4.3 Mogelijke oplossingstrajecten

gedragscode

Voor het goed kunnen afhandelen van meldingen en klachten is een normenkader nodig, op basis waarvan uw organisatie uitspraken kan doen over het overschrijden van een norm en – als het van toepassing is – sancties kan opleggen aan degene die de norm heeft overschreden. Een gedragscode kan hier onderdeel van zijn, evenals afspraken in de (collectieve) arbeidsovereenkomst.

Escalatieladder

monitoring

Bij de behandeling van meldingen en klachten maken organisaties vaak gebruik van de zogenoemde escalatieladder, waarbij ze interventies zo klein mogelijk inzetten, afhankelijk van de aard van de klacht. Dit betekent bijvoorbeeld dat een leidinggevende een ‘goed gesprek’ voert met degene over wie is geklaagd en hem de kans geeft om zijn gedrag te veranderen, eventueel met behulp van een coach. Uw organisatie blijft verantwoordelijk voor de monitoring van het gedrag, mede gelet op de jurisprudentie hierover. Wat betreft mogelijke oplossingen kan uw organisatie kiezen voor een informeel juridisch traject of een formele klachtafhandeling.

4.3.1 Infomeel traject

bemiddeling

stopgesprek

Als een werknemer in een vroeg stadium hulp zoekt en de situatie niet ernstig of niet geëscaleerd is, kan uw organisatie de volgende oplossingen overwegen:

• Als het een een-op-een situatie betreft zonder machtsverschillen, kan het nuttig zijn als de werknemer zelf de persoon die overlast veroorzaakt aanspreekt. Machtsverschillen omvatten niet alleen hiërarchische verschillen, maar ook verschillen in lengte van het dienstverband, leeftijd en achtergrond. In sommige culturen is het zeer ongepast om een ouder iemand aan te spreken op gedrag. Als zelf aanspreken passend is, kan de vertrouwenspersoon de werknemer helpen het gesprek voor te bereiden. Mocht het aanspreken geen effect hebben, kan er altijd ‘opgeschaald’ worden.
• Als de werknemer het ongewenste gedrag wil stoppen, maar ook de relatie met de ‘dader’ wil herstellen, kan ­bemiddeling tussen beide partijen een oplossing bieden. De vertrouwenspersoon kan gelet op de ‘partijdige‘ positie niet zelf als bemiddelaar fungeren. Mogelijk kunt u daarvoor de hulp van externe mediators inroepen.
• Als de werknemer het ongewenste gedrag alleen wil stoppen, kan hij de leidinggevende vragen hierover het ‘stopgesprek’ met degene over wie geklaagd is aan te gaan. In dat gesprek confronteert de leidinggevende de werknemer over wie geklaagd is met het feit dat anderen last ervaren van zijn gedrag. Waarbij hij aangeeft dat de organisatie beleid heeft waarbij datgene waarover geklaagd wordt niet geaccepteerd wordt. Afgezien van valse meldingen – wat niet vaak voorkomt – is het effect van een ‘stopgesprek’ vaak dat het grensoverschrijdende gedrag stopt. Afhankelijk van de reactie kan de leidinggevende in het gesprek ook hulp aanbieden voor het veranderen van het gedrag.

4.3.2 Formeel traject

uitspraak

Als een informeel juridisch oplossingstraject niet meer passend is vanwege de ernst van de klacht of omdat het incident geëscaleerd is, kan een formeel onderzoek naar de feiten en omstandigheden nodig zijn. Hieruit volgen een uitspraak over de gegrondheid van de klacht en – als het nodig is – mogelijk maatregelen. Een onderzoek start als een werknemer een formele klacht indient.

Commissie

voorziening

Personen die het onderzoek uitvoeren, meestal als onderdeel van een commissie, moeten onafhankelijk en deskundig zijn. Grote organisaties kunnen zelf een commissie samenstellen, eventueel met een externe voorzitter, terwijl kleine organisaties bijvoorbeeld op brancheniveau een voorziening kunnen regelen of een extern bureau daarvoor kunnen inschakelen. Een werkgever kan ook zelf beslissen een onderzoek in te stellen op basis van signalen of meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag door werknemers.

Persoonsgericht

protocol

Bij een persoonsgericht onderzoek moeten voorafgaand aan het besluit proportionaliteit en subsidiariteit worden afgewogen. Is een onderzoek proportioneel gelet op de aard van de meldingen en signalen, of zijn er minder ingrijpende maatregelen mogelijk? En als er een onderzoek wordt gestart, hoe kan dit dan met zo min mogelijk impact op de betrokkenen worden uitgevoerd? Ook bij signalen- of meldingenonderzoek is een protocol nodig waarin de rechten en plichten van betrokkenen zijn vastgelegd en de onafhankelijkheid en deskundigheid van de onderzoekers gewaarborgd. Als de klager en de beklaagde bij verschillende werkgevers werken die op dezelfde locatie actief zijn, kunnen de werkgevers gezamenlijk opdrachtgever van het onderzoek zijn.

Aanbevelingen

Voor de aanbevelingen van een onderzoekscommissie geldt: ‘pas toe of leg uit’. Klagers of beklaagden die het niet eens zijn met de uitvoering, de uitkomsten van het onderzoek, of het besluit van de werkgever, kunnen soms – zoals bij overheidsorganisaties – bezwaar maken.