8.1 Voorwaarden S&O-subsidie
afdrachtvermindering
De WBSO geeft innovatieve organisaties het recht op een subsidie: de afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk (S&O). Als u aan onderstaande voorwaarden voldoet, komt u in aanmerking voor een subsidie via de WBSO:
- U doet onderzoek naar de technologieën en het productieproces van de eigen organisatie.
- Uw organisatie verricht technisch-wetenschappelijk onderzoek.
- Uw organisatie houdt zich met de ontwikkeling van nieuwe producten.
- Uw organisatie houdt zich bezig met de ontwikkeling van nieuwe processen.
Publieke kennisinstellingen, zoals een instelling voor hoger onderwijs, een academisch ziekenhuis of een door de overheid gefinancierde onderzoeksorganisatie, hebben geen recht op de afdrachtvermindering.
8.1.1 Aanvraag bij RVO.nl
S&O-verklaring
Om in aanmerking te komen voor de afdrachtvermindering WBSO moet u een aanvraag voor een S&O-verklaring indienen bij de RVO. Uw aanvraag moest tot 1 januari 2020 uiterlijk een volle maand voor de start van de innovatieve werkzaamheden bij de RVO binnen zijn. Voor 2020 was de deadline dus 30 november 2019.
Tussenmaand
volle maand
De tussenmaand is per 1 januari 2020 komen te vervallen. U kunt voortaan dus op de dag voorafgaand aan de periode waarop de aanvraag betrekking heeft nog een aanvraag indienen, in plaats van een volle maand voorafgaand aan die periode. Wilt u bijvoorbeeld voor een periode vanaf 1 mei 2020 gebruikmaken van de WBSO, dan kunt u nog op 30 april 2020 een aanvraag indienen. Projecten moeten verder verplicht een begin- en einddatum in hetzelfde jaar hebben.
Heeft uw aanvraag betrekking op de periode die ingaat op 1 januari van een kalenderjaar, dan is de deadline vanaf 2020 voor het indienen 20 december van het daaraan voorafgaande kalenderjaar.
Storing bij aanvraagloket
niet aanrekenen
urenregistratie
Een belangrijke wijziging rond de WBSO gaat over de overschrijding van de aanvraagtermijn die veroorzaakt is door een digitale storing bij het aanvraagloket van RVO.nl. Als u om die reden een aanvraag te laat indient, wordt u dat niet aangerekend. Dit geldt ook als de volgende gegevens niet op tijd binnen zijn door zo’n storing: de opgave van burgerservicenummers van de werknemers die aan het S&O-project hebben gewerkt, de urenregistratie en de gerealiseerde kosten en uitgaven.
Goedkeuring
aanvraagformulier
Een aanvraag indienen kan op mijn.rvo.nl, via een online aanvraagformulier. Hiervoor heeft u wel eHerkenning (niveau 2+) nodig. De RVO keurt uw aanvraag goed als u aan de volgende voorwaarden voldoet:
- Het is duidelijk dat er (wat uw organisatie betreft) aan een nieuwe ontwikkeling wordt gewerkt.
- Uw organisatie doet zelf het speur- en ontwikkelingsonderzoek ook wel Research & Development (R&D) genoemd.
- Uw werknemers moeten hierbij technische knelpunten overwinnen.
verklaring overnemen
U kunt een S&O-verklaring krijgen voor projecten die minimaal drie maanden en maximaal één jaar duren. Het is niet mogelijk om een S&O-verklaring van een andere organisatie over te nemen. Als u dit soort werk overneemt van een andere organisatie, moet u altijd toch zelf een S&O-verklaring aanvragen.
U kunt sinds 1 januari 2020 vier keer per jaar (voor minimaal drie maanden) een S&O-aanvraag indienen. Dit was tot en met 31 december 2019 drie keer per jaar.
