeding aan te bieden. Wel is het sinds 1 januari 2022 mogelijk om werknemers een vergoeding voor thuiswerkkosten te bieden, die vrij van loonheffingen is. Daarnaast stellen steeds meer cao’s een thuiswerkvergoeding verplicht.

8.2.1 Thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding

vrije ruimte

Sinds 1 januari 2023 is de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding maximaal € 2,15 per dag. Dit geldt ook als werknemers een deel van de dag thuiswerken. Een hogere thuiswerkvergoeding is ook mogelijk. Het deel boven de € 2,15 kan dan in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden, blijft het bedrag onbelast.

Reiskostenvergoeding

wijziging

vrij van 
loonheffingen

De introductie van de onbelaste thuiswerkvergoeding heeft gezorgd voor een wijziging in de toepassing van de onbelaste reiskostenvergoeding. Voor eenzelfde werkdag kan niet tegelijkertijd een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding en een vaste onbelaste vergoeding voor woon-werkverkeer van toepassing zijn. In het Belastingplan is opgenomen dat werkgevers óf een thuiswerkvergoeding óf een reiskostenvergoeding per gewerkte dag vrij van loonheffingen kunnen aanbieden. De gedachte daarbij is dat een werknemer op één dag óf op de werklocatie werkt, of thuis, maar niet beide.

Zakelijk

zakelijke reis

Het is mogelijk dat een werknemer op een thuiswerkdag, waarvoor hij een thuiswerkvergoeding krijgt, een zakelijke reis (geen woon-werkverkeer) moet maken. Is dit het geval, dan zijn de thuiswerkvergoeding en de vergoeding van de reiskosten (maximaal € 0,21 per kilometer) beide onbelast.

8.2.2 Ergonomische werkplek

Bij hybride werken hoort een ergonomisch ingerichte werkplek op kantoor én thuis. De werkgever moet zorgen dat de werknemer beschikt over arbovoorzieningen die de veiligheid, gezondheid en het welzijn van de thuiswerkende werknemer dienen. Arbovoorzieningen zijn bijvoorbeeld een bureau, bureaustoel, goede verlichting en een beeldscherm.

Vrijstelling

gericht 
vrijgesteld

werkruimte

privégebruik

Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van arbovoorzieningen in de werkruimte thuis is gericht vrijgesteld als:

• die arbovoorzieningen rechtstreeks voortvloeien uit de Arbowet;
• de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt of verbruikt in de werkruimte;
• de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt;
• de werkgever de arbovoorzieningen aanwijst als eindheffingsloon voor de werkkostenregeling.

extra kosten

Als de werknemer een luxere, even veilige uitvoering van dezelfde voorziening wenst, of een opwaardering van een arbovoorziening (bijvoorbeeld een duurdere stof op een bureaustoel), is dat mogelijk. Maar de gerichte belastingvrijstelling geldt dan niet voor de extra kosten hiervan. Een alternatief voor het vergoeden van bijvoorbeeld een goede bureaustoel, is het uitlenen van de bureaustoel van kantoor.

Noodzakelijkheidscriterium

apparatuur

noodzakelijk

Werknemers die (deels) thuiswerken, moeten uiteraard ook op die plek goede apparatuur tot hun beschikking hebben, zodat zij hun werk naar behoren kunnen uitvoeren en goed bereikbaar zijn. Onder voorwaarden geldt een gerichte vrijstelling voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van deze voorzieningen. Het moet dan gaan om voorzieningen die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium). De categorieën voorzieningen die voor deze gerichte vrijstelling in aanmerking komen, zijn specifiek bepaald: gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Denk aan een laptop en smartphone.

restwaarde

Belangrijk is dat de werknemer en werkgever overeenkomen dat de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening moet betalen als hij die niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. Ook mag de voorziening geen deel uitmaken van een cafetariaregeling.

Internetverbinding

De kosten voor een – noodzakelijke – internetverbinding op de thuiswerkplek vallen ook onder het noodzakelijkheidscriterium. De kosten komen dan niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De werkgever kan de gerichte belastingvrijstelling hierbij ook toepassen als de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik verschuldigd is. Als een werknemer een pakket heeft waarbij hij internet, tv en telefonie afneemt bij één provider, mag de werkgever alleen het deel van het internetabonnement gericht vrijgesteld vergoeden. Is het bedrag niet op te splitsen, dan is het zaak om vast te stellen wat de provider rekent voor een apart internetabonnement. Alleen dat deel van de factuur valt onder het noodzakelijkheidscriterium.