8.1.2 Afdrachtvermindering S&O-uurloon
burgerservicenummer
gemiddeld loon
Het berekenen van de afdrachtvermindering doet u niet even tussendoor. Om te beginnen wil de RVO weten wat het S&O-uurloon is van de werknemers die aan het S&O-project werken. Hiervoor moet u de burgerservicenummers (BSN’s) van uw S&O-werknemers van twee jaar geleden indienen bij de RVO, die vervolgens het S&O-uurloon uitrekent. Heeft u twee jaar geleden geen aanvraag ingediend voor de WBSO, dan stelt de RVO het loon (forfaitair) vast op € 29 per uur. Dit is het gemiddelde loon voor een werknemer die zich met S&O-projecten bezighoudt.
Twee schijven
starter
andere kosten en uitgaven
De regeling maakt onderscheid tussen de eerste € 350.000 aan S&O-kosten (de eerste schijf) en de kosten die daar nog bovenop komen. In de eerste schijf bedraagt de subsidie 32% van de totale uurloonkosten, daarna daalt dit tot 16%. Voor starters geldt in de eerste schijf een subsidie van 40% van de kosten. U bent een starter als u aan de volgende twee voorwaarden voldoet:
- U was in één of meer van de vijf voorafgaande kalenderjaren geen werkgever.
- In de vijf voorafgaande kalenderjaren heeft u maximaal twee keer de S&O-afdrachtvermindering aangevraagd.
8.1.3 Afdrachtvermindering S&O-kosten
Naast de loonkosten kunt u ook subsidie aanvragen voor andere kosten en uitgaven. Denk aan proeven, prototypes of investeringen in laboratoriummateriaal of onderzoeksapparatuur. Dit was vóór 2016 de RDA-subsidie.
De Research & Developmentaftrek (RDA), een aftrekpost voor de winstbelasting, is op 1 januari 2016 vervallen. De kosten en uitgaven voor S&O, die onder deze aftrek vielen, vallen nu onder de S&O-afdrachtvermindering in de loonheffingen.
Voorwaarden
direct verband
forfait
octrooi
Voor de subsidieaanvraag voor andere kosten en uitgaven gelden twee belangrijke voorwaarden.
- Alle kosten moeten direct verband houden en alleen maar gemaakt zijn vanwege het S&O-project. Voor uitgaven is de regel wat rekbaarder: ze moeten dienstbaar zijn aan het S&O-project. Dat mag ook gedeeltelijk zijn in plaats van voor de volle 100%. U mag zelf kiezen of u de werkelijke kosten wilt berekenen van een S&O-project of dat u gebruikmaakt van het forfaitaire uitgangspunt van de WBSO: € 10 per gewerkt uur voor de eerste 1.800 S&O-uren of € 4 per uur voor alle S&O-uren boven de 1.800.
- Er kunnen aan een S&O-project ook kosten of uitgaven verbonden zijn die niet bij aanvraag betrokken mogen worden, zoals:
- marktonderzoek;
- werkzaamheden buiten de Europese Unie;
- het inhuren van arbeid;
- een octrooiaanvraag;
- opzetten en volgen van scholing;
- afschrijvingskosten.
De WBSO-subsidie staat los van het succes van een project. Als bijvoorbeeld een technische vernieuwing niet haalbaar blijkt, hoeft u de subsidie niet terug te betalen.
8.1.4 Verrekening van de afdrachtvermindering
werkelijke (loon)kosten
Met de S&O-verklaring in uw bezit mag u de WBSO-subsidie gaan verrekenen in de aangifte loonheffingen. In de verklaring staat immers ook hoe hoog de toegekende afdrachtvermindering is. Om te voorkomen dat u achteraf een deel moet terugbetalen, kunt u bij deze verrekening het beste uitgaan van de werkelijke (loon)kosten van werknemers.
Let op: u mag alleen verrekenen met de loonheffing (loonbelasting/premie volksverzekeringen) op het loonheffingennummer in de S&O-verklaring!
Hele jaar
premies
Het is wel toegestaan om de S&O-subsidie die slechts betrekking heeft op een deel van het jaar, in het gehele jaar met de loonheffingen te verrekenen. Het is dan weer niet toegestaan om deze afdracht toe te passen op de premies werknemersverzekeringen en bijdragen Zorgverzekeringswet. De hoogte van de S&O-afdrachtvermindering kan en mag nooit hoger zijn dan het totaalbedrag dat uw organisatie aan loonbelasting/premie volksverzekeringen en eindheffing in een jaar moet betalen.
Afdrachtvermindering verrekenen per maand
groter deel
minder verrekenen
Stel dat een S&O-project zes maanden duurt en de RVO heeft besloten om daarvoor in totaal een bedrag van € 15.000 toe te kennen. De regels voor het in mindering brengen op de af te dragen loonbelasting/premie volksverzekeringen en eindheffing zijn simpel: een groter deel eerder verrekenen mag niet, een groter deel later verrekenen mag wel. In dit geval betekent dit dat u in de eerste maand van het S&O-project maximaal € 2.500 mag verrekenen. Minder dan dat bedrag is toegestaan. Als u bijvoorbeeld in de eerste maand slechts € 1.000 verrekent, wordt de maximale verrekening voor de tweede maand € 2.800. Dat is de overgebleven € 14.000 gedeeld door de overgebleven vijf maanden.
Uitstellen
totale afdracht
tijdvak
De verrekening uitstellen lijkt in principe niet logisch, maar een reden hiervoor kan de totale afdracht van uw organisatie binnen een tijdvak zijn. Als de subsidie hoger is dan de totale loonbelasting/premie volksverzekeringen in een tijdvak, zou het bedrag dat meer is, verloren gaan. Zoeken naar een tijdvak waarin de afdracht wel volledig is te benutten, kan dan gunstig zijn – als het tijdvak binnen de periode van de S&O-verklaring valt.
8.1.5 Rekensommen WBSO-subsidie
De hoogte van de uiteindelijke subsidie is afhankelijk van de totale hoeveelheid uren en bijkomende kosten die aan een S&O-project worden gewerkt. De rekensom is als volgt:
forfaitaire bedragen
((S&O-uren x S&O-uurloon) + (forfaitair bedrag of begrote kosten en uitgaven)) x voordeelpercentage.
| Tarief per schijf in 2020 | Grens | Percentage |
| Tarief eerste schijf | eerste € 350.000 aan S&O-kosten |
32% |
| Tarief eerste schijf starters | eerste € 350.000 aan S&O-kosten |
40% |
| Tarief tweede schijf | boven de € 350.000 aan S&O-kosten |
16% |
Voorbeelden
starter
Voor het gemak gaan de onderstaande rekensommen ervan uit dat u telkens kiest voor de forfaitaire bedragen: € 29 als uurloon en voor bijkomende kosten € 10 per uur voor de eerste 1.800 S&O-uren en € 4 per uur voor alle S&O-uren daarboven). Stel u vraagt voor een zes maanden durend S&O-project subsidie aan voor uw organisatie. In totaal gaat het hierbij om 3.000 gewerkte uurlonen, wat neerkomt op (3.000 x € 29) € 87.000. Daar komen vervolgens nog de andere kosten bij (1.800 x € 10 + 1.200 x € 4) van € 22.800. Dit project kost uw organisatie in totaal € 109.800. De S&O-subsidie voor dit project bedraagt dan € 35.136 (32% van € 109.800). Een starter zou voor dit project een WBSO-subsidie krijgen van € 43.920 (40% van € 109.800).
Project 2
bijkomende kosten
Een organisatie die bekend staat om haar innovatieve producten, besteedt het hele jaar 16.000 uren aan een project. De totale kosten van het project zijn € 464.000 aan uurloon plus € 160.000 aan bijkomende kosten, samen € 624.000. Voor dit project ontvangt deze organisatie:
- 32% over de eerste € 350.000 = € 112.000, plus;
- 16% over de resterende € 274.000, dus € 43.840.
In totaal bedraagt de S&O-subsidie voor dit project € 155,840.